Elenco di documentazione necessaria in attività di esportazione

Una domanda ovvia sorge spontanea: perché la documentazione è necessaria nelle attività di esportazione? La risposta a questa domanda sta nella natura dei rapporti commerciali tra l'esportatore e l'importatore che opera in due paesi. Uno sa, a differenza del commercio domestico, le pratiche commerciali e gli ordinamenti giuridici sono differenti nei due paesi da cui l'esportatore e l'importatore stanno operando.

Pertanto, al fine di tutelare i rispettivi interessi dell'esportatore e dell'importatore coinvolto nelle attività di esportazione, alcune formalità documentali diventano essenziali. Tale documentazione facilita il regolare flusso di merci e i loro pagamenti attraverso le frontiere nazionali.

Esportare documenti in base alle funzioni da loro svolte sono generalmente classificati in quattro tipi:

1. Documenti commerciali

2. Documenti normativi

3. Documenti di assistenza all'esportazione

4. Documenti richiesti dai Paesi importatori.

Cerchiamo ora di discutere i documenti specifici e le funzioni svolte da loro in ciascuna categoria.

Documenti commerciali:

1. Fattura commerciale:

Questo è il primo documento di base e l'unico completo in una transazione di esportazione. È, infatti, un documento di contenuto contenente informazioni sulle merci. Nomenclatura del sistema armonizzata (HSN), prezzo praticato, termini di spedizione e marchi e numeri sui colli contenenti la merce.

L'esportatore ha bisogno di questo documento per altri scopi anche come:

(i) Ottenere il certificato di ispezione all'esportazione

(ii) Ottenere l'autorizzazione per le accise

(iii) Ottenere sdoganamento e

(iv) Garantire tali incentivi come supporto compensativo in contanti (CCS) e licenza di importazione.

Questo documento è preparato sia in fase di pre-spedizione che di post-spedizione.

Oltre alla fattura commerciale, c'è anche una fattura proforma. È una fattura commerciale temporanea che viene inviata dall'esportatore all'importatore. Copre la spedizione prevista che può o non può essere fatta in futuro.

L'importatore richiede questo documento per ottenere una licenza di importazione e aprire una lettera di credito a favore dell'esportatore. Con tale ovvia importanza della fattura proforma, l'esportatore dovrebbe coltivare l'abitudine di inviare la fattura proforma all'importatore, anche se lo stesso non è richiesto.

2. Polizza di carico:

La polizza di carico (B / L) è un documento emesso dalla compagnia di navigazione che riconosce che le merci in esso menzionate sono state spedite o spedite. Questo è anche un impegno per il fatto che le merci in ordine e condizione come ricevute saranno consegnate al destinatario, a condizione che le merci ivi specificate siano state debitamente pagate.

La polizza di carico serve tre funzioni distinte:

(i) È una prova del contratto di trasporto (trasporto).

(ii) Si tratta di una ricevuta rilasciata dalla compagnia di spedizioni per merce da essa ricevuta.

(iii) È un documento di proprietà della merce spedita.

La polizza di carico fornisce i dettagli sull'esportatore, sulla nave che trasporta, sulle merci spedite, sul porto di imbarco, sulla destinazione, sul destinatario e sulla parte da notificare all'arrivo delle merci a destinazione. Bill of ladings è fatto i set.

3. Bill delle vie aeree:

Nel trasporto aereo, il documento di trasporto è noto come biglietto aereo. Questo documento svolge tre funzioni di una nota di inoltro per le merci, la ricevuta per i beni offerti e l'autorità per ottenere la consegna delle merci. Poiché non è negoziabile, quindi non ha la stessa validità di una polizza di carico per il trasporto marittimo.

4. Bill of Exchange (B / E):

La cambiale è uno strumento o una bozza utilizzata per il pagamento in affari internazionali / di esportazione. È uno strumento scritto che contiene un ordine incondizionato, firmato dal marcatore, che ordina a una certa persona di pagare una certa somma di denaro solo ao all'ordine di una persona o al portatore dello strumento. La persona a cui è indirizzata la cambiale è quella di pagare su richiesta o in un futuro fisso o determinabile.

Ci sono tre parti coinvolte in una cambiale:

(i) The Drawer (Exporter):

La persona che fa e esegue il B / E o dice, la persona a cui è dovuto il pagamento.

(ii) The Drawee (Importatore):

La persona su cui viene redatto il B / E e chi è tenuto a rispettare i termini del documento.

(iii) Il beneficiario (banca degli esportatori o degli esportatori):

La parte per ricevere il pagamento.

5. Lettera di credito:

Si tratta di uno strumento scritto emesso dalla banca dell'acquirente (importatore), che autorizza il venditore (esportatore) a disegnare in conformità con determinati termini e stipulando in una forma giuridica che tutte le fatture (bozze) saranno onorate. La lettera di credito fornisce all'esportatore maggiore sicurezza rispetto ai conti aperti o alle cambiali.

Una lettera di credito commerciale coinvolge le seguenti tre parti:

(i) L'apertore o importatore - l'acquirente che apre il credito

(ii) L'emittente - la banca che emette la lettera di credito.

(iii) Il beneficiario - il venditore a favore del quale è aperto il credito.

In base a condizioni diverse, le lettere di credito possono essere dei seguenti tipi:

(a) Revocabile e irrevocabile:

In caso di lettera di credito revocabile, l'acquirente o l'emittente può annullare o modificare un obbligo in qualsiasi momento prima del pagamento senza preavviso all'esportatore o al venditore. Quando la lettera è irrevocabile, l'acquirente non può annullare o modificare l'obbligo senza il permesso dell'esportatore.

(b) Confermato e non confermato:

In caso di lettera di credito confermata, il pagamento è garantito dalla banca emittente. Quando la lettera non è confermata, tale garanzia non viene fornita dalla banca.

(c) Con e senza ricorso:

Con ricorso si intende se l'acquirente non riesce a pagare la banca dopo un determinato periodo, la banca può ricorrere all'esportatore. Non esiste tale disposizione nella lettera di credito senza ricorso.

Documenti normativi:

1. Documenti legali per l'esportazione dall'India:

Esistono due tipi di documenti normativi:

(i) Documenti necessari per la registrazione, e

(ii) Documenti necessari per la spedizione.

I documenti di prima categoria includono applicazioni e altri documenti giustificativi per ottenere:

(i) numero di codice della Reserve Bank of India (RBI),

(ii) Numeri di codice degli importatori e degli esportatori dal capo controllore delle importazioni e delle esportazioni,

(iii) Certificato di iscrizione a un abbonamento (RCMC), ecc.

I documenti necessari per la spedizione delle merci includono quanto segue:

(i) Forma GR:

È necessario che sia compilato in duplice copia per tutte le esportazioni diverse dalla posta. Entrambe le copie devono essere presentate alle autorità doganali nel porto di imbarco. Conserveranno la copia originale da inviare direttamente alla Reserve Bank of India.

Restituiranno la copia duplicata che viene presentata alla banca negoziale insieme ad altri documenti dopo la spedizione della merce. La banca negoziale invia la copia duplicata alla RBI dopo che i proventi delle esportazioni sono stati realizzati.

(ii) Modulo PP:

Le esportazioni verso tutti i paesi tramite pacchi postali (PP), salvo quando effettuate su base "valore pagabile" o "pagamento alla consegna", dovrebbero essere dichiarate sui moduli PP.

(iii) Modulo VP / COD:

È necessario compilare una copia per le esportazioni verso tutti i paesi tramite pacco postale in base alle disposizioni per realizzare i proventi tramite canali postali su base "valore pagabile" o "pagamento alla consegna".

(iv) Modulo EP:

Le spedizioni in Afghanistan e Pakistan diverse da quelle postali dovrebbero essere dichiarate su moduli EP.

(v) Modulo SOFTEX:

È richiesto di essere preparato in triplice copia per l'esportazione di software per computer in forma non fisica.

2. Fattura della spedizione:

La bolla di spedizione è il documento principale in base al quale viene fornita l'autorizzazione della dogana per l'esportazione. Per spedire la spedizione pacchi è necessario compilare un modulo di dichiarazione in dogana. Presso le autorità doganali sono disponibili tre tipi di bollette di spedizione.

Questi sono:

(i) fattura di spedizione gratuita:

È utilizzato per l'esportazione di merci per le quali non vi è alcun dazio all'esportazione.

(ii) Fattura di spedizione accettabile:

Stampato su carta gialla, è utilizzato in caso di merci soggette a dazi doganali / cess.

(iii) Fattura di spedizione del rimborso:

Di solito è stampato su carta verde e viene utilizzato per l'esportazione di merci aventi diritto al dazio del dazio.

3. Polizza di assicurazione marina:

È lo strumento base nell'assicurazione marittima. Una politica marittima è un contratto e un documento legale che serve come prova dell'accordo tra l'assicuratore e l'assicurato. La politica deve essere prodotta per premere un reclamo in un tribunale. Un esportatore deve anche presentare la polizza di assicurazione marittima come garanzia collaterale quando ottiene un anticipo sul suo credito bancario.

Esportare documenti di assistenza:

Per avvalersi di una serie di incentivi e assistenza, un esportatore è tenuto a compilare un certo numero di documenti.

Alcuni di quelli importanti di questi sono discussi qui:

1. Modulo di domanda per la registrazione:

Gli esportatori desiderosi di avvalersi dei vantaggi della politica di importazione sono tenuti a registrarsi presso l'appropriata autorità di registrazione, come i Consigli di promozione delle esportazioni (EPC), i Comitati per le merci e il Controllore principale delle importazioni e delle esportazioni (CCIE), Nuova Delhi.

La domanda di registrazione deve essere accompagnata da un certificato dei banchieri dell'esportatore in merito alla sua solidità finanziaria. Nel caso in cui un'impresa abbia succursali, la domanda di registrazione deve essere presentata solo dalla sede centrale.

2. Assegnazione di materie prime indigene su base prioritaria:

I produttori esportatori possono richiedere al direttore della promozione delle esportazioni, ministero del commercio, il reintegro dei materiali indigeni utilizzati nella fabbricazione di merci per l'esportazione.

3. Duty Destino:

Per richiedere questo incentivo, il documento principale è la copia di rimborso attestata dalla dogana della bolla di spedizione. Questo deve essere accompagnato da altri documenti come l'ordine di pagamento del rimborso, la fattura commerciale finale e una copia della polizza di carico o della bolletta aerea, a seconda dei casi.

4. Licenza REP e CCS:

Per richiedere la licenza REP e il supporto compensativo in contanti (CCS), l'esportatore è tenuto a preparare e presentare un certo numero di documenti.

I principali documenti al riguardo sono:

(i) Applicazione nel modulo prescritto

(ii) Scontrino di riconoscimento

(iii) Bank challan emessa dal Tesoro per la tassa di iscrizione pagata.

(iv) Ricevimento anticipato per l'importo dell'assistenza in contanti

(v) Una copia debitamente certificata della bolla di spedizione.

(vi) Copia non negoziabile della polizza di carico / trasporto aereo.

Documenti richiesti dai Paesi importatori:

In caso di attività di esportazione, i paesi importatori necessitano di alcuni documenti a causa della necessità legale. Questi documenti sono ottenuti dall'esportatore e inviati all'importatore.

Alcuni dei documenti noti sono i seguenti:

1. Fattura consolare:

Di solito è rilasciato nella forma specificata dal consolato del paese importatore situato nel paese esportatore. Fornisce una dichiarazione sul valore reale delle merci spedite. Le autorità doganali dell'impresa d'importazione applicano un valore in base al valore indicato sulla fattura consolare.

2. Certificato di origine:

Questo certificato è rilasciato da organismi indipendenti come la camera di commercio o il consiglio di promozione delle esportazioni nel paese esportatore. Si tratta di una certificazione che i beni esportati sono stati effettivamente prodotti in quel particolare paese.

3. Certificato di origine SPG:

Le merci che ottengono il beneficio del trattamento preferenziale all'importazione nei paesi che applicano il sistema di preferenze generalizzate (SPG) dovrebbero essere accompagnate dal certificato di origine SPG. Questo certificato viene fornito sui moduli prescritti dai paesi importatori.

4. Fatture doganali:

È inoltre redatto su un modulo specifico prescritto dall'autorità doganale del paese importatore. Le informazioni fornite nel documento consentiranno all'autorità doganale del paese importatore di prelevare e addebitare i dazi all'importazione.