Incontri aziendali: 8 tipi principali di riunioni aziendali

Questo articolo getta luce sugli otto principali tipi di riunioni aziendali. I tipi sono: 1. Assemblea statutaria 2. Assemblea generale annuale 3. Assemblea generale straordinaria 4. Riunione del Consiglio di amministrazione 5. Riunione di classe 6. Riunione dei creditori 7. Riunione dei titolari di prestiti obbligazionari 8. Riunione dei creditori e dei contributori.

Tipo di riunione aziendale 1. Assemblea statutaria:

Ogni azienda pubblica a partecipazione limitata - e ogni società a responsabilità limitata e con capitale sociale - deve, entro un periodo non inferiore a un mese e non superiore a sei mesi dalla data in cui la società ha il diritto di iniziare gli affari, tenere un'assemblea generale dei membri che deve essere chiamata l'assemblea statutaria.

In questa riunione i membri devono discutere una relazione degli Amministratori, nota come relazione statutaria, che contiene indicazioni relative alla costituzione della società.

Le società private sono esentate dal tenere questo incontro.

Relazione statutaria:

La natura degli affari condotti durante la riunione statutaria comporta la considerazione e l'adozione della relazione statutaria. La Relazione Statutaria è redatta dagli Amministratori e certificata come corretta da almeno due di essi. Una copia del rapporto deve essere inviata a ogni membro almeno 21 giorni prima della data della riunione. Una copia deve essere inviata al Registrar per la registrazione.

L'articolo 165, paragrafo 3, stabilisce che la relazione statutaria deve contenere le seguenti indicazioni:

(i) il numero totale di azioni interamente liberate e parzialmente liberate;

(ii) l'ammontare totale di denaro ricevuto dalla società in relazione alle azioni;

(iii) Un estratto delle ricevute, classificandole in base alla fonte e menzionando le spese sostenute per la commissione, l'intermediazione ecc.

(iv) I nomi, gli indirizzi e le professioni degli amministratori, i revisori, i dirigenti e i segretari e le modifiche dei nomi, indirizzi, ecc.

(v) dettagli dei contratti che devono essere sottoposti alla riunione per l'approvazione, con eventuali modifiche proposte;

(vi) se non sono stati stipulati contratti di sottoscrizione, i relativi motivi;

(vii) gli arretrati dovuti su richieste di amministratori e altri;

(viii) Informazioni su commissioni e intermediazioni pagate a direttori e dirigenti.

I dettagli relativi alla liquidità nella relazione statutaria devono essere certificati come corretti dai revisori della società.

I membri della società che sono presenti alla riunione statutaria sono liberi di discutere qualsiasi questione relativa alla costituzione della società o derivanti dalla relazione statutaria, sia che sia stata data o meno comunicazione precedente. Ma non può essere approvata alcuna risoluzione di cui non sia stata data comunicazione in conformità con le disposizioni della legge.

Se l'inadempienza è conforme alle disposizioni della sezione 165, ogni direttore o qualsiasi altro funzionario della società che è in mora è punito con una multa che può estendersi a Rs. 500.

Tipo di riunione aziendale n. 2. Assemblea generale annuale:

Assemblea generale di una società significa una riunione dei suoi membri per scopi specificati.

Esistono due tipi di riunioni generali:

(i) L'assemblea generale annuale e

(ii) Altre assemblee generali.

Le disposizioni statutarie relative all'Assemblea generale annuale sono:

a) Sezione 166:

La prima Assemblea Generale Annuale di una società può essere tenuta entro un periodo non superiore a 18 mesi dalla data della sua costituzione. Se tale riunione si svolge nel periodo, non è necessario che la società possa tenere una qualsiasi assemblea generale annuale nell'anno della sua costituzione o dell'anno successivo.

Soggetto alla disposizione di cui sopra, una società deve tenere una riunione generale annuale ogni anno. Tra la data di una riunione generale annuale e quella successiva devono trascorrere non più di 15 mesi. Il Registrar può, per qualsiasi ragione speciale, prolungare il tempo di tenere un'Assemblea Generale Annuale (diversa dalla prima Assemblea generale annuale) per un periodo non superiore a 3 mesi.

L'avviso con cui viene convocata un'Assemblea generale annuale deve specificarlo come tale. Ogni assemblea generale annuale deve essere convocata durante l'orario di lavoro, in un giorno non festivo, presso la sede legale della società o in qualche altro luogo all'interno della città o del paese in cui si trova la sede legale. Il governo centrale. può esentare qualsiasi classe di società dalle disposizioni menzionate in questo paragrafo.

Il tempo di tenuta dell'Assemblea generale annuale può essere fissato dagli articoli della compagnia. Una società pubblica o una società privata che è una filiale di una società pubblica, può, con una risoluzione approvata in una riunione generale, fissare il tempo per le sue successive assemblee generali. Altre società private possono farlo con una risoluzione concordata da tutti i membri della stessa.

(b) Sezione 167:

In caso di inadempienza nel tenere un'assemblea generale annuale in conformità con la Sez. 166, il Direttore regionale del Consiglio di diritto societario può, su richiesta di qualsiasi membro della società, chiamare o dirigere la convocazione di un'assemblea generale. Può anche dare indicazioni in merito alla chiamata, alla detenzione e alla conduzione della riunione. Tale riunione sarà considerata come un'assemblea generale annuale della società

(c) Sezione 168:

Se le disposizioni delle Sezioni 166 e 167 non sono rispettate, la società e tutti i funzionari della società saranno multati.

(d) Sezione 171:

L'assemblea generale può essere convocata per iscritto con un preavviso non inferiore a 21 giorni. L'Assemblea generale annuale può essere convocata con un preavviso più breve se viene accettata da tutti i membri aventi diritto di voto in assemblea. La Corte non ha il potere di dirigere la convocazione dell'Assemblea generale annuale.

Riunione aziendale tipo n. 3 Assemblea generale straordinaria:

Ogni assemblea generale della società che non è un'assemblea generale annuale o un'assemblea statutaria è convocata come assemblea generale straordinaria. Un'Assemblea Generale Straordinaria si svolge per trattare alcune attività di natura speciale o straordinaria e che non rientra nell'ambito dell'Assemblea Generale Annuale.

Questo incontro si svolge anche per effettuare transazioni urgenti che non possono essere rinviate alla prossima Assemblea generale annuale. Questa riunione può essere convocata dai Direttori o requisita dai membri in conformità al Sec.169 del Companies Act del 1956. Il Consiglio di Amministrazione può essere obbligato a tenere

Assemblea Generale straordinaria su richiesta o richiesta fatta per esso, alle seguenti condizioni:

(a) La richiesta deve essere firmata dai membri che detengono almeno 1/10 del capitale versato della società, nel caso di società con capitale sociale; e dai membri che detengono almeno 1/10 del potere di voto totale negli altri casi.

(b) La requisizione deve indicare le questioni che saranno prese in considerazione durante la riunione.

La Commissione deve, entro 21 giorni dal ricevimento di una richiesta valida, emettere un avviso per lo svolgimento della riunione in una data fissata entro 45 giorni dal ricevimento della requisizione. Se il Consiglio non tiene la riunione come sopra detto, i requisizionisti possono convocare una riunione da tenersi in una data fissata entro 3 mesi dalla data della requisizione.

Le risoluzioni, correttamente approvate in una riunione convocata dai requisizionisti, sono vincolanti per l'azienda.

Tipo di riunione aziendale n. 4. Riunione del Consiglio di amministrazione:

La gestione della società è affidata al Consiglio di amministrazione. Pertanto, i direttori devono incontrarsi frequentemente per decidere sia le politiche che le questioni di routine.

Le disposizioni riguardanti il Consiglio di amministrazione sono:

1. Il Consiglio di amministrazione deve essere tenuto una volta ogni tre mesi di calendario e almeno quattro volte all'anno. Questa disposizione può essere esentata dal Governo centrale.

2. L'avviso di convocazione del consiglio di amministrazione deve essere comunicato per iscritto a ciascun direttore per il momento in India e al suo consueto indirizzo in India.

3. Il quorum:

Quorum indica il numero minimo di membri richiesto per tenere una riunione. Secondo la legge, il quorum è costituito da 5 membri personalmente presenti nel caso di una società pubblica e 2 membri personalmente presenti nel caso di altre società.

Gli articoli possono prescrivere un numero maggiore. Se non vi è alcun quorum entro mezz'ora dall'ora notificata per l'avvio della riunione, questa viene sciolta. Nessun quorum è necessario in nessuna riunione aggiornata.

In ogni organizzazione dovrebbe esserci una disposizione nella loro costituzione o regolamento o Statuto che fissa il numero che dovrebbe costituire il quorum. Se, tuttavia, il quorum non è fissato nella costituzione o negli articoli, il primo incontro dovrebbe decidere cosa dovrebbe costituire il quorum della riunione.

Il quorum dei membri deve essere presente non solo all'inizio ma anche durante l'incontro. In caso contrario, l'attività commerciale alla riunione non sarà valida. Se il quorum non è presente all'orario di partenza, il Presidente può concedere un po 'di tempo extra (ad esempio mezz'ora) per consentire alla riunione di formare il quorum.

Se anche il quorum non è presente, l'assemblea sarà aggiornata e si terrà nuovamente in un luogo, data e ora che potrà essere determinata dal Presidente.

4. L'agenda:

Agenda significa "cose da fare" all'incontro. È l'elenco delle imprese da trattare durante la riunione. Il segretario predispone l'ordine del giorno in consultazione con il presidente. L'avviso di ogni riunione deve specificare l'attività da trattare nella riunione.

La legge stabilisce che l'avviso deve allegare una "Dichiarazione esplicativa" in cui devono essere trattate alcune attività speciali. La dichiarazione deve contenere tutti i fatti materiali relativi a ciascun articolo dell'attività, indicando la natura e la portata dell'interesse di ogni amministratore e dirigente della società. La dichiarazione deve menzionare il tempo e il luogo in cui tutti i documenti relativi alle attività speciali possono essere ispezionati.

L'attività trattata in un'assemblea può essere suddivisa in due classi:

(i) Ordinario e

(ii) Speciale.

Ordinario significa la considerazione dei conti e lo stato patrimoniale; dichiarazione di dividendo; nomina degli amministratori e nomina e fissazione della retribuzione dei revisori. Qualsiasi altra attività è speciale.

5. Presidente:

Salvo diversa disposizione degli articoli, i membri presenti personalmente alla riunione eleggono un Presidente tra di loro per alzata di mano. Ma se un sondaggio è richiesto, deve essere preso immediatamente con un presidente eletto per lo scopo. Ogni regista ha un voto, ma il presidente ha un voto extra noto come voto decisivo, cioè a favore o contro la risoluzione.

6. Proxy:

Ogni membro, che ha diritto di partecipare e votare in una riunione, può nominare un'altra persona per partecipare e votare a suo nome. La persona nominata è chiamata Proxy. La nomina di un Proxy deve essere effettuata mediante una istruzione scritta firmata dall'appointer e depositata presso l'azienda, non più di 48 ore prima della riunione.

Un delegato non ha diritto di intervenire in assemblea e votare solo in un sondaggio, a meno che gli articoli non dispongano diversamente. Un Proxy non deve essere un membro della società. Un membro di una società privata non può nominare più di un Proxy per partecipare alla stessa occasione, a meno che gli articoli non forniscano diversamente.

Una persona giuridica che è membro di una società può nominare un rappresentante o delegato, con delibera del Consiglio. Il Presidente dell'India o il Governatore di uno Stato, se è un membro di una società, può nominare qualsiasi persona che agisca in qualità di suo rappresentante in una riunione.

7. Metodo di voto:

Le risoluzioni devono essere votate, in prima istanza, per alzata di mano. La dichiarazione del presidente sui risultati del voto per alzata di mano è conclusiva.

Un sondaggio deve essere preso:

(i) se il Presidente lo dirige;

(ii) In tutti i casi, se richiesto dai membri che detengono almeno 1/10 del potere di voto o del capitale versato;

(iii) nel caso di aziende pubbliche se richiesto da almeno 5 membri presenti e aventi diritto al voto; e

(iv) Nel caso di società private se richiesto da un membro qualsiasi se non sono presenti più di 7 membri e da 2 membri se sono presenti più di 7 membri.

Un sondaggio su una risoluzione per l'aggiornamento o per la nomina di un presidente deve essere presa immediatamente. In altri casi deve essere presa quando il presidente decide, ma deve essere entro 48 ore dalla richiesta di sondaggio.

Un sondaggio deve essere eseguito secondo le modalità decise dal presidente. Il metodo abituale è chiedere a ciascun membro di registrare la sua decisione sulle schede di voto fornite allo scopo. Il presidente nomina due esaminatori per esaminare le schede.

Avviso:

L'avviso è uno strumento per dare intimazione a tutte le persone che hanno diritto a partecipare a una riunione in merito al luogo, data, ora e scopo dell'incontro.

I requisiti di un avviso valido sono:

(i) La comunicazione deve essere emessa in conformità con le disposizioni dello statuto.

(ii) Dovrebbe essere in forma scritta. Potrebbe anche essere sufficiente una comunicazione orale.

(iii) La notifica deve indicare la natura della riunione.

(iv) La comunicazione deve essere data non solo ai membri, ma anche a tutte le persone autorizzate a partecipare a una riunione, ad esempio, in caso di assemblea generale annuale, la notifica deve essere notificata ai revisori della società.

(v) Deve essere data una lunghezza adeguata di preavviso. Un'assemblea generale richiede per iscritto un preavviso di 21 giorni. Un incontro può essere chiamato con un preavviso più breve se tutti i membri danno il loro consenso.

(vi) L'avviso deve essere adeguato. Deve indicare chiaramente il luogo, la data e l'ora dell'incontro. Un'agenda completa viene aggiunta come parte dell'avviso.

(vii) La notifica deve essere firmata e rilasciata dall'autorità competente.

(viii) L'avviso non è lo stesso di una circolare. L'avviso è dato ai membri, ma le circolari vengono fornite ai clienti e al pubblico.

Riunione di classe al n. 5 della società:

Queste riunioni sono tenute da una particolare classe di azionisti allo scopo di effettuare variazioni nello Statuto in relazione ai loro diritti e privilegi o alla conversione di una classe in un'altra.

La disposizione per la variazione deve essere contenuta nel Memorandum o negli articoli e questa variazione non deve essere vietata dai termini di emissione delle azioni di quella particolare classe. Tali risoluzioni devono essere approvate dalla maggioranza dei tre quarti dei membri di quella classe.

Tipo di riunione aziendale n. 6. Incontro dei creditori:

Questi incontri vengono convocati quando la società propone di elaborare uno schema di accordo con i suoi creditori. La Corte può ordinare un'assemblea dei creditori o una classe di creditori sull'applicazione della società o del liquidatore in caso di liquidazione di una società.

Tale riunione è tenuta e condotta secondo le direttive della Corte. Se l'accordo è approvato con una maggioranza di tre quarti del valore dei creditori e lo stesso è sanzionato dalla Corte, è vincolante per tutti i creditori.

Tipo di riunione aziendale n. 7. Riunione dei titolari di obbligazioni:

Queste riunioni sono convocate secondo le regole e i regolamenti del Trust Deed o Debenture Bond. Tali riunioni si svolgono di volta in volta in cui gli interessi dei detentori di obbligazioni sono coinvolti al momento della riorganizzazione, della ricostruzione, della fusione o della liquidazione della società. Le regole riguardanti la nomina del presidente, l'avviso dell'incontro, il quorum ecc. Sono contenute nell'atto istitutivo.

Meeting aziendale di tipo n. 8. Incontro di creditori e contributori:

Questi incontri si svolgono quando la società è in liquidazione per accertare l'importo totale dovuto dalla società ai suoi creditori. Lo scopo principale di questi incontri è ottenere l'approvazione dei creditori e dei contributori allo schema di compromesso o riorganizzazione per salvare la società da difficoltà finanziarie. A volte, la Corte può anche ordinare che tale riunione si tenga.

Quando una società desidera modificare i diritti dei titolari di obbligazioni, tali riunioni devono essere tenute secondo le regole stabilite nel Debenture Trust Deed. Sono inoltre tenuti a consentire alla società di emettere nuove obbligazioni o di variare il tasso di interesse pagabile ai detentori di obbligazioni. Il termine "contributivo" copre ogni persona che è responsabile di contribuire al patrimonio della società quando la società viene liquidata.