Regole e principi di delega - Spiegati!

Per rendere la delega più efficace, ci sono alcune guide, regole e principi importanti. Questi sono i seguenti:

1. Chiarezza della delegazione:

Che sia specifica o generale, scritta o non scritta, la delega dell'autorità deve essere chiara in termini di contenuto, relazioni funzionali, ambito e compiti. L'ambiguità porta a risultati mediocri e tende a rendere meno efficace la delega.

Il principio di chiarezza della delega implica anche la definizione in termini chiari delle relazioni orizzontali e verticali della posizione di ciascun subordinato rispetto ad altre posizioni nell'organizzazione. Ogni subordinato deve conoscere la propria posizione nella struttura organizzativa e deve anche sapere in che modo la sua posizione si inserisce nella gerarchia di gestione complessiva.

Ogni manager deve conoscere tutte quelle persone che lavorano sotto di lui o lei e anche coloro che occupano posizioni più alte di lui o lei nell'organizzazione. Questo aiuta a cercare l'orientamento e anche a fornire una guida in termini di catena scalare stabilita nell'organizzazione.

Delegazioni scritte specifiche aiutano sia il manager che il destinatario dell'autorità. Ma quando si sale ai vertici della struttura organizzativa, tali delegazioni specifiche diventano sempre più difficili.

Il principio di chiarezza non dovrebbe essere inteso nel senso che i rapporti di autorità tra i subordinati e gli anziani, una volta stabiliti, diventano immutabili. Con le modifiche al lavoro, la delega delle autorità dovrebbe essere opportunamente modificata.

2. Delegazione coerente con i risultati attesi:

Prima di procedere con l'effettiva delega dell'autorità a un subordinato, un manager dovrebbe conoscere i lavori e i risultati attesi da tale delega. Dovrebbe essere delegata solo quella parte di autorità che è sufficiente per raggiungere i risultati. Questo principio opera sulla base della definizione degli obiettivi, dei piani e della creazione di posti di lavoro per conseguire o attuare tali obiettivi. Questo principio aiuta anche a minimizzare i pericoli di delegare troppe o troppo poche autorità.

3. La responsabilità non può essere delegata:

L'obbligo di eseguire l'attività assegnata è assoluto e non è partizionato quando l'autorizzazione è delegata a un subordinato. L'amministratore delegato, anche dopo la delega, rimane responsabile nei confronti del consiglio di amministrazione per la gestione e la supervisione di tutta l'impresa.

Se questo principio viene violato, ne seguiranno tre importanti conseguenze:

(a) Se un manager è in grado di passare un obbligo insieme alla delega di autorità ai subordinati, la regola della singola catena di comando sarà violata.

(b) La gestione a livello superiore avrà una grande responsabilità e tuttavia non sarebbe responsabile dei risultati.

(c) Se un manager è autorizzato a delegare anche i propri obblighi, non ci sarà modo di sapere chi è responsabile di cosa.

Pertanto, quando l'autorità è delegata, gli obblighi non vengono trasmessi all'organizzazione; vengono create responsabilità piuttosto nuove a ciascun livello.

Parità di autorità e responsabilità:

Ogni volta che l'autorità è delegata, la responsabilità interviene e coesiste con l'autorità. I subordinati possono essere ritenuti responsabili per i compiti assegnati a loro per morire nell'autorità delegata a loro per la realizzazione del dado.

Di conseguenza, un responsabile delle vendite non può essere ritenuto responsabile per i fallimenti di produzione per i quali non è stata data alcuna autorità. Così anche un commesso non può essere ritenuto responsabile per il rilascio di materiali contro i torti errati ricevuti dal responsabile del negozio. Quindi, l'autorità e la responsabilità dovrebbero riguardare lo stesso incarico.

Il principio di eccezione:

L'autorità è delegata a spingere verso il basso il processo decisionale più vicino possibile alla fonte di informazioni e azioni. I destinatari dell'autorità dovrebbero farne un uso corretto e prendere tutte le decisioni che rientrano nell'ambito dell'autorità.

Solo in casi eccezionali, quando non possono prendere una decisione al loro livello, dovrebbero farli risalire verso l'alto per la considerazione e la decisione dei superiori.

Con la delega dell'autorità, un manager non si assolve dalla sua responsabilità. È pertanto essenziale che un gestore elabori adeguate tecniche di controllo in modo da garantire che l'autorità delegata sia utilizzata correttamente e che i risultati siano raggiunti in base alle aspettative.

Riunire l'autorità di due o più dirigenti prima che un problema possa essere risolto o una decisione presa come un'autorità frammentata.

Autorità condivisa:

L'avvento di un superiore ai subordinati per prendere una decisione è noto come autorità condivisa.