Comunicazione scritta: caratteristiche e importanza (vantaggi e limiti)
Comunicazione scritta: caratteristiche e importanza (vantaggi e limiti)!
Mentre la comunicazione orale viene spontaneamente e spontaneamente all'uomo, la comunicazione scritta richiede un grande sforzo. Per sua stessa natura, la scrittura è il risultato di una pratica abbastanza lunga e della pazienza nell'apprendimento. Non è necessario ripetere che il discorso viene prima e la scrittura viene dopo. In tutte le lingue del mondo la scrittura è comparsa dopo aver parlato.
La storia della civiltà ci mostra diversi stadi attraverso i quali è passata la formazione di lettere dell'alfabeto di qualsiasi lingua. Ma una cosa è chiara. Qualunque cosa sia stata scritta, a meno che non sia distrutta, è diventata permanente. Le parole pronunciate, tuttavia, rischiano di essere dimenticate. Ecco perché la comunicazione scritta è indispensabile.
Caratteristiche della comunicazione scritta:
(i) La comunicazione scritta è un'attività creativa che richiede molta immaginazione e impegno per arrivare al prodotto finito. Mentre la comunicazione orale è spontanea, la comunicazione scritta è basata sullo sforzo cosciente. Prendiamo l'esempio di un rapporto che vogliamo presentare.
Per prima cosa dobbiamo raccogliere tutte le informazioni necessarie, organizzarle in un ordine logico e poi scrivere con molta attenzione. Dobbiamo stare attenti ad ogni passo. Ciò non è sempre il caso con messaggi vocali o altre forme di comunicazione orale. Le lettere e le relazioni, ben prodotte, riflettono l'immagine dell'organizzazione. Più creativi e fantasiosi sono gli scrittori, più luminosa è l'immagine dell'azienda.
(ii) Un'altra importante caratteristica della comunicazione scritta è il fattore tempo che è coinvolto in esso. Messaggi orali, in una situazione faccia a faccia o tramite telefono, raggiungono immediatamente il destinatario e il feedback arriva quasi sempre immediatamente. Questo non è il caso della comunicazione scritta.
Il mittente deve pianificare attentamente il suo messaggio, cioè una lettera o un rapporto e codificarlo con estrema cura. Quindi lo invia alla persona per la quale è destinato. Il ricevitore prende il suo tempo per decodificarlo. Poi gli dà un'attenta riflessione o lo filtra attraverso la mente e pianifica la sua reazione ad esso. L'invio della risposta o dei suoi commenti su di esso richiederà del tempo. Quindi è da tenere presente che la comunicazione scritta è un'attività che richiede tempo.
(iii) In terzo luogo, si deve notare che la comunicazione scritta ha meno cicli rispetto alla comunicazione orale o faccia a faccia. La comunicazione orale è un evento a più cicli. I messaggi orali ottengono una risposta immediata che porta molto spesso a un ulteriore scambio di parole. Questo non è possibile nella comunicazione scritta. Principalmente è un evento a ciclo unico.
Importanza della comunicazione scritta:
La comunicazione scritta è così importante che non è possibile pensare a un'organizzazione aziendale senza di essa. Il funzionamento di qualsiasi organizzazione dipende in gran parte dallo scambio di lettere, relazioni, ecc. Ci sono varie ragioni per questo.
E la ragione più importante è che la comunicazione faccia a faccia non è sempre possibile perché i lavoratori di un'organizzazione possono essere distribuiti su distanze geografiche ampiamente diffuse. Dobbiamo quindi dipendere dallo scambio di lettere. Le moderne distanze tecnologiche non hanno diminuito l'importanza delle lettere. Le modalità di trasmissione sono cambiate. Ma la comunicazione scritta rimane importante come sempre.
Vantaggi della comunicazione scritta:
(i) Ci fornisce record, riferimenti ecc., su quali decisioni importanti, riposare.
(ii) Costruisce le difese legali dell'organizzazione attraverso documenti, lettere, istruzioni, ecc.
(iii) Promuove l'uniformità delle politiche e delle procedure e crea linee guida adeguate per il funzionamento dell'organizzazione.
(iv) Costruisce l'immagine dell'azienda.
(v) Rende l'accuratezza e l'affidabilità (la comunicazione orale può essere cambiata o interpretata in modi diversi, ma nella comunicazione scritta il messaggio / informazione è dichiarato in modo molto chiaro o inequivocabile).
(vi) È permanente.
(vii) La responsabilità può essere facilmente assegnata. (Si può tornare alle parole pronunciate, ma non così alla dichiarazione in bianco e nero).
Limitazioni della comunicazione scritta:
(i) Costruisce confusione ingestibile di carte e file. Costa molto alle organizzazioni.
(ii) richiede tempo. Il feedback immediato non è possibile.
(iii) È costoso in termini di denaro e ore lavorative.
(iv) Diventa inefficace nelle mani di persone che hanno poca espressione.
(v) Assenza di chiarimenti immediati. In conclusione, possiamo dire che la comunicazione scritta rimane la spina dorsale di un'organizzazione; qualunque sia il suo svantaggio o limitazione. Quasi tutte le comunicazioni formali sono in forma scritta.
