Gestione dei costi: una guida completa alla gestione dei costi

Molte aziende erano impreparate. Poiché i proprietari di imprese prevedono i budget per i prossimi anni, devono tenere conto di tali costi in aumento e cercare modi per "gestire i costi gestibili" dell'attività. Fornendo le giuste soluzioni ai tuoi clienti, in qualità di fornitore di tecnologia per ufficio, puoi svolgere un ruolo importante nell'aiutare le aziende a gestire i costi. Rafforzerai inoltre i rapporti e creerai opportunità di vendita per il tuo concessionario.

Per i tuoi clienti è importante riconoscere che un costo significativo ma raramente misurato di un'azienda è quello della produttività dell'ufficio. Con efficaci pratiche di gestione dei costi d'ufficio, possono ridurre al minimo il rischio associato al dover sopportare impatti economici costanti e imprevedibili derivanti da eventi come i disastri naturali del 2005.

Mentre vedono modi per risparmiare denaro, hai l'opportunità di aiutare i tuoi clienti a capire che la tecnologia degli uffici di oggi fornisce strumenti per soddisfare al meglio le esigenze di produttività. Modernizzando le attuali apparecchiature per ufficio, integrando e personalizzando i dispositivi multifunzione nel flusso di lavoro e massimizzando le loro capacità, i tuoi clienti raggiungeranno nuovi livelli di risparmio e produttività a lungo termine.

Aumentare l'efficacia:

La gestione dei costi gestibili inizia con un'analisi del flusso di lavoro della produttività e dell'efficienza dell'ufficio. Comprendere l'utilizzo della tecnologia e i relativi costi offre un punto di partenza per sfruttare al meglio la tecnologia di rete in ufficio. È stato comune integrare i dispositivi per ufficio esistenti rigorosamente su una base "ascesa". Ad un certo punto, tuttavia, l'analisi del flusso di lavoro, condotta dal concessionario, deve svolgersi all'interno dell'azienda per determinare la configurazione più economica della tecnologia per ufficio in futuro.

I tuoi clienti sanno che le aziende hanno ridotto i costi del 20-30% grazie a un migliore utilizzo delle risorse di attrezzature esistenti e all'adozione di nuovi dispositivi multifunzione per fotocopiatrici e stampanti? Un risparmio del 30 percento è significativo se si considera che la ricerca indica che le aziende spendono circa il 10 percento delle loro entrate per la produzione, la gestione e la distribuzione dei documenti. La determinazione delle esigenze di gestione dei documenti può offrire maggiori opportunità di integrare in modo efficace i documenti elettronici nel flusso di lavoro aziendale generale anziché semplicemente stampare i documenti come costosi output cartacei.

Questi risparmi nascosti sono significativi se si considera che alcune persone stampano migliaia di pagine all'anno. Un'analisi del flusso di lavoro dei documenti è un investimento utile per il tuo cliente per determinare i potenziali risparmi. Oltre a trovare i modi per affrontare i costi associati alla stampa di grandi volumi di documenti cartacei, c'è il fattore del costo dell'apparecchiatura stessa.

Come sapete, negli ultimi anni il costo unitario dei nuovi dispositivi multifunzione per ufficio ha continuato a diminuire mentre il numero di funzionalità dei dispositivi ha continuato ad aumentare. Detto questo, i tuoi clienti devono capire che il semplice aggiornamento a nuovi dispositivi multifunzione non è la soluzione completa.

I dispositivi multifunzione ora offrono più funzionalità di quelle che l'utente medio utilizza o è addirittura consapevole. Ad esempio, mentre la connettività in rete delle apparecchiature di un ufficio potrebbe essere aggiornata secondo gli standard odierni, le nuove funzionalità come la scansione sono sottoutilizzate come sostanziali risparmio di costi. Una raccomandazione professionale e una formazione personalizzata basata su esigenze aziendali uniche possono far risparmiare migliaia di dollari per molti anni.

Le aziende sono anche in grado di raggiungere nuovi livelli di produttività attraverso un'adeguata formazione delle attrezzature. Come rivenditori, siamo ben consapevoli che le attività di copia, scansione e condivisione - lunghi processi che richiedevano più dispositivi - sono state ridotte a singole operazioni. La sottoutilizzazione di queste capacità tra i tuoi clienti è spesso un risultato diretto di una mancanza di formazione e consapevolezza. Hanno bisogno di sapere come applicare meglio le capacità dei dispositivi multifunzione nei loro uffici.

Costi del lavoro:

Il costo del lavoro, essendo una combinazione di costi di amministrazione e supervisione, è una parte importante nel budget di ogni dipartimento discografico I costi di lavoro dipendono dal livello di attività, dalla procedura di recupero, dal volume e dal tipo di forniture e attrezzature utilizzate. Al livello di volume e di attività vengono dati fattori che non possono essere modificati, ma il gestore dei record ha una certa influenza sulla procedura di recupero. Anche i materiali di consumo, come le cartelle di file e i contenitori di documenti, vengono selezionati dal gestore dei record, il quale dovrebbe considerare che diversi tipi di contenitori influenzeranno il tempo impiegato per archiviare e / o recuperare documenti.

I costi del lavoro sono in relazione diretta con i livelli di efficienza, per i quali le forniture e le attrezzature sono componenti importanti.

Per analizzare i costi di manodopera dei contenitori di documenti e delle attrezzature, dobbiamo abbattere i costi nei seguenti elementi:

(1) Tempo di accesso all'apparecchiatura;

(2) Tempo di accesso al contenitore del documento;

(3) Tempo di inserimento del documento

(4) Tempo di ripristino del documento e

(5) Tempo di ripristino dell'attrezzatura.

I costi di stoccaggio:

L'area in cui possiamo sviluppare formule di costi generali applicabili a qualsiasi tipo di apparecchiatura o installazione è lo stoccaggio. Qui consideriamo il costo di archiviazione dei documenti in contenitori di documenti per un dato periodo di conservazione.

I costi di archiviazione della registrazione dipendono da:

(1) Attrezzature e forniture,

(2) Spazio occupato, e

(3) Costo dello spazio.

Per scopi di confronto è utile calcolare il costo LFF all'anno, che può essere fatto in tre fasi:

Step 1: Costo di tutte le apparecchiature di riempimento + Costo delle forniture = Costo dei materiali:

Per determinare il costo dei materiali dobbiamo conoscere i costi dell'apparecchiatura g foot (LFF). Come possiamo ottenere il costo e le forniture per apparecchiature di archiviazione lineare per LFF? Se viene acquistata una nuova attrezzatura, la quotazione da un potenziale fornitore dovrebbe indicare il costo in termini di LFF. A volte è indicato come costo per LFI, che può essere convertito in costo per LFF moltiplicando i dati per 12.

Ad esempio, il prezzo di acquisto di un cabinet a quattro cassetti, che ha una capacità di 100 LFI, può essere di $ 100, quindi il costo delle apparecchiature per LFI è 100: 100 o $ 1. Moltiplicando tale cifra per 12, arriviamo a $ 12 come costo per LFF. Per calcolare il costo delle apparecchiature esistenti per le quali il prezzo di acquisto è sconosciuto, prendi il 3040% del costo di un nuovo sistema come base per questo calcolo.

Una volta che hai il costo del tuo alloggio per LFF, vorrai stabilire il costo delle forniture per LFF. Prima di tutto scopri quante cartelle, raccoglitori / contenitori ci sono nel tuo sistema per LFF. Il modo migliore per ottenere questi dati è contare il numero di raccoglitori di cartelle o le tasche che hai in un cassetto o su uno scaffale.

Selezionare un cassetto o uno scaffale con lo spessore tipico di raccoglitore / raccoglitore / contenitore e condizioni di carico medie. Quindi dividere il numero di contenitori per il numero di LFI e moltiplicare il risultato per il numero di record per LFF. Se, per esempio, ci sono; 0 record in un cassetto da 25 pollici, quindi ci sono 24 record per LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Oppure se hai 90 record su uno scaffale largo 3 piedi, allora ci sono 30 record per LFF (90/3 = 30).

Successivamente, dobbiamo stabilire il costo di archiviazione delle forniture per LFF, ovvero il costo di cartelle, raccoglitori, tasche e qualsiasi altro tipo di contenitori di documenti, inclusi fogli divisori, etichette, dispositivi di fissaggio, tasche interne e allegati speciali. Per fare ciò, determinare il costo delle forniture per 1.000 record e quindi moltiplicare tale numero per il numero di record per LFF, come stabilito sopra:

Costo dell'unità x numero di record = costo dell'unità materiali

se supponiamo che il costo delle forniture sia di $ 400 per $ 1.000 e che ci siano 50 record per LFF, il costo delle forniture per LFF è $ 20.

Aggiungendo il costo delle attrezzature per LFF al costo delle forniture per LFF, possiamo calcolare il costo dei materiali per LFF. Quindi, se il costo delle attrezzature è $ 12 per LFF e il costo delle forniture è $ 20 per LFF, il costo dei materiali è $ 32 per LFF.

Fase 2: (fattore di efficienza spazio x costo del patrimonio) + costo del servizio immobiliare = costo dello spazio per LFF all'anno:

Costa denaro occupare spazio, e i costi immobiliari aumentano ogni anno. Anche se la tua organizzazione possiede il suo edificio, devi essere a conoscenza dei costi di contabilità per lo spazio occupato dal sistema di registrazione. Dopo tutto, se quello spazio non fosse usato per i record, potrebbe essere usato per un altro scopo o affittato.

La quantità di spazio occupato dipende dal layout, dal volume e dall'attrezzatura. Il gestore dei record di solito non può fare molto per il volume, in quanto questo viene creato dall'organizzazione. L'unico modo per influenzare i volumi modificando il programma di conservazione che può essere difficile, se non impossibile. L'area in cui il gestore di record può monitorare lo spazio occupato dal sistema di registrazione è la selezione delle attrezzature.

Le varie attrezzature hanno differenti efficienze spaziali. Ciò significa che quando si memorizza una determinata capacità, un tipo di apparecchiatura di archiviazione utilizza più spazio di un altro. Apparecchiature basse, come armadi a cassetti e armadi e scaffali a controsoffitto, hanno un'efficienza di spazio ridotta. Si possono identificare tre categorie di efficienza spaziale: bassa, intermedia e alta.

La bassa efficienza dello spazio copre le apparecchiature con fattori superiori a 1, 0. La gamma di apparecchiature di questa categoria va dall'armadietto a due cassetti, all'archivio laterale a tre file formato lettera che è alto al contatore e ha un fattore di efficienza spaziale di 1. 17. L'efficienza dello spazio intermedia è attribuita al cassetto a cinque cassetti cabinet di dimensioni lettera con un fattore di .98 per il file laterale formato lettera a sette livelli con un fattore 50. L'alta efficienza dello spazio inizia sotto 0, 50 e raggiunge picchi intorno e sotto 0, 20, con la cifra più bassa per scaffalature mobili verticali, alto otto livelli, con sezioni profonde 12 piedi e quattro sezioni per corridoio. Questo fattore potrebbe essere ridotto aggiungendo più sezioni al sistema per corridoio e prolungando la lunghezza delle sezioni. " Come puoi vedere, minore è il fattore di efficienza spaziale migliore è l'efficienza dello spazio.

Lo spazio della navata laterale è un componente importante dei costi dello spazio, quindi fa la differenza se armadi o file condividono un corridoio comune. Pertanto, il fattore di efficienza spaziale è sempre più elevato per i file posizionati singolarmente. I file posizionati l'uno di fronte all'altro, condividendo un corridoio comune tra di loro, hanno un fattore di efficienza spaziale inferiore, come mostrato sopra nella colonna di destra. Per scopi di confronto, di solito è bene usare il fattore per rilanci singolarmente posizionati. Quando è nota la struttura delle attrezzature future, è consigliabile utilizzare il fattore di efficienza spaziale appropriato. Per alcuni tipi di apparecchiature, questa potrebbe anche essere una combinazione di apparecchiature singolarmente collocate e in condivisione, di apparecchiature stand-alone e aggiuntive.

Per stabilire il costo dello spazio occupato dal sistema di registrazione, devi stabilire il valore dello spazio occupato che è, il costo annuale di occupare lo spazio per il piede quadrato. Naturalmente, questi dati variano molto a seconda delle condizioni e del valore dell'edificio e anche della posizione. Anche le differenze nei costi annuali dello spazio per piede quadrato tra le aree urbane e quelle rurali sono notevoli. Tuttavia, dovresti ottenere il costo dello spazio per la tua zona o, ancora meglio, per il tuo edificio dalla direzione della casa, dalla contabilità, dal budget o dal dipartimento immobiliare.

Prendendo il costo annuale annuale per piede quadrato e moltiplicandolo per il fattore di efficienza spaziale si ottiene il costo base dello spazio per LFF. Ad esempio, se i costi annuali immobiliari sono di $ 10 per piede quadrato e si utilizzano scaffalature aperte a sette livelli, i costi di spazio per LFF sono $ 5. Ma per catturare i costi dello spazio, dobbiamo includere il costo dei servizi oltre ai costi immobiliari.

Il costo dei servizi è rappresentato dai costi in corso per l'illuminazione, la pulizia, l'aria condizionata, il riscaldamento, la verniciatura e le riparazioni a tale spazio. Sfortunatamente, non ci sono linee guida dettagliate per stabilire il costo dei servizi, e ogni stanza di registrazione ha requisiti diversi in relazione a questi servizi, quindi il fattore di costo sarà diverso: l'esperienza ha dimostrato che questi costi variano dal 10% al 50% dei costi annuali immobiliari.

La fascia di costo del 30-50 percento dei costi immobiliari si applica solo ai registri tenuti in "condizioni d'ufficio", ovvero quando vengono utilizzati tappeti, aria condizionata e altre "condizioni di ufficio di lusso" nell'area in cui sono conservati i documenti. La maggior parte delle sale di registrazione si trova nel seminterrato dell'1, 030% per i costi di servizio. Una stanza dei record nel seminterrato, servita solo da illuminazione e pulizia, è solitamente nell'intervallo 5-20%. L'aria condizionata aggiunge un altro 10-30 percento. Il gestore dei record deve avere un'ipotesi plausibile dei costi di servizio per l'area occupata da apparecchiature di archiviazione dei registri.

Per calcolare il costo dello spazio, prendi questa percentuale dei costi annuali immobiliari per piede quadrato, che rappresenta il costo dei servizi, e aggiungila ai costi annuali immobiliari. Ad esempio, se i costi immobiliari sono di $ 10 all'anno per piede quadrato e il costo dei servizi è stimato al 25%, i costi dello spazio sono $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Ora possiamo procedere al calcolo dei costi di archiviazione annuali per LFF

Fase 3: costo dei materiali / anni di stoccaggio + costi di spazio = costi di stoccaggio:

Il costo di archiviazione record per anno per LFF è determinato dividendo il costo dei materiali per il numero di anni di stoccaggio e aggiungendo a quello i costi di spazio. Moltiplicando il costo di storage per il numero totale di LFF in un sistema di archiviazione, è possibile calcolare il costo totale dello storage. Questa cifra non include alcun costo di recupero. Tuttavia, è molto utile confrontare diversi tipi di apparecchiature e varie opzioni di archiviazione in relazione ai loro costi. Ogni gestore di record deve conoscere il costo di archiviazione per il proprio sistema di archiviazione.

La prossima domanda è, per quanto tempo record; saranno tenuti in questa zona. Questo non deve essere confuso con il periodo di conservazione. Piuttosto, potremmo voler calcolare, 'il costo di un'area di file attiva. Quindi solo il periodo di archiviazione in questo particolare file deve essere considerato per il calcolo. Quando i record vengono conservati per meno di sette anni, l'apparecchiatura supera i record. Per ricavare il costo annuale di stoccaggio a breve e medio termine in termini di LFF), supponendo che l'apparecchiatura abbia una durata di dieci anni e il tempo di stoccaggio sia inferiore a sette anni, abbiamo la seguente formula:

costo delle attrezzature / 10 + costo delle forniture / anni di stoccaggio = costi di stoccaggio

Ricorda che il costo dello storage fornisce dati di costo su attrezzature, materiali di consumo e spazio, ma non offre costi di segreteria, di supervisione o di recupero. È semplicemente il costo di memorizzare i record in determinate apparecchiature in un determinato momento. Inoltre, i costi di archiviazione non sono inclusi nel costo di archiviazione.

Vediamo due esempi di calcolo del costo dello storage:

Esercizio 1:

Il reparto record ha scaffalature laterali aperte con 7 livelli. La scaffalatura ha un valore di acquisto del 50%. Nuove scaffalature dello stesso tipo costerebbero SI per LFI. Ci sono 30 record su uno scaffale e ogni scaffale è lungo 3 piedi, quindi ci sono 10 record per piede. Le cartelle di file costano $ 380 per mille. Il costo dello spazio è $ 6 per piede quadrato all'anno. I servizi sono stimati al 15% del costo dello spazio. I registri devono essere conservati in questa stanza per 20 anni.

Innanzitutto, per convertire il costo della scaffalatura dal costo per LFI al costo per LFF, moltiplicare lo 0, 40 per 12, che è 4, 80. Successivamente, calcola il costo dei materiali per LFF, aggiungendo i costi di scaffalature e forniture:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Ora, per calcolare le spese di spazio annuali, moltiplicare il costo annuo immobiliare per piede quadrato per il fattore di efficienza spaziale, che per questo tipo di attrezzature è 0, 50, e aggiungere il 15 per cento di quella cifra:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

Pertanto, il costo totale dello spazio annuale per LFF è di $ 3, 45. Infine, per completare i costi di archiviazione annuali:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Il costo totale di archiviazione per LFF all'anno in questo caso, quindi, è $ 3, 88.

Esercizio 2:

Il dipartimento ha gli stessi dati dell'Esercizio 1. Sta per finire lo spazio ma è legalmente obbligato a conservare i documenti per altri tre anni. Vuole stabilire il costo di tenere i registri sugli scaffali esistenti per altri tre anni. Inoltre, è stato stabilito che se i registri non fossero tenuti in questa stanza, la scaffalatura esistente non potrebbe essere utilizzata da qualche altra parte.

Qual è il costo di archiviazione per LFF all'anno? In questo caso non è necessario acquistare nuove scaffalature, né le vecchie scaffalature possono essere utilizzate altrove. Le cartelle di file sono state utilizzate e non possono essere utilizzate per un'altra applicazione. Non ci sono praticamente costi dei materiali. Il costo dello storage è limitato al costo dello spazio, che è $ 3, 45.

Selezione dell'apparecchiatura di archiviazione:

Sebbene il costo non debba essere l'unico fattore considerato quando si seleziona l'attrezzatura di archiviazione, in realtà è il più delle volte il fattore principale. La stima o la quotazione di qualsiasi fornitore dovrebbe indicare il costo dell'apparecchiatura per LFI o per LFF. Tuttavia, questo non è l'intero quadro. Dovremmo sempre aggiungere il costo dello spazio al costo delle attrezzature. Sarebbe meraviglioso per i potenziali acquirenti se i venditori dichiarassero il fattore di efficienza spaziale su ogni pezzo di letteratura. Ciò eliminerebbe molta confusione. Il vero costo delle apparecchiature di archiviazione è la somma del costo delle attrezzature per LFF e del costo dello spazio per LFF.

Ad esempio, il direttore del record sta valutando quattro armadi a cassetti rispetto a schedari laterali con sei livelli bloccabili (senza cassetti estraibili, porte retrattili). Un prezzo medio per la cassettiera è SI 75; per lo schedario laterale è $ 380. I costi immobiliari annuali per l'ufficio sono in questo caso SI6 per piede quadrato. I servizi sono stimati ad un ulteriore 25 percento, o $ 4 per piede quadrato. I costi totali dello spazio, quindi, sono $ 20 per piede quadrato. Che aspetto ha il confronto dei prezzi? Il fattore di efficienza spaziale per l'armadietto del cassetto è 1, 62; per il cabinet laterale, .66.

Ci sono 8, 33 LFF nell'armadio a quattro cassetti. Il costo dell'attrezzatura è di $ 21 per LFF (175: 8.33). Il costo dello spazio è $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. Il costo totale di questi armadi è $ 21 + $ 32, 40 = $ 53, 40 per LFF. Il prezzo di acquisto di S380 diviso per IS è pari a $ 21, 11. il costo per LFF per il materiale. Ovviamente, non c'è molta differenza nel prezzo dell'attrezzatura tra la cassettiera e lo schedario laterale. Tuttavia, quando prendiamo i costi dello spazio e includiamo quelli nei nostri costi, l'immagine cambia. Moltiplicando i costi immobiliari di $ 20 volte il fattore di efficienza dello spazio, otteniamo il costo dello spazio di $ 13, 20 per LFF (20 x 0, 66).

Stoccaggio off-site:

Di solito è la mancanza di spazio che costringe un'organizzazione a ripensare è un piano per un sistema di archiviazione dei record. Esistono diversi modi per aumentare la capacità di archiviazione utilizzando apparecchiature diverse. Inoltre, il responsabile del record ha la possibilità di scegliere tra due possibilità esterne.

L'archiviazione fuori sede è una di queste alternative. Significa sfruttare lo spazio a basso costo al di fuori del sito e quindi utilizzare le attrezzature e le forniture più economiche, in particolare dal momento che il tasso di recupero dovrebbe essere molto basso. La cifra media per il costo dello stoccaggio fuori sede dovrebbe essere di circa $ 2 all'anno per LFF, tuttavia, in alcuni casi questi costi possono salire fino a S4 all'anno per LFF. Ancora una volta, questo non include i costi di recupero.

Le società di stoccaggio offsite commerciali fanno pagare tra $ 1 e $ 10 per recupero in base alla distanza, al programma di recupero e all'urgenza. Un recente sondaggio ha indicato il costo di un impianto di stoccaggio invasivo da $ 0, 02 a $ 1, 00 per piede cubo all'anno. " Solo su, il rispondente ha riportato costi significativamente più alti. Sfortunatamente, non è stata fatta alcuna distinzione nel sondaggio tra lo stoccaggio fuori sede e lo stoccaggio in loco. L'indagine ha incluso oltre il 55% delle strutture inattive che memorizzavano i record sul sito.

Microfilm:

La seconda alternativa esterna è la riduzione dei record su microfilm. Quando guardiamo alla possibilità del microfilm, non dovremmo limitarci a considerare il valore di archiviazione. Il campo della micrografia offre uno strumento di gestione delle informazioni completamente diverso. I suoi vantaggi sono nel settore della gestione e distribuzione delle informazioni, nonché nell'area dello stoccaggio.

I costi dei microfilm devono essere suddivisi in costi di conversione e costi di archiviazione. I costi di conversione per microfilm interni contengono i costi di attrezzature, materiali e manodopera. Nel caso in cui si utilizzi un ufficio di assistenza esterno per la conversione in microfilm, di solito c'è un addebito per l'intero lavoro, eccetto quando nella preparazione della casa vale a dire, lo smistamento, l'imballaggio, la preparazione devono essere eseguiti dal dipartimento di documentazione.

I costi di stoccaggio contengono l'attrezzatura, lo spazio e i possibili costi di conservazione. Questi ultimi sono spesso trascurati come una parte importante della microfilmatura. Sfortunatamente, l'archiviazione appropriata del microfilm in condizioni controllate non è consuetudine con molti utenti di microfilm. Un'adeguata politica di conservazione dovrebbe essere stabilita da ogni gestore di record per l'archiviazione di microfilm.

In molti casi gli uffici di assistenza per i microfilm sono specializzati nell'elaborazione di grandi volumi e possono essere più economici di un'operazione domestica. Questo studio ha suggerito solo attrezzature di base per le riprese in casa, vale a dire una macchina fotografica rotante, una stampante per lettori e un lettore. Le cifre di costo si basavano sui seguenti dati: 80.000 immagini di film filmate all'anno; frequenza di sequenziamento a 1.000 immagini / pagine all'ora; rimozione / correzione di impedimenti a 800 immagini all'ora; posizionamento dell'ID

Per le 80.000 immagini sono stati assicurati i seguenti costi:

io. Sequenza di preparazione 80 ore uomo

ii. Impedimenti '100 ore uomo

iii. L'ID ha come obiettivo 80 ore uomo

iv. Riprese 100 ore uomo

v. Ispezione del film, controllo qualità 80 ore uomo

VI. Totale 440 ore di lavoro

Il costo medio per uomo-ora è qui assunto in $ 8. Questa cifra include i fringe benefits, i costi generali e di supervisione e le spese generali. Quindi il costo totale del lavoro è $ 3, 520 (440 x S8). Ovviamente, questi dati variano in base alla posizione in quanto la retribuzione, le dimensioni, le circostanze locali e il livello dei benefici aggiuntivi possono variare. Il manager del record dovrebbe sentirsi libero di inserire il numero che si applica a lei o alla sua operazione. La seconda componente di costo è il costo delle forniture e dell'elaborazione. Ciò comprende il costo dei materiali, compresi i prodotti chimici per pellicole e processi, nonché il deprezzamento delle attrezzature per microfilmaggio.

Nella prima applicazione le ovvie differenze tra copia cartacea e microfilm saranno amplificate da costi di recupero ancora più elevati per il microfilm (riproduzione di copie cartacee). I costi di recupero compensano alcuni degli elevati costi di conversione e la terza applicazione è migliore del pareggio, il che significa un risparmio effettivo per il sistema microfilm. Nella quarta applicazione l'immagine è quasi invertita: ci sono enormi risparmi sui costi per il microfilm.

Il recupero della copia cartacea è solitamente più costoso del recupero di microfilm quando i dirigenti sono disposti a utilizzare microfilm originali. In quest'ultima situazione, i lettori di microfilm sono distribuiti in tutta l'organizzazione e le informazioni sui microfilm non vengono generalmente convertite in copia cartacea. Come questo dimostra, la chiave per l'uso economico del microfilm è la capacità del gestore dei record di convincere il management a utilizzare i lettori di microfilm come strumenti di recupero. Tuttavia, in molte applicazioni di archiviazione dei record, il microfilm viene utilizzato solo come supporto di memorizzazione. Quando qualcuno vuole informazioni su quel disco, una stampa è fatta come "documento di lavoro". In questo caso, il microfilm è più costoso della copia cartacea.

Archiviazione informatizzata delle informazioni:

Molti esperti d'ufficio hanno previsto che la tecnologia dell'ufficio senza carta governerebbe l'archiviazione delle informazioni negli anni '80, ma non è avvenuta così rapidamente come molti si aspettavano. Lo slogan dell'ufficio non cartaceo è stato collegato a una chiamata per meno, piuttosto che più carta. L'industria produttrice di carta afferma che non c'è mai stata una richiesta di carta così grande come nei primi anni '80.

I costi del computer sono stati ridotti in modo coerente. La prospettiva della memoria a bolle sembrava essere la svolta per l'archiviazione di informazioni magnetiche economiche. Non è successo. L'elaborazione dei dati (il dipartimento è rimasto fedele al suo nome: l'elaborazione dei dati è il business del computer, non l'archiviazione dei dati, tuttavia parti dell'industria dei computer e delle industrie affiliate stanno lavorando sodo a un cambiamento. era 200 volte più costoso del microfilm, che è cambiato drasticamente e continua a cambiare.

Nel 1982 e nel 1983 i primi segni di una nuova tecnologia potevano essere visti sull'orizzonte di archiviazione dei dischi: i dischi di archiviazione ottica del computer. I sistemi di dischi ottici sono ancora tutti costosi come nuovi. Un'unità grande e ad alte prestazioni per i dischi ottici costa nel 1982, 83 SW80, 000, un disco in modalità DRAW (lettura diretta dopo scrittura) parte da $ 1.000 o più. Tuttavia, gli esperti prevedono un prezzo di vendita di $ 200 per dischi ottici contenenti 50.000 documenti o quattordici di un centesimo per documento.

In tutti i casi di calcolo del costo dello storage dobbiamo separare lo storage sostenuto dai costi e dai costi di conversione. I costi di conversione sono le spese, in transizione di informazioni da un mezzo a un altro. Tutti i segnali sembrano indicare che i dischi ottici giocheranno un ruolo importante nell'archiviazione informativa in quanto diventano economici e forniscono una vera competizione per lo storage convenzionale.