Passi per una corretta attuazione di un sistema di controllo dei bilanci
Passi importanti per il successo dell'attuazione di un sistema di controllo di bilancio sono: 1. obiettivi di bilancio 2. organizzazione di bilancio 3. centri di bilancio 4. manuale di bilancio 5. controllore di bilancio 6. commissione di bilancio e 7. periodo di bilancio!
1. Obiettivi di bilancio:
I budget sono un mezzo per certi fini. Pertanto, gli obiettivi da raggiungere durante un particolare periodo di tempo dovrebbero essere descritti in modo chiaro e preciso prima di fare bilanci.
Coloro che preparano ed eseguono i budget devono comprendere pienamente gli obiettivi e le politiche dell'impresa.
2. Organizzazione di bilancio:
L'organizzazione corretta è essenziale per la preparazione, la manutenzione e la gestione dei budget. Viene costituita una commissione di bilancio che comprende i capi dipartimentali di diversi dipartimenti. Ai dirigenti dipartimentali viene conferita l'autorità per la preparazione di budget funzionali. L'amministratore delegato è responsabile per il coordinamento di diversi budget.
3. Centri di bilancio:
Un centro di budget è quella parte dell'organizzazione per cui è preparato il budget. Un centro di budget può essere dipartimento, sezione di un dipartimento o qualsiasi altra parte del dipartimento. La creazione di un centro di bilancio è necessaria per coprire tutte le parti dell'organizzazione. I centri di bilancio sono inoltre necessari per il controllo dei costi.
4. Manuale del budget:
Un manuale di bilancio è un documento che espone i doveri e anche le responsabilità dei vari dirigenti interessati ai budget. Specifica la relazione tra i vari funzionari. Stabilisce le procedure di bilancio, la struttura organizzativa, la fissazione delle responsabilità e gli orari di bilancio.
5. Controllore del budget:
Viene nominato un ufficiale speciale per l'amministrazione dei bilanci. Fornisce consigli utili e aiuta nella costruzione, implementazione, coordinamento e revisione dei budget aziendali. Fornisce anche tempestiva segnalazione di variazioni rispetto alla performance preventivata.
6. Comitato del bilancio:
Un comitato di bilancio composto da diversi dirigenti è formato per assistere il controllore del budget. L'amministratore delegato agisce in veste di presidente della commissione bilancio. Il comitato del budget approva i budget funzionali o li invia per la revisione ai capi dipartimento. Il comitato del bilancio facilita la partecipazione del personale alla preparazione e all'amministrazione dei bilanci.
7. Periodo di bilancio:
Un periodo di budget è il periodo di tempo per il quale il budget è preparato e impiegato. Il periodo o la durata dovrebbero essere determinati in base alle circostanze dell'organizzazione. Il periodo di budget dovrebbe corrispondere al ciclo naturale delle attività. La natura degli affari e il fattore di controllo influenzano il periodo di budget.
