Condurre un incontro: significato, importanza e regole

Leggi questo articolo per conoscere lo svolgimento di un incontro. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato 2. Importanza 3. Regole generali e formalità.

Senso:

La parola condotta significa guidare, guidare, dirigere, scortare, trasmettere, ecc. Si deve condurre un incontro. Significa che i partecipanti a un incontro devono essere guidati o diretti in modo tale da poter tenere le discussioni pacificamente, ognuno avendo l'opportunità di esprimere la sua opinione, e le decisioni sono prese democraticamente attraverso il voto libero e allo stesso tempo tutte le formalità vengono osservate affinché l'incontro diventi valido.

Importanza:

A meno che non ci sia una direzione o una guida adeguata, un incontro può trasformarsi in un caos e non è possibile prendere decisioni. Di conseguenza, lo scopo dell'incontro è perso. Inoltre, per mancanza di una corretta direzione e guida, alcune formalità potrebbero non essere osservate in modo che la validità della riunione sia influenzata.

In tal caso le decisioni prese in una riunione non sono vincolanti. Qualunque sia il tipo di riunione, pubblica o privata, deve essere condotta correttamente. Dopo che l'avviso è stato emesso, la questione dello svolgimento dell'incontro sorge quando l'incontro è effettivamente tenuto.

Il segretario ha la responsabilità di organizzare una riunione emettendo un avviso e prendendo altre disposizioni. Al momento della tenuta della riunione la responsabilità di condurla spetta al presidente. Nessuna riunione può essere tenuta senza un presidente. È un dovere del segretario aiutare il presidente a tutti gli effetti in modo che possa condurre l'incontro con successo.

In generale, il presidente di un'organizzazione gestisce tutti i diversi tipi di riunioni dell'organizzazione o possono essere presidenti separati per le diverse commissioni o sottocomitati. Se non c'è un tale presidente fisso, un presidente deve essere eletto alla riunione. Tutti i partecipanti devono cooperare con il presidente in modo che l'incontro possa essere condotto con successo. Il presidente deve avere familiarità con le regole, le consuetudini e le convenzioni relative alle riunioni e quindi solo lui può funzionare correttamente.

Regole e formalità generali:

Per condurre con successo una riunione devono essere seguite le seguenti regole e formalità:

Regole:

(1) Ordine dei lavori:

L'ordine del giorno stabilirà l'ordine del business. Oltre a questi ci sono alcune formalità. Esiste una convenzione accettata per quanto riguarda un ordine del lavoro che deve essere seguito.

L'ordine è come questo:

(a) Il nome del presidente viene formalmente proposto e distaccato e quindi il presidente prende la presidenza.

(b) Il segretario legge l'avviso su richiesta del presidente per confermare l'avviso già diffuso.

(c) Il segretario legge lettere di auguri da parte di alcune personalità importanti o di scuse per l'assenza, ecc., se ce ne sono.

(d) Il verbale della riunione precedente può essere letto dal segretario su richiesta del presidente. Qualsiasi membro può sollevare alcune obiezioni e chiedere la modifica. Il segretario effettuerà le modifiche necessarie con il consenso dell'incontro. Il presidente conferma i verbali firmando con data.

(e) Il presidente solleverà ora le questioni derivanti dal verbale. Significa che i rapporti devono essere inoltrati dal segretario su quanto sono state intraprese le azioni sulle decisioni prese nell'ultima riunione o sull'incontro di qualsiasi questione non conclusiva nell'ultima riunione.

(f) Il prossimo passo da parte del presidente sarà quello di assumere i nuovi affari secondo l'ordine del giorno, uno per uno in serie. Le discussioni avranno luogo e le risoluzioni saranno passate su di loro.

(g) Quando tutti i punti all'ordine del giorno sono stati completati, il presidente si informerà se ci sono altre attività da proporre da qualsiasi membro che rientri nell'ambito di applicazione della riunione.

(h) Infine, un voto di ringraziamento è offerto al presidente da un membro.

(i) Il presidente dichiara chiusa la riunione.

(2) Aggiornamento:

Una riunione può essere aggiornata senza eseguire transazioni per mancanza di quorum o in qualsiasi momento dopo che è stata in corso, temporaneamente o sine die. Ci sono procedure definite per l'aggiornamento.

(3) Passare una risoluzione:

Ci sono regole che devono essere seguite, passo dopo passo, per passare una risoluzione. Ci sono regole anche per quanto riguarda il voto, per sondaggio o altro. I passaggi sono: mozione, distacco, eventuali emendamenti, votazione e infine la risoluzione.

(4) Parlare in una riunione:

Le regole per parlare in una riunione sono le seguenti:

(a) Si può parlare dopo aver preso il permesso del presidente,

(b) Solo una persona deve parlare alla volta,

(d) Generalmente parlando si risorgerà in piedi. In una riunione del comitato o del consiglio di amministrazione, tuttavia, si può parlare in posizione seduta.

(e) Nel parlare uno si rivolge al presidente.

(f) Il discorso deve essere pertinente e breve.

(g) Una volta che un partecipante ha parlato di una mozione, non dovrebbe essere ritirato senza il consenso della riunione.

(5) Lasciando il luogo:

Se un partecipante desidera lasciare il luogo dell'incontro quando la riunione è in sessione, deve ottenere il permesso dal presidente.

formalità:

Ci sono certe formalità che sono onorate in tutti i tipi di incontri. Loro sono:

(1) Rispetto delle regole:

Tutte le regole relative alle riunioni devono essere rigorosamente osservate. La validità di una riunione può essere contestata in caso di violazione di una regola.

Le regole per le riunioni sono di tre tipi:

(a) Le regole dell'organizzazione contenute nel suo statuto (in caso di qualsiasi associazione, club, ente pubblico ecc.) o nello statuto (nel caso di una società).

(b) Le regole statutarie come prescritto in alcune leggi, ad esempio la legge sulle società.

Oltre a tali regole ci sono costume e convenzione. A volte le regole devono essere inquadrate durante la riunione per incontrare una situazione particolare. Il presidente è autorizzato a dare la sua "decisione" su alcune questioni controverse, che saranno vincolanti per la riunione.

(2) Puntualità:

Un incontro deve essere tenuto puntualmente all'orario previsto.

(3) Decorum:

Decorum significa comportamento calmo e civile dei partecipanti. Si dice che non solo il quorum (legalmente) deve essere presente, ma anche il decoro (moralmente).

(4) Rispetto reciproco:

I partecipanti, mentre parlano, devono onorare il rispetto degli altri, anche se fanno osservazioni critiche. Questa è una parte del decoro. Nessuna parola sporca o spregiativa da usare. Tali parole sono chiamate "non parlamentari", cioè non menzionabili in una riunione.

(5) Supremazia del presidente:

Una ferma convinzione che il presidente sia l'autorità suprema nel corso della riunione. I suoi ordini o le sue decisioni devono essere accettati. Tuttavia, è possibile sollevare la mozione di sfiducia nei confronti del presidente.