Come migliorare la comunicazione all'interno della tua organizzazione? (17 modi)

Alcuni dei modi per migliorare la comunicazione all'interno della tua organizzazione sono i seguenti:

1. Chiarezza dello scopo:

In primo luogo, dobbiamo essere chiari su ciò che vogliamo comunicare. Ciò richiede un'attenta pianificazione. Qualcuno ha giustamente detto: "Il principale errore nella comunicazione è credere che ciò accada". Va tenuto presente che tutte le comunicazioni sono il risultato del pensare in anticipo e della pianificazione di ciò che deve essere trasmesso a chi, in che modo e quando. Nessuna comunicazione significativa ha luogo a caso o a caso.

2. Soddisfare la testa e il cuore:

Il coinvolgimento emotivo è tanto importante quanto l'informazione quando si tratta di attirare un pubblico e di motivare gli ascoltatori a cambiare. Una risposta emotiva aumenterà il tempo e l'energia che un ascoltatore spende pensando al messaggio. Inoltre, le decisioni che vengono raggiunte logicamente sono rafforzate se la decisione è anche emotivamente gratificante. L'attenzione dovrebbe essere rivolta alle esigenze del destinatario.

3. Condivisione di attività:

Una comunicazione efficace è responsabilità di tutte le persone nell'organizzazione. Possono essere di qualsiasi livello: manageriale o non manageriale. Tutti devono lavorare per un obiettivo comune. Significa, quindi, che tutti, in modi diversi, partecipano al processo di comunicazione. Ecco perché i manager sono invitati a consultarsi con gli altri quando necessario. Una pratica utile è quella di ricordare i titoli "For Action" e "For Information" quando si pianificano le comunicazioni.

4. Uso dei simboli:

È stato ripetutamente detto che la comunicazione è effettuata attraverso una serie di simboli reciprocamente compresi. Significa che sia la codifica che la decodifica devono essere eseguite mediante simboli familiari al mittente e al destinatario.

Questo è il motivo per cui i manager, e in particolare lo staff specializzato, sono invitati a evitare l'uso di vocaboli o gerghi altamente tecnici che sono compresi solo in un gruppo strettamente limitato. Dovrebbero ricordare che al di là del loro vocabolario tecnico esiste un linguaggio comunemente compreso che non crea alcun problema di comunicazione.

5. Concentrandosi sulle esigenze del ricevitore:

Ogni volta che comunichiamo dobbiamo tenere a mente le esigenze del destinatario del messaggio o delle informazioni. Dovrebbe essere nostro sforzo vedere che qualsiasi messaggio o informazione che inviamo deve essere di valore per il destinatario. Questa consapevolezza da parte nostra lo renderà più ricettivo.

6. Uso del feedback:

Una rinomata autorità sul comportamento organizzativo dice "Usa feedback". La comunicazione è completa solo quando il destinatario comprende il messaggio. Non possiamo mai sapere se ha capito il messaggio a meno che non riceviamo il feedback.

Molti problemi di comunicazione sorgono a causa di incomprensioni e inesattezze. Possiamo evitare questi problemi ponendo domande, richiedendo una risposta alla nostra lettera e incoraggiando il destinatario a dare le sue reazioni al messaggio.

7. Ascolto:

La comunicazione non può essere efficace a meno che il destinatario non ascolti con la dovuta attenzione o anticipatamente. Mostra inoltre che la comunicazione è una responsabilità congiunta sia del mittente che del destinatario. L'ascolto partecipativo è una condizione essenziale per una comunicazione efficace.

8. Controllo delle emozioni:

È piuttosto triste notare che non sempre comunichiamo in modo completamente razionale. Il nostro ragionamento è spesso offuscato da sentimenti o emozioni negative. Il risultato è che tutti i tipi di equivoci emergono a causa della codifica del messaggio caricata dalle emozioni o di un'interpretazione errata del messaggio in arrivo a livello di decodifica. Ecco perché i moderni esperti di gestione ci consigliano di esercitare l'autocontrollo. Le emozioni, in particolare le emozioni negative, possono semplicemente falsificare la comunicazione.

9. Politeness of Manners:

Nella comunicazione, il tono della voce, la scelta del linguaggio e la congruenza o la connessione logica tra ciò che viene detto e come viene detto influenzano la reazione del ricevente. Ecco perché oggi ai manager si consiglia di evitare l'autoritarismo o, in altre parole, di esercitare autorità con grazia. La cortesia genera cortesia e incoraggia la comunicazione partecipativa che coinvolge le persone a tutti i livelli. La comunicazione veramente efficace si basa sulla cortesia e sulla finezza.

10. Eliminazione del rumore:

Ogni sforzo possibile deve essere fatto per eliminare l'elemento di rumore che distorce la comunicazione nella fase di trasmissione. Qualunque cosa non funzioni con l'apparecchiatura sonora o qualsiasi disturbo nella linea di trasmissione è destinata a rovinare la comunicazione.

11. Chiarimento delle ipotesi:

Nessuna comunicazione efficace può basarsi su ipotesi. Ogni sforzo deve essere fatto per chiarire le ipotesi e avere un'immagine chiara e positiva del destinatario del nostro messaggio. Allo stesso modo il ricevitore deve anche sbarazzarsi di tutte le ipotesi sul mittente.

12. Evitare le ambiguità:

Connotazioni e ambiguità portano a problemi semantici. Il mittente del messaggio dovrebbe fare attenzione a vedere che il ricevitore non deve andare oltre il testo del messaggio. Pertanto, è consigliabile utilizzare parole ed espressioni esplicite. E anche le parole che hanno un doppio significato dovrebbero essere evitate.

13. Background socio-psicologico dei comunicatori:

Tutti i comunicatori efficaci si preoccupano di comprendere lo sfondo socio-psicologico dei destinatari dei loro messaggi. La regola d'oro è "Prima capire, quindi essere capiti".

14. Completezza del messaggio:

Un messaggio efficace è un messaggio completo. Il ricevitore non dovrebbe essere lasciato a indovinare. Potrebbe portare a fraintendimenti. Un messaggio completo porta tutti i fatti e le cifre necessari.

15. Concisione di espressione:

Completezza non significa inclusione di dettagli o deviazioni non necessari. Un messaggio efficace è conciso e nitido. A tale scopo, il mittente deve essere lucido e correttamente focalizzato nella sua visione.

16. Lingua del corpo cordiale:

Questo punto è particolarmente importante per la comunicazione orale faccia a faccia. Dobbiamo stare attenti a vedere che manteniamo una postura corretta che includa sicurezza e cortesia, contatto visivo e, per quanto possibile, gesti piacevoli. E il linguaggio del corpo positivo si basa su sentimenti positivi.

17. Comandi Attenzione:

Dimostrando quanto sia rilevante il messaggio per il destinatario e portandolo a rendersi conto della sua utilità calzando che è compatibile con le credenze degli ascoltatori, la comunicazione può essere efficace. L'attenzione è molto necessaria per garantire che tutti i dettagli pertinenti siano inclusi in modo corretto e chiaro.