Barriere alla comunicazione: 16 ostacoli alla comunicazione all'interno di un'organizzazione aziendale

La comunicazione è la linfa vitale di tutti gli affari. Qualunque cosa possa andare storta potrebbe costare caro all'organizzazione. I manager spesso si lamentano che uno dei loro maggiori problemi è la rottura della comunicazione.

Gli specialisti hanno fatto studi seri su di esso e hanno isolato alcuni fattori che causano questo problema. Vale la pena dare un'occhiata a queste cause di interruzione della comunicazione.

1. Rumore:

Il rumore è la prima e principale barriera alla comunicazione. Significa "l'interferenza che si verifica in un segnale e ti impedisce di sentire i suoni correttamente". In una fabbrica, ad esempio, il rumore continuo prodotto dalle macchine rende difficile la comunicazione orale.

Allo stesso modo, un problema tecnico in un sistema di comunicazione al pubblico o una statica in un cavo telefonico o televisivo distorce il segnale sonoro e influenza la comunicazione. Anche le condizioni meteorologiche avverse o qualche difetto nei sistemi di telecomunicazione ultramoderni possono rovinare l'effetto.

Il rumore non significa solo questo. Comprende anche molti altri fattori che possono esistere alla fine del mittente e del ricevente. Il mittente può ricorrere a segnali ambigui o confusi. Il ricevitore potrebbe rovinare il messaggio a causa della disattenzione o potrebbe rovinare la decodifica a causa di un'interpretazione errata o inaspettata.

I pregiudizi del ricevente possono anche interferire con la sua comprensione del messaggio nel giusto spirito. Dobbiamo quindi tenere a mente che la comunicazione è sempre verosimilmente viziata dal "rumore" che rappresenta così tante cose.

2. Mancanza di pianificazione:

La comunicazione non è casuale. Sfortunatamente molte persone lo prendono alla leggera. Il risultato è che il messaggio da inviare non può essere pianificato con attenzione. Ci sono innumerevoli esempi di persone che darebbero una lezione mal pianificata e prolissa, mentre una breve presentazione con tabelle o grafici sarebbe sufficiente. Un tale evento si trasformerebbe in uno dei problemi di comunicazione o di cattiva comunicazione. Allo stesso modo, ad alcune persone potrebbe non importarsi di scegliere un momento e un luogo adatti che siano così necessari per una comunicazione efficace.

3. Problemi semantici:

La semantica è lo studio sistematico del significato. Ecco perché i problemi derivanti dall'espressione o dalla trasmissione di significato nella comunicazione sono chiamati problemi semantici. La comunicazione orale o scritta si basa sulle parole. E le parole, in numero limitato, possono essere utilizzate in modi illimitati.

Il significato è nella mente del mittente e anche in quello del ricevente. Ma non è sempre necessario che il significato nella mente del mittente sia lo stesso che nella mente del ricevente. Molto, quindi, dipende da come il mittente codifica il suo messaggio.

Il mittente deve fare in modo che il ricevitore non fraintenda il suo messaggio e ottiene il significato previsto. Abbastanza spesso non accade in questo modo. Ciò porta a problemi semantici. Può essere assicurato solo se miriamo a chiarezza, semplicità e brevità in modo che il ricevente abbia il significato desiderato.

4. Barriere culturali:

Le differenze culturali spesso emergono come barriere alla comunicazione. Dobbiamo essere particolarmente attenti a questo riguardo, poiché ora dobbiamo operare in un ambiente internazionale. La stessa categoria di parole, frasi, simboli, azioni, colori significa cose diverse per persone di paesi diversi o background culturali diversi.

Ad esempio, negli Stati Uniti le persone amano essere chiamate con il loro nome, mentre in Gran Bretagna, e in larga misura anche in India, alle persone piace essere indirizzate con il loro cognome. Negli Stati del Nord America un segno di "O" fatto con l'indice e il pollice sta per "OK" mentre negli Stati del Sud viene interpretato come un'oscenità.

5. Presupposti errati:

Abbastanza spesso agiamo su presupposti, senza preoccuparci di cercare chiarimenti per loro. Dovremmo fare tutti gli sforzi possibili per mantenere la nostra buona volontà e non agire impulsivamente su ipotesi. Se, per esempio, un cliente ci scrive che vorrebbe visitare il nostro ufficio o fabbrica senza dirci che vorrebbe essere prelevato e presumiamo che riuscirà a venire da solo, potrebbe portare alla perdita di buona volontà . Quindi è necessario essere prudenti in queste materie.

6. Barriere socio-psicologiche:

Gli atteggiamenti e le opinioni, il posto nella società e la coscienza di stato che derivano dalla posizione nella struttura gerarchica dell'organizzazione, i rapporti con i pari, gli anziani, i giovani e il contesto familiare, influenzano profondamente la capacità di comunicare sia come mittente che come ricevente. .

La consapevolezza dello status è ampiamente nota come una seria barriera di comunicazione nelle organizzazioni. Porta a un allontanamento psicologico che porta ulteriormente alla rottura della comunicazione o dei problemi di comunicazione. Spesso si vede che un uomo in alto in un'organizzazione costruisce un muro intorno a sé. Ciò limita la partecipazione dei meno potenti al processo decisionale. Allo stesso modo il proprio background familiare formula le proprie attitudini e capacità comunicative.

7. Emozioni:

Le emozioni svolgono un ruolo molto importante nella nostra vita. Sia la codifica che la decodifica dei messaggi sono influenzate dalle nostre emozioni. Un messaggio ricevuto quando siamo emotivamente elaborati avrà per noi un significato diverso rispetto a quando siamo calmi e composti. La rabbia è la peggiore emozione e nemica della comunicazione.

8. Percezione selettiva:

La maggior parte dei fattori sopra citati porta alla percezione selettiva. Significa che i ricevitori vedono e sentono selettivamente in base alle loro esigenze, background, motivazioni, esperienze e altre caratteristiche personali. Mentre decodificano i messaggi, la maggior parte dei ricevitori protegge i propri interessi e le proprie aspettative in un processo di comunicazione che porta a un particolare tipo di feedback che può diventare un problema di comunicazione.

9. Filtro:

Il filtraggio significa che il mittente di un messaggio manipola le informazioni in modo tale da renderle più favorevoli dal ricevente. Ad esempio, ad un manager piace dire al suo capo ciò che prova o ciò che il suo capo vuole sentire. In questo processo, sta filtrando le informazioni. Il risultato netto è che l'uomo in cima non ottiene mai informazioni obiettive.

Allo stesso modo, le persone ai livelli inferiori condensano e sintetizzano le informazioni in modo da ottenere i massimi benefici per se stessi. Trattengono o ignorano alcune importanti informazioni. Più livelli verticali nell'organizzazione, maggiori sono le possibilità di filtraggio. Questo è un problema di comunicazione molto frequente.

10. Sovraccarico di informazioni:

L'afflusso di informazioni non controllato diventa molto spesso un'altra barriera alla comunicazione. Può soffocare l'alto dirigente o annoiare e frustrarlo. Quando le persone sono impantanate con troppe informazioni, è probabile che creino errori.

Possono anche ritardare l'elaborazione o rispondere alle informazioni / messaggi almeno per qualche tempo. E il ritardo può diventare un'abitudine, causando seri problemi di comunicazione. Le persone possono anche diventare selettive nella loro risposta e la selettività non è favorevole alla comunicazione. D'altra parte è un problema di comunicazione.

11. Ritenzione scarsa:

Come corollario del problema sopra menzionato, vale la pena notare che è anche probabile che le persone dimentichino i messaggi che li raggiungono. Da lì nasce la necessità di ripetere il messaggio e utilizzare più di un mezzo per comunicare lo stesso messaggio.

12. Ascolto scadente:

Uno scarso ascolto può portare a seri problemi di comunicazione. Troppe persone sono interessate a parlare e parlano principalmente di se stesse. Sono così coinvolti, con loro stessi che non hanno la pazienza di ascoltare. Il risultato è che non sono interessati al relatore le cui parole vanno sprecate.

Tutti conoscono l'importanza dell'ascolto, ma pochissimi praticano effettivamente l'ascolto paziente, attivo ed empatico. Ecco perché sorgono così tanti problemi di comunicazione. La scarsa ascolto rende conto di informazioni incomplete e anche una scarsa conservazione. Si può semplicemente non ottenere il risultato desiderato se continua così.

13. Conflitti obiettivo:

Molto spesso gli scontri tra gli obiettivi di varie unità e sottounità di un'organizzazione portano a guasti di comunicazione. La comunicazione dovrebbe servire come esercizio per la riduzione dei conflitti. Ma i conflitti obiettivo fungono da meccanismi di riduzione della comunicazione.

Unità diverse interiorizzano i propri obiettivi e ciò porta alla divisione o alla biforcazione degli interessi nell'organizzazione. Quando le persone iniziano a competere per il soddisfacimento dei loro ristretti interessi, la comunicazione soffre.

14. Stile di comunicazione offensivo:

È abbastanza ovvio che lo stile offensivo della comunicazione porta alla rottura della comunicazione. È un punto piuttosto delicato. Se un manager invia un messaggio in modo tale che gli operai / juniores diventano difensivi, le loro relazioni si indeboliscono e la comunicazione soffre. Quindi è assolutamente necessario che la direzione adotti uno stile di comunicazione persuasivo.

15. Periodo insufficiente per la regolazione:

È risaputo che le persone rispondono al cambiamento in modi diversi. Prendono il loro tempo per adattarsi a qualsiasi notizia o proposta di cambiamento. Mentre lo scopo della comunicazione è quello di effettuare un cambiamento, si dovrebbe tenere presente che i dipendenti i cui compiti, i turni, ecc. Saranno cambiati dovrebbero avere un tempo sufficiente. Solo allora la comunicazione sarà efficace.

16. Perdita per trasmissione:

La comunicazione spesso soffre o si diluisce quando i messaggi passano da una persona all'altra in una serie di trasmissioni. Si diluiscono sulla strada. È necessario prestare particolare attenzione affinché il messaggio previsto raggiunga la persona interessata.