4 tipi di direzione nella comunicazione formale
Alcuni dei più importanti tipi di direzione nella comunicazione formale sono: 1. Verso il basso 2. Verso l'alto 3. Orizzontale o Laterale e 4. Diagonale o Cross-saggio!
La comunicazione formale è progettata dalla direzione. È una comunicazione ufficiale che avviene attraverso la linea di autorità o catena di comando.
Lo scopo principale della progettazione di tale comunicazione è quello di collegare vari sottosistemi dell'organizzazione e coordinarne il funzionamento per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Tale comunicazione è ufficiale e parte dell'organizzazione ufficiale che opera attraverso relazioni formali di superiore e subordinato.
1. Comunicazione verso il basso:
La comunicazione, in primo luogo, scorre verso il basso. Questo è il motivo per cui, tradizionalmente, questa direzione è stata evidenziata o enfatizzata. Si basa sul presupposto che le persone che lavorano ai livelli più alti hanno l'autorità di comunicare con le persone che lavorano ai livelli più bassi. Questa direzione della comunicazione rafforza la struttura autoritaria dell'organizzazione. Questo è anche chiamato Down Stream Communication.
Limitazioni della comunicazione verso il basso:
(i) Distorsione / Diluizione:
Molto spesso la comunicazione che si origina al più alto livello viene distorta o diluita sulla via dei livelli inferiori. A volte i messaggi potrebbero andare persi. Si deve garantire che il ricevitore comprenda pienamente il significato / le istruzioni / le istruzioni provenienti dall'alto. Ciò richiede un sistema di feedback efficiente.
(ii) Ritardo:
Un altro inconveniente della comunicazione verso il basso è che spesso diventa dispendioso in termini di tempo. Più i livelli maggiori sono le possibilità di ritardo. Ecco perché a volte i gestori scelgono di inviare i loro massaggi direttamente alla persona interessata.
(iii) Filtraggio:
A volte i manager possono nascondere alcune informazioni preziose dai dipendenti. In una tale situazione gli impiegati diventano frustrati, confusi e impotenti. Ciò può rovinare la relazione tra datore di lavoro e dipendente.
2. Comunicazione verso l'alto:
La funzione di comunicazione verso l'alto è quella di inviare informazioni, suggerimenti, reclami e lamentele dei lavoratori di livello inferiore ai gestori di cui sopra. È, quindi, più partecipativo in natura. Non è stato incoraggiato in passato, ma i manager moderni incoraggiano la comunicazione verso l'alto. Questo è un risultato diretto della crescente democratizzazione. Questo è anche chiamato Up Stream Communication.
Limitazioni della comunicazione verso l'alto:
(i) psicologico:
Alcuni problemi, principalmente di natura psicologica, possono arrivare a una comunicazione al rialzo.
(ii) gerarchica:
Molti manager non amano essere "raccontati" dai loro juniores. Potrebbero non essere abbastanza pazienti da ascoltarli o addirittura sopprimere il messaggio inviato da loro. In tale situazione i dipendenti possono sentirsi delusi.
Modi per superare i limiti: difensore civico:
Per superare questi problemi, un Difensore civico svolge un ruolo importante. Il concetto di Ombudsman o Ombudsman è stato utilizzato per la prima volta in Svezia per denunciare i dipendenti di livello inferiore contro funzionari o agenzie governative.
Ora un certo numero di aziende in molti paesi ha stabilito posizioni per le persone per indagare su dipendenti, reclami e doglianze. Pertanto, un difensore civico interviene efficacemente tra i datori di lavoro e i dipendenti e agevola la comunicazione verso l'alto.
3. Comunicazione laterale o orizzontale:
Questo tipo di comunicazione può essere visto in atto tra persone che operano allo stesso livello o lavorano sotto lo stesso esecutivo. I gestori funzionali che operano allo stesso livello, in diversi dipartimenti, attraverso la loro comunicazione, presentano un buon esempio di comunicazione laterale. L'uso principale di questa dimensione della comunicazione è di mantenere le attività di coordinamento e revisione assegnate ai vari subordinati.
Occasioni per la comunicazione laterale sorgono durante le riunioni o le conferenze dei comitati in cui tutti i membri del gruppo, per lo più colleghi o uguali, interagiscono. Il miglior esempio di comunicazione laterale può essere visto nell'interazione tra i reparti di produzione e marketing.
4. Comunicazione diagonale o trasversale:
La comunicazione diagonale o trasversale avviene quando le persone che lavorano allo stesso livello interagiscono con chi lavora a un livello superiore o inferiore della gerarchia organizzativa e oltre i confini delle relazioni di segnalazione.
Vantaggi della comunicazione diagonale:
1. Coordinamento:
Questa comunicazione trasversale serve l'importante scopo del coordinamento attraverso riunioni informali, conferenze formali, riunioni per l'ora di pranzo, avvisi generali ecc.
2. Praticabile:
Come sappiamo, non tutte le comunicazioni avvengono rigorosamente sulle linee della gerarchia organizzativa, cioè verso il basso o verso l'alto.
3. Aumentare la morale:
Offrendo opportunità ai lavoratori di livello più basso per interagire con i dirigenti in riunioni informali, dà al loro morale una spinta e un ulteriore impegno per l'organizzazione. Sempre più organizzazioni stanno incoraggiando la comunicazione trasversale e costruendo la bonarietà.
limitazioni:
1. Paura dell'infrazione:
Il superiore può ritenerlo una violazione a cui il suo subordinato ha dato un'indebita importanza e che è stato passato.
2. Resistenza alla conformità:
Il superiore non può attuare il suggerimento in quanto non è stato consultato.
3. Anarchia:
La mancanza di procedure accettate può portare all'anarchia interna e all'animosità esterna.
