Processo di comunicazione all'interno di un'organizzazione aziendale
Il processo di comunicazione coinvolge il mittente, la trasmissione di un messaggio attraverso un canale selezionato e il ricevitore. Sebbene il processo di comunicazione sia più della somma totale di questi elementi, comprenderli può aiutare a spiegare cosa succede quando una persona cerca di esprimere un'idea agli altri.
1. Mittente:
Il processo di comunicazione inizia con un mittente, la persona che trasmette un messaggio. Il direttore di filiale spiega le nuove linee di prodotti alla forza vendita, un programmatore informatico che spiega un nuovo programma a un collega, un contabile che fornisce un rapporto finanziario al suo superiore sono tutti mittenti di comunicazione.
2. Messaggio:
Un messaggio è un segnale che attiva la risposta di un ricevitore. I messaggi possono essere verbali (scritti o parlati) o non verbali (come aspetto, linguaggio del corpo, silenzio, suoni, sbadigli, sospiri ecc.)
3. Codifica:
Il mittente deve scegliere determinate parole o metodi non verbali per inviare un messaggio internazionale. Questa attività è chiamata codifica. Durante la codifica di un messaggio, è necessario considerare quali contenuti includere, come il destinatario lo interpreterà e come potrebbe influenzare la propria relazione.
Un semplice messaggio "grato" sarà relativamente facile. Al contrario, per informare 200 dipendenti di una brutta notizia sul taglio salariale o un'offerta sui piani di ingegneria per costruire un Rs. Un edificio industriale di 50 crore richiederà messaggi molto più complicati e pianificati con cura.
4. Canale:
Come spedirai il tuo messaggio?
Dovrebbe essere inviato tramite un sistema elettronico di videoscrittura da leggere sullo schermo del ricevitore o attraverso la parola stampata o attraverso un simbolo grafico su carta o tramite il mezzo del suono?
In breve, si dovrebbe scrivere o parlare?
La scelta del canale o del mezzo (scritto o orale) è influenzata dalle interrelazioni tra il mittente e il destinatario. Dipende anche dall'urgenza del messaggio inviato. Inoltre, si possono prendere in considerazione fattori come importanza, numero di ricevitori, costi e quantità di informazioni.
In generale, è stato osservato che se il messaggio richiede una risposta immediata, un canale orale può essere la scelta migliore. Ma se il messaggio contiene dettagli e cifre complicati o se il suo soggetto richiede la presentazione per riferimento futuro, è necessaria una comunicazione scritta. Inoltre, il fatto che il destinatario del messaggio si trovi all'interno o all'esterno dell'organizzazione influisce sulla scelta del mezzo.
Per la comunicazione interna, i supporti scritti possono essere memo, relazioni, bollettini, descrizioni di posti di lavoro, poster, manuali dei dipendenti o anche bacheche elettroniche. Le comunicazioni orali possono essere rapporti di riunioni dello staff, discussioni faccia a faccia, discorsi, nastri audio, chat telefoniche, teleconferenze o persino video. Un altro canale orale, sebbene non pianificato dal mittente, è la "vite" attraverso la quale le notizie e le voci spesso viaggiano velocemente.
Mezzi di comunicazione scritti esterni possono essere lettere, relazioni, proposte, telegrammi, fax, e-mail, telex, cartoline, contratti, annunci, brochure, cataloghi, comunicati stampa ecc. È possibile comunicare oralmente, faccia a faccia, telefonicamente o da discorsi in solitaria o in situazioni panel personalmente prima di gruppi o tramite teleconferenze, videoconferenze o TV.
5. Ricevitore:
Un ricevitore è una persona che nota e attribuisce un significato a un messaggio. Nella migliore delle ipotesi, un messaggio raggiunge il destinatario desiderato senza problemi. Nel mondo degli affari confusionario e imperfetto, tuttavia, possono verificarsi diversi problemi. Il messaggio potrebbe non arrivare mai al ricevitore.
Potrebbe essere inviato ma sepolto sotto una montagna di file sulla scrivania del destinatario. Se il messaggio è orale, l'ascoltatore potrebbe dimenticarlo. Ancora peggio, un messaggio destinato a un destinatario potrebbe essere intercettato da qualcun altro o il tuo collega potrebbe prendere la tua battuta amichevole in modo offensivo. Allo stesso modo, il suggerimento del tuo capo può essere considerato come un ordine da te, ad esempio, un concorrente potrebbe vedere una copia della corrispondenza con un cliente.
6. Decodifica:
Anche se il messaggio raggiunge intatto il destinatario previsto, non vi è alcuna garanzia che sarà compreso come il mittente intendeva che fosse. Il ricevitore deve ancora decodificarlo allegando un significato alle parole o ai simboli. Si può notare che la decodifica non è sempre accurata. Dipende dalle esperienze individuali.
Il problema è che tutti noi non abbiamo esperienze identiche con il soggetto o i simboli scelti dal mittente. Anche in India, le attitudini, le abilità, le opinioni, le abilità comunicative e le abitudini culturali variano. E se la comunicazione è tra persone di due paesi diversi, ad esempio India e Giappone, i problemi aumentano. Ci sono maggiori possibilità di errata interpretazione; i pregiudizi personali possono intervenire, poiché ciascun ricevitore cerca di percepire il significato previsto dell'idea del mittente nel proprio meccanismo di recettori.
7. Feedback:
In definitiva, il ricevitore reagisce o risponde alla comunicazione inviata dal mittente. La risposta potrebbe essere basata su una chiara interpretazione dei simboli inviati o potrebbe essere basata su incomprensioni o errata interpretazione dei simboli inviati. Qualunque sia la risposta di un ricevitore a un mittente, si chiama feedback. Alcuni feedback sono sorrisi non verbali, sospiri, annuisce e così via.
A volte è orale, come quando reagisci alle idee di un collega con domande o commenti. Il feedback può anche essere scritto, come quando rispondi al memo di un collega. In molti casi, nessun messaggio può anche essere un feedback.
La mancata risposta a una lettera o la restituzione di una telefonata possono suggerire come si sente la persona non comunicativa riguardo al mittente. Il feedback è una componente importante del processo di comunicazione, perché in definitiva il successo o il fallimento della comunicazione è deciso dal feedback che otteniamo.
