13 Essenziale di un efficace sistema di comunicazione

Nell'evoluzione di un efficace sistema di comunicazione, la direzione dovrebbe considerare i seguenti elementi essenziali per una comunicazione efficace:

(1) Chiarezza delle informazioni:

Commentando il "realismo della comunicazione" Terry afferma che il primo elemento essenziale per una comunicazione efficace è "informarsi pienamente". Implica che prima di tutto il comunicatore deve essere chiaro nella sua mente con le informazioni che vuole comunicare. La comunicazione dovrebbe sempre essere un linguaggio comune e facilmente comprensibile, in modo che non possa essere frainteso dalle persone che lo ricevono.

(2) Adeguatezza del messaggio:

Il messaggio da comunicare dovrebbe essere adeguato e completo sotto tutti gli aspetti poiché informazioni incomplete risultano pericolose dal punto di vista commerciale. L'adeguatezza delle informazioni trasmesse dipende dalle capacità intellettuali delle parti interessate.

(3) Coerenza del messaggio:

Il messaggio da comunicare non dovrebbe essere in conflitto tra loro, ma dovrebbe essere in linea con gli obiettivi generali, le politiche, i programmi e le procedure dell'organizzazione. I messaggi contraddittori creano sempre caos e confusione nell'organizzazione che è altamente dannoso per il buon funzionamento dell'impresa. Se il messaggio è stato modificato rispetto a quello precedente, il fatto dovrebbe essere chiaramente indicato in modo che le possibilità di confusione possano essere ridotte.

(4) Feedback:

Il feedback è un metodo importante per garantire una comunicazione efficace. Si riferisce alla conferma dell'idea di comunicare se il messaggio è stato compreso dal destinatario nello stesso senso in cui il mittente fa o se il destinatario è d'accordo o in disaccordo con la proposta del comunicatore, rende essenziale da parte del destinatario mittente per confermarlo dal destinatario.

In caso di comunicazione faccia a faccia, è più facile ottenere informazioni di feedback osservando le emozioni e le espressioni sul volto del ricevitore. Ma, per la comunicazione scritta, la direzione dovrebbe ideare o evolvere mezzi e modi adeguati per rendere più efficace la comunicazione.

(5) Comprensione del ricevitore:

La comprensione è l'obiettivo principale della comunicazione. La comunicazione deve creare una comprensione adeguata nella mente del ricevente. Killian consigliò, "comunicare con la consapevolezza del totale ambiente fisico e umano in cui le informazioni saranno ricevute.

Immagina il luogo di lavoro; determinare i livelli di recettività e comprensione dei ricevitori; essere consapevoli del clima sociale e dei costumi, mettere in discussione la tempestività dell'informazione. Chiedi cosa, quando e in che modo ti piacerebbe essere comunicato se tu fossi in un ambiente simile e posizione ".

(6) Consultazione:

In genere è consigliabile consultare gli altri nella pianificazione della comunicazione. Ciò fornirà ulteriori informazioni e obiettività al messaggio. Un importante vantaggio della consultazione sarà che coloro che sono stati presi in affidamento mentre pianificano la comunicazione presteranno un sostegno attivo.

(7) Determina il mezzo:

Dopo aver deciso l'argomento, dovrebbe essere determinato il modo migliore per comunicare questo messaggio. Tutti gli aspetti della comunicazione orale o scritta devono essere attentamente esaminati.

(8) Tono e contenuto:

Il comunicatore deve fare attenzione alla lingua che usa mentre parla o scrive. Il suo tono, la sua espressione e le sue emozioni avranno un deciso impatto sull'efficacia o meno di ciò che sta cercando di comunicare.

(9) Tempi e tempestività:

Dovrebbe essere prestata adeguata attenzione ai tempi e alla tempestività della comunicazione. Lo stesso messaggio verrà ricevuto o risposto in modo diverso da individui e gruppi diversi contemporaneamente e in modo diverso dagli stessi individui e gruppi in momenti diversi.

Persino in un'emergenza non oso ignorare l'aspetto situazionale, psicologico e tecnico dei tempi. Inoltre, è anche necessario che le informazioni siano fornite in tempo poiché le informazioni scadute sono scadenti o peggiori di nessuna.

(10) Supporto con l'azione :

È altamente necessario che le azioni del comunicatore supportino la sua comunicazione. Questo perché l'azione parla più delle parole. La comunicazione più persuasiva, dovrebbe essere notato, non è ciò che si dice, ma ciò che si fa.

(11) Ascolto:

Un aspetto molto importante della comunicazione efficace è che i dirigenti e i supervisori dovrebbero essere buoni ascoltatori. È pericoloso essere disattenti o indifferenti quando altri tentano di comunicare. I dieci comandamenti della American Management Association affermano: "L'ascolto è una delle comunicazioni M più importanti, più difficili e più trascurate.

Richiede che ci concentriamo non solo sui significati espliciti che un'altra persona sta esprimendo, ma sui significati impliciti, parole non dette e sfumature che possono essere molto più significative. Quindi, dobbiamo imparare ad ascoltare con l'orecchio interiore se vogliamo conoscere l'uomo interiore. ”

(12) Ambiente di fiducia e fiducia:

FE Fischer ha sottolineato che "la comunicazione cresce meglio in un clima di fiducia e fiducia". Pertanto, è necessario compiere ogni sforzo per conquistare la fiducia segnalando onestamente i fatti. I dipendenti devono essere convinti e sentire che l'azienda è sincera e sincera nei suoi contatti.

Paul Arnold, Presidente di Arnold Bakeries: "Se il programma di relazioni del tuo dipendente è valido, se il tuo intento è vero, se il tuo popolo crede in tale intento, e in quella verità, allora e solo allora stai comunicando con successo."

(13) Mantenere il sistema sempre vivo:

Il sistema di comunicazione dovrebbe essere mantenuto aperto e vivo tutto l'anno. È solo attraverso tentativi onesti che si possono sviluppare buoni rapporti di comunicazione.