Processo di pianificazione della forza lavoro (con diagramma di flusso)

Questo articolo getta luce sulle cinque fasi principali coinvolte nel processo di pianificazione della forza lavoro. I passaggi sono: 1. Obiettivi organizzativi e piani 2. Previsione del fabbisogno di forza lavoro 3. Preparazione dell'inventario della forza lavoro 4. Identificazione del divario di manodopera 5. Piani d'azione per colmare il divario.

Passaggio 1. Obiettivi e piani organizzativi:

Il punto di partenza di qualsiasi attività in un'organizzazione / impresa è il suo obiettivo che ha origine in vari piani e politiche che forniscono indicazioni per la linea di condotta futura. A seconda di queste direzioni, vari sottosistemi dell'azienda escogitano i propri piani e programmi. In questo modo, i piani e i programmi di ogni sottosistema sono collegati al piano organizzativo e alle politiche principali.

Il contributo di un sottosistema al raggiungimento degli obiettivi organizzativi viene influenzato negativamente se il collegamento non è corretto. Questo è vero anche in caso di pianificazione della forza lavoro. Pertanto, le politiche organizzative dovrebbero essere identificate e incorporate nel processo di pianificazione.

In particolare le seguenti domande sono rilevanti a questo proposito:

(1) I posti vacanti identificati devono essere coperti dalla promozione dall'interno o dall'esterno?

(2) In che modo gli obiettivi di sviluppo e formazione si interfacciano con gli obiettivi della pianificazione della manodopera?

(3) Quali sono i vincoli incontrati nella pianificazione della manodopera quali sono le politiche necessarie per gestire questi vincoli?

(4) I lavori di routine e noiosi dovrebbero continuare o essere eliminati, ovvero come arricchire il lavoro dei dipendenti?

(5) Quali sono i modi e i mezzi per ridurre le dimensioni delle organizzazioni al fine di combattere la concorrenza esistente?

(6) In che misura l'automazione può essere adottata in caso di produzione e altre operazioni?

(7) Quali sono i modi e i mezzi per garantire la continua disponibilità di forza lavoro flessibile e adattabile?

Fase 2. Previsione del requisito della forza lavoro:

Il primo ingrediente essenziale della pianificazione della forza lavoro è la previsione dei requisiti di manodopera per le risorse umane in un'organizzazione per un periodo di tempo.

In un modo questo requisito dipende dalla scala delle operazioni delle organizzazioni nel periodo di tempo preso in considerazione. Tuttavia, i requisiti umani totali non hanno una relazione lineare completa con il volume di produzione / operazione.

Ciò è dovuto ai fatti come il rapporto uomo-macchina e il cambiamento di produttività ecc. Pertanto, nel fare previsioni per il fabbisogno di risorse umane, devono essere considerati tutti quei fattori che hanno un impatto sulla relazione tra volume di attività e numero di dipendenti.

Sebbene ciò renda alquanto difficile la pianificazione della forza lavoro, ma fornisce una risposta chiara alla domanda critica, quante persone saranno richieste in futuro? Il dipartimento delle risorse umane deve preparare una previsione per il fabbisogno di risorse umane basato su tali documenti.

La previsione dei requisiti delle risorse umane serve ai seguenti scopi:

1. Per quantificare il lavoro richiesto per la produzione di un determinato numero di prodotti / merci o per offrire una determinata quantità di servizio.

2. Stabilire quali mix di personale è auspicabile in futuro.

3. Valutare e determinare i livelli di organico appropriati in diverse parti dell'organizzazione al fine di evitare costi inutili.

4. Per sbarazzarsi della carenza di persone quando e dove sono più richiesti.

5. Visualizzare la conformità con i requisiti legali relativi alla prenotazione di posti di lavoro, ecc.

Fase 3. Preparazione dell'inventario della manodopera:

L'inventario è termine che viene normalmente utilizzato per il conteggio di articoli tangibili che sono necessari per fabbricare un prodotto e per mantenere in buono stato l'equipaggiamento e le macchine. Allo stesso modo, l'inventario delle risorse umane può essere preparato.

La differenza è che l'inventario delle risorse umane non consiste semplicemente nel contare i capi disponibili ma nella catalogazione dei loro potenziali presenti e futuri. In considerazione del fatto che le risorse umane totali di un'azienda / organizzazione sono classificate come personale manageriale e non manageriale.

L'inventario delle competenze riguarda il personale non manageriale mentre l'inventario gestionale è correlato al personale dirigente. Un inventario cataloga le abilità, le capacità e i potenziali di una persona. Poiché il personale manageriale e non manageriale differisce l'uno dall'altro, sono necessari diversi tipi di informazioni per preparare i loro inventari.

Inventario di gestione:

Un inventario di gestione fornisce le seguenti informazioni:

1. Dati del personale.

2. Cronologia del lavoro.

3. Piano di carriera.

4. Punti di forza e debolezza.

5. Potenziali di promozione.

6. Dimensione dell'azienda gestita, numero e tipo di dipendenti gestiti.

7. Bilancio delle imprese gestite.

8. Eventuali risultati speciali come l'acquisizione di qualifiche aggiuntive, conferenze / seminari, partecipazione, articoli presentati / scritti su riviste specializzate.

Inventario delle competenze:

I seguenti tipi di informazioni sono necessari nell'inventario delle competenze:

1. Bio-dati dei dipendenti.

2. Competenze acquisite come esperienza lavorativa, formazione ecc.

3. Realizzazioni speciali se presenti.

4. Potenziali del dipendente.

I sistemi di informazione delle risorse umane mantengono le informazioni menzionate. Tuttavia, dovrebbero esserci periodici aggiornamenti e aggiornamenti delle informazioni.

In questo modo l'inventario delle risorse umane fornisce informazioni sul personale presente e futuro da rendere disponibili nell'organizzazione. Per le azioni manageriali adeguate, la base è fornita attraverso questo inventario che aiuta a identificare il divario esistente e futuro nel personale e le loro abilità.

Processo di preparazione dell'inventario della manodopera:

Ci sono quattro fasi coinvolte nel processo di preparazione dell'inventario della manodopera, determinazione del personale da includere nell'inventario, catalogazione delle informazioni fattuali sugli individui, valutazione sistematica dettagliata di ogni individuo e analisi dettagliata di quegli individui che hanno potenziale di sviluppo.

I seguenti sono i vari passi intrapresi:

(1) Il primo passo nell'inventario della manodopera riguarda l'identificazione del personale il cui inventario deve essere preparato. Di norma, queste persone dovrebbero essere incluse nell'inventario che saranno disponibili nell'organizzazione e che hanno potenziale di sviluppo per le posizioni future.

Pertanto, le persone che detengono alcune posizioni manageriali e fino a una determinata fascia di età possono essere incluse nell'inventario della manodopera. Promotori operativi e supervisori, in grado di detenere posizioni manageriali future possono essere considerati per l'inclusione in questa categoria.

(2) Dopo l'identificazione del personale da includere nell'inventario della manodopera, vengono raccolte informazioni dettagliate su di essi.

Le informazioni possono riguardare l'età, l'istruzione, l'esperienza, lo stato di salute, l'età pensionabile, i risultati di test psicologici e di altro genere, i registri di lavoro, il merito ecc. Alcune organizzazioni organizzano brevi colloqui per accertare la correttezza dei dati e anche per deporre / dissotterrare il potenziale abilità degli individui. Tutti questi dischi funzionano come un catalogo di talenti.

(3) Il terzo passaggio riguarda la valutazione del personale incluso nell'inventario. Ciò fornirà le informazioni sui talenti presenti e potenziali di ciascun individuo.

Tutti gli individui possono essere valutati in qualche modo. Oltre alla valutazione, dovrebbero essere registrate ulteriori osservazioni specifiche sugli individui come la lista di lavori lodevoli, limiti specifici, posizioni per le quali gli individui sono potenzialmente qualificati e hanno bisogno di formazione aggiuntiva, ecc.

(4) Saranno fatti studi dettagliati su quegli individui che hanno un alto potenziale di promozione e collocamento rispetto a posizioni chiave nell'organizzazione, dopo aver valutato tutto il personale incluso nell'inventario della manodopera. Tale studio aiuterà a specificare i requisiti della formazione, il tipo di promozione della formazione, i tempi della promozione e altre questioni correlate.

Passo # 4. Identificazione di Manpower Gap:

La differenza tra la manodopera necessaria in un determinato momento e il personale disponibile in quel momento è noto come gap di manodopera. Poiché il semplice divario quantitativo aggregato non servirebbe a molti fini, il divario dovrebbe essere misurato in relazione a vari tipi di personale. Fondamentalmente questo divario può essere di due tipi: risorse umane in eccesso e carenza di risorse umane.

Diversi piani d'azione necessari per far fronte alle risorse umane in eccedenza includono piani di pensionamento volontario, licenziamenti, ore di lavoro ridotte ecc., A seconda dei casi e secondo quanto consentito dai requisiti di legge. La carenza di risorse umane può essere soddisfatta mediante l'aggiunta di reclutamento e selezione, lo sviluppo del personale e la motivazione e l'integrazione con l'organizzazione.

Passo # 5. Piani d'azione per colmare il divario:

Sono stati ideati vari piani d'azione per colmare il divario in termini di risorse umane. L'eccedenza o la carenza di risorse umane è normalmente dovuta a una pianificazione impropria della manodopera o a cambiamenti nei piani organizzativi, come la cessione di attività o la chiusura di alcune attività commerciali e, a causa di altri motivi, possono essere escogitati piani d'azione per potare dimensione come discusso sopra.

Allo stesso modo, in caso di carenza di risorse umane possono essere ideati piani d'azione per assumere personale aggiuntivo come discusso sopra.


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