9 misure importanti per superare le barriere della comunicazione

Al fine di rimuovere gli impedimenti nel modo di comunicazione, è opportuno prendere in considerazione i seguenti passaggi:

(1) Chiarire le idee prima della comunicazione:

La persona che invia la comunicazione dovrebbe essere molto chiara nella sua mente su ciò che vuole dire. Dovrebbe conoscere l'obiettivo del suo messaggio e, pertanto, dovrebbe organizzare i suoi pensieri in un ordine corretto.

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(2) Comunicare in base alle esigenze del ricevitore:

Il mittente della comunicazione dovrebbe preparare la struttura del messaggio non secondo il suo livello o abilità, ma dovrebbe tenere a mente il livello, la comprensione o l'ambiente del ricevente.

(3) Consultare gli altri prima della comunicazione:

Al momento della pianificazione della comunicazione, i suggerimenti dovrebbero essere invitati da tutte le persone interessate. Il suo principale vantaggio sarà che tutte le persone che vengono consultate al momento della preparazione del piano di comunicazione contribuiranno al successo del sistema di comunicazione.

(4) Siate consapevoli della lingua, tono e contenuto del messaggio:

Il mittente dovrebbe prendersi cura del fatto che il messaggio dovrebbe essere incorniciato in un linguaggio chiaro e bello. Il tono del messaggio non dovrebbe ferire i sentimenti del ricevitore. Per quanto possibile, il contenuto del messaggio dovrebbe essere breve ed evitare l'uso eccessivo di parole tecniche.

(5) Trasmetti le cose di aiuto e valore per l'ascoltatore:

L'oggetto del messaggio dovrebbe essere utile per il destinatario. La necessità e l'interesse del ricevente dovrebbero essere tenuti in particolare considerazione. La comunicazione è più efficace in una situazione del genere.

(6) Garantire un feedback adeguato:

Lo scopo del feedback è di scoprire se il destinatario ha correttamente capito il significato delle informazioni ricevute. Nella comunicazione face-to-face, la reazione sulla faccia del ricevitore può essere compresa.

Ma in caso di comunicazione scritta o qualche altro tipo di comunicazione, il mittente dovrebbe adottare un metodo adeguato di feedback.

(7) Coerenza del messaggio:

Le informazioni inviate al ricevitore non devono essere contraddittorie. Dovrebbe essere in accordo con gli obiettivi, le politiche, i programmi e le tecniche dell'organizzazione. Quando un nuovo messaggio deve essere inviato al posto di quello vecchio, dovrebbe sempre menzionare il cambiamento altrimenti può creare dei dubbi.

(8) Comunicazione successiva:

Per rendere efficace la comunicazione, la direzione dovrebbe cercare regolarmente di conoscere i punti deboli del sistema di comunicazione. In questo contesto si può fare uno sforzo per sapere se porre più stress sulla comunicazione formale o informale sarebbe appropriato.

Allo stesso modo, i suggerimenti possono essere invitati rispetto al mezzo di comunicazione (orale, scritto e gestuale) per sapere quale mezzo sarebbe più efficace e appropriato.

(9) Sii un buon ascoltatore:

È l'essenza della comunicazione che sia il mittente sia il ricevente dovrebbero essere buoni ascoltatori. Entrambi dovrebbero ascoltare il punto di vista dell'altro con attenzione, pazienza e atteggiamento positivo. Un mittente può ricevere molte informazioni rilevanti essendo un buon ascoltatore.