Come superare le barriere comunicative nella tua organizzazione? - risposto!

È molto importante per il management riconoscere e superare gli ostacoli a una comunicazione efficace per l'ottimizzazione operativa. Ciò comporterebbe la diagnosi e l'analisi delle situazioni, la progettazione di messaggi appropriati, la selezione dei canali appropriati per la comunicazione di questi messaggi, l'assistenza ai destinatari dei messaggi nella corretta decodifica e interpretazione dei messaggi e la fornitura di un sistema di feedback efficiente ed efficace.

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Alcuni dei passi che possono essere intrapresi a questo riguardo sono:

1. Feedback e comunicazione verso l'alto:

Il feedback aiuta a ridurre le incomprensioni. Le informazioni vengono trasferite in modo più accurato quando al ricevente viene data l'opportunità di chiedere chiarimenti e risposte a qualsiasi domanda relativa al messaggio. La comunicazione a due vie, anche se richiede più tempo, evita la sfiducia e porta alla fiducia e all'apertura che crea una relazione salutare tra il mittente e il destinatario e contribuisce a una comunicazione efficace. La comunicazione verso l'alto è rafforzata mantenendo una politica della porta aperta e offrendo ai lavoratori opportunità di dare suggerimenti che dovrebbero essere presi seriamente in considerazione dal management, riconoscendoli e adottando le misure appropriate.

2. Migliora le capacità di ascolto:

Secondo Stuart Chase, "ascoltare è l'altra metà del parlare" ed è una parte molto importante del processo di comunicazione. L'ascolto è un processo mentale attivo e va oltre l'udito. Buone abitudini di ascolto portano a una migliore comprensione e buone relazioni reciproche. Ascoltare è un riconoscimento del fatto che il ricevente ha la responsabilità nel processo di comunicazione. Alcune delle linee guida per un ascolto efficace sono:

a) L'ascolto richiede la massima attenzione dell'altoparlante. Non lasciare che la tua mente vaghi o si preoccupi di qualcos'altro, altrimenti non sarai in grado di cogliere il significato del messaggio nella sua interezza.

b) Il tono della lingua usato e le emozioni dovrebbero ricevere la giusta attenzione. Ascolta i sentimenti nel contenuto del messaggio e rispondi positivamente a questi sentimenti.

c) Poni domande per chiarire qualsiasi punto che non capisci chiaramente e rifletti al relatore la tua comprensione di ciò che è stato detto.

d) Assicurarsi che non vi siano interruzioni e interferenze esterne durante la conversazione.

e) Non giudicare l'importanza del messaggio a causa delle precedenti esperienze e esperienze con il mittente o per le sue percezioni su di lui, positive o negative.

f) Non saltare alle conclusioni prima che il messaggio sia finito e sia chiaramente compreso.

g) Riassumi e ripeti il ​​messaggio dopo che è finito per accertarsi doppiamente del contenuto e dell'intento del messaggio.

3) Sviluppare abilità di scrittura:

Messaggi chiaramente scritti possono aiutare a evitare le barriere semantiche e di percezione. Una comunicazione ben scritta elimina la possibilità di incomprensioni e fraintendimenti. Quando si scrivono messaggi, sarebbe saggio adottare il principio KISS che significa "Mantenerlo breve e semplice, rendendo il significato il più chiaro possibile in modo da raggiungere lo scopo desiderato. Alcuni suggerimenti utili nella comunicazione scritta sono suggeriti da Robert Degise come segue:

a) Mantenere le parole semplici:

Ciò ridurrà i tuoi pensieri all'essenziale e il messaggio sarà più facilmente comprensibile dal destinatario. Il messaggio verrà perso se le parole sono complesse e non si prestano a chiarire il significato singolo.

b) Non essere impantanati dalle regole di composizione:

Mentre le regole della grammatica e della composizione devono essere rispettate, non dovrebbero essere prioritarie rispetto allo scopo ultimo della comunicazione.

c) Scrivi in ​​modo conciso. Usa il minor numero possibile di parole:

Non essere breve a costo di completezza, ma esprimere i tuoi pensieri, opinioni e idee nel minor numero possibile di parole.

d) Sii specifico:

La vaghezza distrugge l'accuratezza che porta a fraintendere il significato dell'intento del messaggio. Di conseguenza, essere specifici e al punto.

4) Evita le lacune di credibilità:

La comunicazione è un processo continuo e l'obiettivo della comunicazione è la completa e accurata comprensione del messaggio, nonché la creazione di fiducia tra tutti i membri dell'organizzazione. Di conseguenza, la direzione deve essere sincera e deve guadagnarsi la fiducia dei subordinati. La gestione non dovrebbe essere solo sensibile ai bisogni e ai sentimenti dei lavoratori, ma anche le sue promesse dovrebbero essere supportate da azioni.

La parola di gestione dovrebbe essere valida come un legame. Solo allora si accumulerebbe un'atmosfera di congenialità, che migliorerebbe il processo di comunicazione. Secondo gli studi condotti da J. Luft, l'apertura e un'atmosfera di fiducia costruiscono sane relazioni e colmano le lacune di credibilità, contribuendo così all'efficacia e al miglioramento della comunicazione.