3 Componenti di una riunione di lavoro: avviso, agenda e minuti

Alcuni dei componenti principali di un incontro di lavoro sono: 1. Avviso di riunione, 2. Ordine del giorno della riunione e 3. Verbale della riunione

Avviso di una riunione:

Quando una riunione deve essere convocata, è necessario inviare un avviso a tutti coloro che devono parteciparvi.

Dovrebbe soddisfare queste condizioni:

1. Dovrebbe essere sotto l'autorità appropriata

2. Dovrebbe indicare il nome dell'organizzazione

3. Dovrebbe indicare il giorno, la data, l'ora e il luogo. Inoltre, a volte, come raggiungere il luogo

4. Dovrebbe essere in anticipo. Alcuni richiedono un preavviso di sette giorni, circa 48 ore

5. Dovrebbe indicare lo scopo e, se possibile, l'ordine del giorno

6. Dovrebbe contenere la data di circolazione e la firma del convivente / segretario

7. Dovrebbe andare a tutte le persone richieste alla riunione

8. Dovrebbe menzionare il debito TA / DA ecc. E le disposizioni per questo

In pratica, è necessario assicurarsi che l'avviso sia arrivato in tempo. Questo può essere fatto telefonicamente. La sezione di spedizione e il post sono soggetti a ritardi

Troviamo spesso che tra la data di una lettera di una grande organizzazione pubblica e il timbro postale sulla lettera, c'è un intervallo di 10-12 giorni. Un avviso che dovrebbe arrivare a sette giorni prima di un incontro non dovrebbe arrivare a sette giorni dopo l'incontro.

Ordine del giorno:

Come affermato in precedenza, un ordine del giorno è l'elenco degli elementi da considerare in una riunione. È anche chiamato business o ordine del giorno. Viene dalla parola latina agendum (singolare) che significa "una cosa da fare". Ma l'agenda (il plurale latino) è usata come un nome singolare.

È la mappa del percorso dell'incontro. Le note di esempio sopra contengono già un suggerimento su come è scritto. L'ordine del giorno può essere una parte dell'avviso o può essere allegato come allegato. Il convenor / segretario lo prepara in consultazione con il presidente e ottiene la sua approvazione.

Gli argomenti all'ordine del giorno dovrebbero coprire tutto ciò che è necessario prendere in considerazione in quel momento. Gli incontri richiedono tempo e impegno per organizzarsi; quindi l'agenda deve essere ben pensata.

Gli articoli possono essere ideati da:

(a) minuti precedenti

(b) Suggerimenti ricevuti

(d) Corrispondenza dell'organizzazione

L'agenda contiene oggetti di routine e speciali.

Ecco alcune linee guida per elencare gli articoli:

1. Scuse da membri assenti (non è necessario che sia scritto in precedenza)

2. Condoglianze se del caso (può o non può essere scritto in precedenza)

3. Lettura e approvazione dei verbali dell'ultimo incontro

4. Questioni derivanti dai precedenti verbali della riunione (questo non deve essere sempre menzionato)

5. Articoli urgenti e non controversi

6. Questioni che richiedono discussioni e dibattiti più stretti

7. Qualsiasi nuovo articolo in loco con l'approvazione del presidente

8. Data del prossimo incontro.

L'ultimo elemento di una riunione è un voto di ringraziamento al presidente, ma questo deve essere menzionato. Gli articoli sono menzionati brevemente o in modo elaborato in base alla pratica o al bisogno.

Lo stile utilizzato è il seguente:

(i) Nomina dei revisori

(ii) Induzione di nuovi membri

(iii) Lettura dei minuti

(iv) Felicitating così-e-così sul premio di Padmashri a lui / lei

(i) Leggere e approvare i verbali del precedente incontro

(ii) Considerare il progetto pubblicitario

(iii) Organizzare un campo per la donazione del sangue

(iv) nominare sottocomitati per la competizione sportiva e la competizione musicale

L'agenda dovrebbe essere gestibile entro il tempo a disposizione. Alcuni club hanno un limite di tempo per la durata di una riunione (ad esempio 90 minuti), che determina automaticamente la portata della discussione.

Verbale della riunione:

I verbali di una riunione sono il resoconto delle discussioni / decisioni in merito. Hanno uno status ufficiale; sono utili per legge e in alcuni casi richiesti dalla legge per essere scritti. I verbali sono definitivi quando sono approvati dai membri del gruppo a cui si riferiscono, generalmente nella riunione successiva, e firmati dal presidente.

Anche se ci sono momenti emotivi in un incontro, i minuti sono scritti in modo non emotivo, sono freddi, fattuali, impersonali e imparziali. Inoltre, tali sono le esigenze del tempo sulla maggior parte delle persone che i minuti dovrebbero essere concisi, ridotti all'essenziale.

Solo alcune organizzazioni richiedono che registrino anche le discussioni dettagliate (cioè chi ha detto cosa e quali sono state le reazioni ... fino a quando la decisione è stata raggiunta). Normalmente, il corpo dei record del minuto.

(a) Le mozioni e le modifiche ad essa

(b) Il proponente e il comandante delle mozioni

(d) Raccomandazioni

(e) Decisioni / risoluzioni

(f) Compiti assegnati a singoli, sottocomitati

I minuti globali dovrebbero dare:

1. Il nome dell'organizzazione / unità

2. Giorno, data, ora e luogo

3. Numero in ordine (ad es. 33 ^° incontro di ...)

4. Nomi di presidente e segretario

5. Nomi dei membri presenti

6. Nomi degli assenti

7. Partecipanti con un invito speciale, ad esempio revisore dei conti, addetto alla ristorazione, ecc.

8. Registrazione delle transazioni (sulle linee guida indicate sopra)

9. Firma del segretario e, dopo l'approvazione, quella del presidente.

Suggerimenti per scrivere minuti:

I minuti sono scritti generalmente dalla segretaria dalle note prese durante l'incontro. Lui / lei può usare l'agenda come quadro per scriverli e usare le forme brevi, le abbreviazioni, ecc. Per prendere appunti rapidi e precisi. Potrebbe dover chiedere ai membri di ripetere le loro parole per farli bene.

Dovrebbe annotare tutti i dettagli necessari per la corretta copia dei minuti. Le voci del verbale possono essere scritte sotto intestazioni brevi come quelle utilizzate nell'agenda.

(Per quanto riguarda la loro lettura, alcuni comitati li fanno circolare in anticipo e li prendono come letti. Altrimenti il lettore dovrebbe leggerli ad alta voce, chiaramente e rapidamente.)

Per quanto riguarda lo stile, usano una di queste costruzioni:

un. È stato deciso di approvare i verbali della riunione precedente.

b. È stato deciso di istituire un sottocomitato da considerare

c. Risolto il fatto che un campo per la donazione di sangue si terrà il 15 agosto. (Il verbo è usato nell'umore congiuntivo: "essere fatto, essere nominato", ecc.)

In alternativa, la descrizione è data al passato:

1. I minuti dell'ultimo incontro:

La segretaria ha letto i verbali del raduno datato ... e sono stati approvati.

2. Donazione ricevuta:

Il presidente ha informato di aver ricevuto una donazione di Rs. 50.000 dall'ex membro Gopal Rathi.

Al momento dell'approvazione, il presidente chiede: "Accettate i verbali così come sono?" O "Qualche problema derivante dai verbali?"

La tua capacità di scrivere buoni minuti può farti guadagnare una posizione da premio in un'organizzazione. Inoltre, se si mantiene una posizione e non si sa come scrivere minuti, è possibile che si verifichino imbarazzi.

conferenze:

Per conferire i mezzi di consultazione e una conferenza di lavoro è l'unione di persone che hanno un obiettivo aziendale comune al fine di consultare, consigliare o consigliare. Rispetto ad un incontro, una conferenza è informale e spesso molto più ampia. Il suo scopo è meno definito di quello di una riunione.

Un'organizzazione può tenere conferenze periodiche (ad esempio annuali) dove i delegati si riuniscono per scambiare le loro opinioni, discutere le loro esperienze e mettere insieme le loro idee. La condivisione è la caratteristica principale di una conferenza.

Esempi di conferenze sono: la conferenza dei consulenti di assicurazione sulla vita, la conferenza degli scooteristi, la conferenza dei piccoli imprenditori, la conferenza dei produttori di vernici, ecc.

I delegati sono arricchiti dalle presentazioni di oratori formali e anche dalle discussioni informali. Perché un comitato sia efficace dovrebbe avere circa sette membri, mentre una conferenza può avere 15-20 partecipanti o più.

Vantaggi delle conferenze:

(i) Visualizzazioni e esperienze scambiate

(ii) Vengono presentati diversi lati di un problema comune.

(iii) La direzione può incontrare e consultare gruppi speciali come rivenditori, clienti, dirigenti sindacali.

(iv) Relatori esperti possono consigliare e illuminare i delegati.

(v) Nuovi sviluppi e nuove strategie possono essere presentati.

(vi) I dubbi possono essere cancellati.

(vii) I dipendenti vengono motivati attraverso la partecipazione.

Svantaggi delle conferenze:

(i) Quando i dipendenti sono invitati a una conferenza, la loro importanza personale può andare oltre e la gestione può apparire dipendente dalle loro opinioni.

(ii) Se un dipendente è chiamato a una conferenza al di sopra del suo livello di comprensione, potrebbe sentirsi fuori posto.

(iii) Se il leader della conferenza è mal preparato, potrebbe non rendere giustizia ai problemi.

Tipi di conferenze:

In base allo scopo, le conferenze possono essere classificate in questo modo:

1. Conferenza informativa:

In questo tipo di conferenza, l'obiettivo è quello di fornire informazioni ai junior. Nuove politiche, nuove tecnologie, riorganizzazioni, ecc. Possono essere convogliate lungo la linea. Questo è un tipo di comunicazione verso il basso.

2. Conferenza su una soluzione suggerita:

Un problema o una situazione che deve affrontare l'azienda viene discussa con una possibile soluzione. Il management genera una discussione sul suggerimento per conoscerne i meriti.

3. Conferenza per la soluzione dei problemi:

Qui non esiste una soluzione pronta, ma le idee sono invitate dai partecipanti e messe in discussione.

4. Conferenza per bilancio / previsione / stima:

Quando un'azienda vuole fissare un obiettivo e vuole la collaborazione dei dipendenti, viene chiamata una conferenza. Prendendo in considerazione gli obiettivi generali dell'azienda, vengono discussi il budget / previsione / stima.

Poiché i dipendenti sono coinvolti nelle previsioni, possono parlare dei rispettivi ambienti. Inoltre, è più facile ottenere la loro cooperazione e il loro impegno dopo tale conferenza.

5. Conferenza per la formazione:

La formazione è un'attività continua in un'organizzazione progressiva. Le conferenze sono chiamate a formare i dirigenti in nuove aree di competenza. Una banca può organizzare una conferenza di formazione sulla riabilitazione industriale per i suoi ufficiali sul campo.