Sistema di sicurezza in un ufficio

Questo articolo fornisce una vista ravvicinata sul sistema di sicurezza di un ufficio.

Significato della sicurezza di un ufficio:

Sicurezza significa protezione data ad un oggetto identificabile, tangibile o un corpo. Questa protezione è data per impedire che l'oggetto del corpo venga sabotato o spionaggio.

La sicurezza sta diventando un aspetto importante della gestione a causa di:

1. La vulnerabilità degli intrusi in ufficio, e

2. Con l'avvento della nuova tecnologia e l'installazione di questi nuovi strumenti tecnologici in ufficio, la tentazione dello spionaggio industriale sta crescendo per nuovi progetti di prodotti.

Principio di sicurezza:

La sicurezza ha due tipi di intervalli e la pianificazione dipende anche da questi due tipi di intervalli.

Vi sono principi che regolano entrambi i tipi di principi, ma quei principi comuni sono:

1. Principio di supervisione:

La supervisione è necessaria per verificare il corretto svolgimento dell'attività di sicurezza. La supervisione su base giornaliera deve essere fatta per verificare la normalità delle cose che vanno avanti per la realizzazione del lavoro di organizzazione su base giornaliera.

2. Costo della sicurezza:

Tuttavia, la sicurezza necessaria è un must; il controllo del costo è un fattore importante. Un costo troppo basso per la sicurezza ostacola la protezione interna dell'ufficio e anche un costo troppo elevato non è consigliabile. L'ufficio dovrebbe adottare una pianificazione della sicurezza a lungo termine ea breve termine prima di decidere il fattore costo.

3. Metodo e modalità di comunicazione:

Qualunque sia il sistema della sicurezza, non dovrebbe ostacolare lo stile e le modalità di comunicazione tra i dipendenti dell'organizzazione. La comunicazione come collegamento con il sistema di sicurezza e una buona comunicazione di qualsiasi sistema d'ufficio mettono a dura prova anche la sicurezza.

4. Pratica semplice di sicurezza:

È essenziale e necessario per ogni ufficio far comprendere ai dipendenti l'importanza della sicurezza. Il principio e la forma di sicurezza progettati per la sicurezza del personale dell'ufficio dovrebbero essere semplici e flessibili, in modo che ogni dipendente debba capire lo stesso e aderire ad esso. La necessità della sicurezza dipende dalla semplicità o dalla complessità di un ufficio, tuttavia, l'implementazione dipende dall'utilizzo dello stesso a seconda della natura dell'azienda.

5. Adeguata e urgente:

La sicurezza dipende dall'urgenza e dall'adeguatezza. Qualunque forma di sicurezza debba essere implementata, si dovrebbe prendere in considerazione il dipartimento di cui il sistema di sicurezza è necessario e l'individuo per il quale è necessario.

Pianificazione della sicurezza:

Come ogni altro nuovo concetto, o una cosa nuova che deve essere implementata in un ufficio, deve essere eseguita una pianificazione della sicurezza prima di implementarla nel settore della sicurezza. Nessuno può fermare il ladro o l'estraneo che entra nell'ufficio, tuttavia, è possibile fare un passo per controllare il nuovo concorrente in ufficio. È qui che un attento piano di sicurezza cerca di minimizzare il rischio e persino di eliminarli.

1. Reclutamento dei dipendenti:

I dipendenti possono essere reclutati all'interno dell'organizzazione per esaminare il sistema di sicurezza o l'agenzia esterna può essere contattata per avere il personale addestrato per la sicurezza.

2. Formazione del comitato:

Si suggerisce di formare un comitato con l'Office Manager stesso come parte dello stesso. I capi reparto possono essere inseriti nel sistema se necessario. Il compito di questo comitato potrebbe essere quello di formare un sistema di sicurezza che tenga conto della domanda dell'organizzazione, stabilisca l'autorità e la rappresentazione dell'individuo per lo scopo e studi anche i problemi.

3. Comunicazione di sistema:

Il comitato che formula il piano di sicurezza dovrebbe comunicare il sistema progettato per ciascun membro dell'organizzazione per chiedere la loro approvazione e suggerimenti, se del caso.

4. Ricerca di informazioni e opinioni, se presenti:

Il comitato dovrebbe cercare informazioni su un modulo adeguatamente progettato dai requisiti della sicurezza per scopi diversi in diversi dipartimenti.

5. Formulazione del piano di sicurezza o del sistema:

Un piano per la sicurezza deve essere preparato sulla base delle informazioni e delle esigenze dell'organizzazione.

6. Formulazione del sistema:

Un sistema, che dovrebbe essere basato sulla ricezione della reazione e del suggerimento, dovrebbe essere formulato fornendo dettagli su come l'intera sicurezza è stata integrata nella struttura dell'organizzazione, su come il sistema dovrebbe essere rianimato e come dovrebbe essere integrato nel layout, ecc.

Pratica della sicurezza:

I seguenti punti sono degni di nota per quanto riguarda il sistema di sicurezza quando viene messo in pratica:

1. Uso di un sistema di allarme:

Si dovrebbe sempre usare o avere un segnale acustico o un sistema di allarme per la sicurezza. Ogni volta che c'è un pericolo, la campana della sveglia dovrebbe suonare lampeggiando un messaggio di qualche problema nel sistema.

2. Identificazione per voce:

I pass devono essere consegnati alle persone che entrano nell'ufficio. Dopo aver finito il loro lavoro, dovrebbero ottenere i loro passaggi controllati e controfirmati dalle autorità che incontrano in ufficio, consegnare la stessa cosa alla sicurezza quando finalmente lascia il complesso dell'ufficio. Il pass di identificazione deve essere rilasciato a ogni dipendente per una corretta identificazione. Questo è un requisito necessario per qualsiasi ufficio.

3. Posizionamento sicuro del reparto cassa:

È un'abitudine comune a qualsiasi intruso, che sta entrando nell'ufficio con un'intenzione semplificata, per attaccare prima il dipartimento cassa e decampare con il bottino. Il dipartimento di cassa deve essere situato in una parte molto sicura dell'edificio e l'accesso a questa parte dell'edificio deve essere limitato.

Laddove non è possibile salvaguardare il reparto cassa, è necessario predisporre una barricata per mettere il cassiere e il denaro nella barricata per il normale funzionamento del reparto cassa.

Formazione e disciplina nella sicurezza:

Non è necessario un metodo molto indigeno o tecnico per il mantenimento di un adeguato sistema di sicurezza in ufficio. Ogni dipendente deve essere fatto per comprendere l'importanza della necessità della sicurezza e dovrà essere addestrato di conseguenza.

Alcuni punti devono essere notati:

1. A ogni dipendente dovrebbe essere detto di non parlare più dell'organizzazione o del suo dipartimento, delle attività in corso nel dipartimento. Se un dipendente non è d'accordo, il dipartimento e l'organizzazione dovrebbero prendere in seria considerazione l'attività del dipendente.

2. Durante il pranzo, il caffè o la pausa per il tè, ogni dipendente dovrebbe mettere tutti i suoi file, documenti, articoli di cancelleria, ecc. Nel cassetto e chiuderli correttamente, piuttosto che lasciare il posto squallido, lasciando tutto sul tavolo, dando così agli altri una possibilità di manomettere il registro dell'ufficio.

3. I meccanici e gli ingegneri in visita possono essere un pericolo per la sicurezza poiché hanno libero accesso alla maggior parte dei reparti in cui sono custodite le macchine da ufficio e possono trovare preziose informazioni riservate.

4. I documenti dell'ufficio dovrebbero essere classificati in modo appropriato e l'accesso ad essi limitato.

5. I documenti confidenziali gestiti dal capo superiore dell'ufficio e il lavoro confidenziale dovrebbero essere gestiti solo dai lavoratori regolari dell'ufficio che hanno ricevuto la sicurezza.

6. Tutti i documenti che sono anche di minore importanza dovrebbero essere distrutti dall'ufficio. Gravi perdite si verificano nella sezione delle fotocopie o nella sezione della duplicazione. Tutta la copia rovinata dovrebbe essere distrutta.

Sicurezza del computer:

I computer hanno iniziato a guadagnare popolarità nel nostro paese poiché la maggior parte delle grandi organizzazioni ha iniziato a usarli. Nei paesi industrialmente avanzati una grande attenzione è rivolta alla sicurezza dei computer poiché l'elaborazione dei dati dei computer è vulnerabile a coloro che vogliono manometterli o distruggerli. Negli anni a venire, la sala computer centrale potrebbe essere l'obiettivo di tutta la sicurezza relativa all'organizzazione.

Violazione della sicurezza dei computer:

Ci sono due ragioni per la violazione della sicurezza dei computer:

1. Causa esterna:

Causa esterna può essere dovuta a calamità naturali.

2. Causa interna:

Causa interna potrebbe essere dovuta a negligenza del dipendente, intenzioni criminali del dipendente o a causa del fallimento del dipendente a lavorare correttamente con il computer. I rischi naturali potrebbero essere dovuti a fuoco, acqua o alluvione. Il fuoco è la ragione principale.

Per prevenire l'incendio, si dovrebbe tener conto del fatto che nessuna sigaretta o bidis sono accese o gonfiate nella sala computer. Nessun articolo infiammabile dovrebbe essere conservato nella sala computer. Inoltre, tutti dovrebbero togliere le scarpe prima di entrare nella sala computer.

Per quanto possibile, la sala computer dovrebbe avere un numero di estintori. Anche i file, ecc. Dell'ufficio non dovrebbero essere conservati nella sala computer o in qualsiasi altro luogo adiacente alla sala computer, per paura che possa avere la possibilità di prendere fuoco.