Le 9 principali caratteristiche di un sistema di controllo

Ogni sistema di controllo ha alcune caratteristiche essenziali:

Alcuni di loro sono discussi come segue:

1. dovrebbe essere facilmente comprensibile:

I controlli dovrebbero essere tali da essere facilmente comprensibili dai manager e dai subalterni. Se i gestori non sono chiari sui controlli, non saranno effettivamente esercitati. D'altra parte, i subordinati devono conoscere il tipo di controlli a cui saranno sottoposti. Non sono solo i top manager a dover comprendere i controlli, ma i manager junior sono tenuti ad esercitare controlli perché entrano direttamente in contatto con i lavoratori.

Il gestore può elaborare alcune formule matematiche di grafici statistici per scoprire le deviazioni nella performance. Questi dispositivi complicati potrebbero non essere seguiti correttamente dai manager junior. Nel caso in cui i controlli siano difficili, i manager junior svilupperanno i propri controlli e potrebbero non essere gli stessi desiderati dal top management. Quindi il primo requisito di un buon sistema di controllo è la sua facile comprensibilità.

2. Riflettono i bisogni organizzativi:

Gli strumenti di controllo dovrebbero essere tali che siano adatti ai bisogni organizzativi. Esistono numerose tecniche di controllo come i budget. Grafici statistici. PERT, CPM, ecc. Ma questi non possono essere utilizzati in ogni tipo di impresa. Il miglior controllo è quello che viene usato correttamente in un'organizzazione ed è in grado di dare risultati. Quindi i controlli dovrebbero riflettere i bisogni organizzativi.

3. Segnala rapidamente le deviazioni:

I controlli dovrebbero essere tali che le deviazioni nelle prestazioni siano segnalate rapidamente. Un manager non può controllare il passato ma le deviazioni sono determinate solo quando gli vengono riferite cifre reali. Lo sforzo dovrebbe essere quello di determinare le deviazioni il più presto possibile altrimenti le misure correttive saranno ritardate.

Questo può essere possibile solo quando il gestore non attende la segnalazione dei risultati effettivi per scoprire il livello di prestazione. È necessario sapere al più presto se la performance è soddisfacente o meno. Se non è all'altezza del marchio, sono necessari passaggi immediati per evitare ulteriori perdite. Le unità che utilizzano dispositivi elettronici per l'elaborazione dei dati sono relativamente meglio posizionate nell'esercizio dei sistemi di controllo perché i dati sono riportati rapidamente o quasi immediatamente. La segnalazione rapida è essenziale per un buon sistema di controllo.

4. Deve essere Appropriato e Adeguato:

Il controllo deve essere tale che dovrebbe aiutare l'impresa a raggiungere i suoi obiettivi. I controlli saranno diversi per vari reparti e sezioni. I controlli per il reparto marketing saranno diversi da quelli utilizzati dal reparto di produzione. Anche a diversi livelli di gestione i controlli varieranno. L'amministratore delegato avrà controlli diversi per valutare il lavoro dei suoi subordinati. I controlli usati dalle grandi imprese saranno più elaborati di quelli di piccole imprese.

I controlli dovrebbero essere tali da riflettere adeguatamente le attività dell'impresa. Esistono molte tecniche di controllo come le ore standard, i costi standard, i budget, i rapporti finanziari. È compito del gestore selezionare quelle tecniche adeguate alla sua attività. Dovrebbero essere utilizzate solo quelle tecniche che possono essere opportunamente utilizzate nell'impresa.

5. Guardare avanti:

I controlli dovrebbero essere lungimiranti. Questo concetto è tale che i risultati precedono l'esercizio del controllo. Niente può essere fatto su ciò che è già successo. Il manager dovrebbe provare a intraprendere azioni correttive al più presto. Il sistema di controllo dovrebbe aiutare nel processo di pianificazione. I dati necessari per i piani dovrebbero essere forniti dal sistema di controllo.

6. Deve essere flessibile:

Un buon sistema di controllo dovrebbe essere in grado di cambiare con le esigenze del futuro. Il futuro è sempre incerto e nulla può essere detto con certezza. I controlli concepiti per il momento potrebbero non essere adeguati in futuro. La rigidità nei controlli farà esplodere il sistema. Se la spesa per il reparto vendite è fissata tenendo conto di un dato di vendita specifico e nel corso del tempo le vendite sono raddoppiate, la spesa preventivata dovrà essere aumentata.

Allo stesso modo, se la spesa del reparto vendite non viene aumentata sotto il controllo della rigidità, allora il suo funzionamento sarà influenzato negativamente. La flessibilità nei controlli aiuterà a fare emendamenti ogni volta che una situazione lo richiede. Ci dovrebbe essere una flessibilità intrinseca nel sistema di controllo.

7. Economico:

I controlli sono essenziali per ogni tipo di impresa, indipendentemente dalle sue dimensioni. Nonostante la necessità di controlli, il fattore costo non può essere trascurato. Le spese per i controlli dovrebbero corrispondere all'utilità derivata da esse. Una piccola preoccupazione non può permettersi di avere costose tecniche di controllo mentre una grande impresa può essere in grado di spendere di più su di esse.

I controlli dovrebbero essere economici altrimenti non possono essere utilizzati. La natura economica di un sistema di controllo sarà giudicata dal suo contributo relativo all'impresa. Se i benefici derivati ​​o le conseguenze negative evitate in assenza di controlli sono superiori alle spese sostenute, saranno economici.

8. Deve segnalare rapidamente le deviazioni:

Un sistema di controllo dovrebbe essere tale che le deviazioni devono essere segnalate al più presto. Le deviazioni possono essere note solo quando viene riportata la prestazione effettiva. Il manager non può controllare il passato ma dovrebbe cercare di migliorare il lavoro in futuro. Questo può essere possibile solo quando le deviazioni vengono segnalate al più presto.

Il reparto contabilità conserva i record effettivi e potrebbe essere necessario del tempo per segnalare le deviazioni. Il gestore non dovrebbe attendere i dati esatti, può agire sulla base di cifre approssimative, se esiste una possibilità di deviazioni. Non ci sarà alcuna notifica di deviazioni in ritardo. Il sistema di controllo dovrebbe essere concepito in modo tale che le discrepanze nelle prestazioni vengano riportate rapidamente.

9. Motivare:

I controlli dovrebbero motivare sia il controllore che i controllati. Il controllo dovrebbe essere usato in senso positivo. Non dovrebbero essere presi come un dispositivo per punire i dipendenti. Dovrebbero piuttosto aiutare a migliorare le loro prestazioni. Poiché le prestazioni vengono monitorate regolarmente, i dipendenti si sentiranno motivati ​​ad aumentare le loro prestazioni.