Rendere più efficiente il tuo sistema informativo aziendale
Rendere più efficiente il tuo sistema informativo di contabilità aziendale
La necessità di sviluppare un efficace sistema di informazione contabile in un'azienda non può essere eccessivamente enfatizzata. Poiché l'uso e il controllo delle risorse finanziarie sono collegati ai sistemi informativi contabili, diventa ancora più importante pianificare, progettare e implementare attentamente il sistema informativo contabile.
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Che cosa rende efficace un sistema di informazioni contabili? La risposta a questa domanda può essere data sotto forma dei seguenti fattori critici di successo:
1. Efficienza
2. Semplicità
3. Flessibilità
4. Affidabilità
5. Accettazione dell'utente
1. Efficienza:
I sistemi di informazione contabile rientrano tra le categorie di sistemi di fabbrica e sistemi di supporto. Generalmente, la forza trainante dietro lo sviluppo di questi è il probabile miglioramento dell'efficienza dei compiti specifici e l'obbligo statutario di generare informazioni accurate e tempestive per la segnalazione a vari utenti esterni. Tali sistemi, quindi, devono lavorare con i budget più bassi possibili e servire allo scopo.
Il volume di informazioni generate dai sistemi di informazione contabile è aumentato notevolmente. Di conseguenza, l'efficacia dei costi è diventata un fattore critico di successo per i sistemi informativi contabili.
2. Flessibilità:
I sistemi di contabilità sono ora soggetti a cambiamenti più frequenti che mai. I cambiamenti, in generale, sono resi necessari da cambiamenti nei regolamenti per le imprese, ristrutturazione dell'organizzazione, reingegnerizzazione dei processi aziendali, ecc.
Il sistema di informazione contabile può essere modificato per trarre vantaggio dal cambiamento nella tecnologia dell'informazione. Pertanto, un sistema di informazione contabile deve essere flessibile e capace di adattarsi ai cambiamenti del contesto aziendale e della tecnologia dell'informazione.
3. Semplicità:
I sistemi di informazione contabile sono utilizzati da una varietà di utenti, sia interni che esterni. Questi utenti hanno diversi livelli di comprensione dei sistemi informatici e della tecnologia. Pertanto, è essenziale garantire che il sistema sia semplice e di facile utilizzo.
Un sistema di informazione contabile dovrebbe essere semplice da utilizzare, mantenere e controllare. Dovrebbe evitare caratteristiche indesiderate, in quanto aggiungono solo complessità al sistema. Tuttavia, c'è un compromesso tra semplicità e flessibilità e un corretto equilibrio tra i due deve essere mantenuto nel sistema.
4. Affidabilità:
Poiché i sistemi di informazione contabile si riferiscono alle operazioni quotidiane dell'azienda, devono essere sistemi altamente affidabili. L'affidabilità può essere misurata in termini di bassa manutenzione, qualità delle informazioni e capacità di gestire le eccezioni. I sistemi di informazione contabile devono essere progettati per garantire che non accettino dati errati, né forniscono rapporti errati o incompleti.
5. Accettazione da parte dell'utente:
L'uso dei sistemi di informazione contabile è pervasivo nell'impresa, come quasi tutti i dipartimenti lo utilizzano. A causa dell'elevato numero di utenti, l'accettazione sicura degli utenti diventa difficile. Senza l'accettazione dell'utente, i sistemi di informazione contabile non possono avere successo.
Il fallimento dei sistemi di informazione contabile nelle banche indiane nazionalizzate nelle fasi iniziali è un classico esempio dell'importanza dell'accettazione da parte degli utenti dei sistemi di informazione contabile.
L'accettazione dell'utente arriva quando il sistema semplifica il lavoro dell'utente e risolve i suoi problemi, senza aggravare le sue pene. Pertanto, il coinvolgimento degli utenti nella fase di sviluppo e implementazione è essenziale per il successo dei sistemi informativi contabili.
