Documenti necessari per avviare una società: 3 tipi principali

Questo articolo mette in luce i tre principali tipi di documenti richiesti per avviare un'impresa. I documenti sono: 1. Memorandum of Association 2. Statuto 3. Prospetto.

Documento n. 1. Protocollo d'associazione:

Ogni azienda deve preparare il proprio Memorandum of Association che contiene cinque clausole che descrivono l'azienda. Si chiama documento fondamentale o carta della compagnia con la quale è noto al mondo esterno. Sec. 13 a 25 e 32 a 40 della legge sulle società trattano il memorandum.

Il Memorandum contiene cinque clausole:

(1) Clausola del nome:

Il nome della società con la parola Limited o Private Limited, a seconda dei casi, alla fine sarà menzionato qui. Nessuna parola indesiderabile può essere usata. Il nome non deve contenere alcuna parola con la quale sembra che sia una preoccupazione del governo. Una società non può utilizzare un nome simile al nome di un'azienda esistente.

(2) Clausola indirizzo:

Il nome dello stato in cui verrà registrata la società deve essere scritto qui.

(3) Oggetto:

Questo deve contenere l'oggetto principale, gli oggetti alleati e altri oggetti per i quali la società si sta formando. Una società non può compiere alcun atto che non sia espressamente menzionato nella clausola dell'oggetto. Qualsiasi atto del genere è ultra vires o oltre l'autorità legale della società. Questo è chiamato "la dottrina degli ultra vires".

(4) Responsabilità:

È necessario menzionare quale sarà la natura della responsabilità dei membri, limitata o illimitata. In una società a responsabilità limitata la responsabilità degli amministratori può essere illimitata.

(5) Clausola capitale:

Si deve menzionare quale tipo di capitale la società dovrebbe avere, capitale sociale o capitale di garanzia o entrambi, e lo smembramento del capitale. Questo è il capitale autorizzato o registrato o nominale della società.

Le prime tre clausole sono chiamate clausole obbligatorie mentre le restanti due come clausole Articoli. Per modificare ciascuna clausola è necessaria una risoluzione speciale da parte dei membri. Al fine di modificare la soddisfazione dell'oggetto clausola è anche necessario. Inoltre, l'autorizzazione del governo centrale e del consiglio di amministrazione della società è necessaria per la modifica del nome e dell'indirizzo e della clausola dell'oggetto rispettivamente. Le restanti due clausole possono essere modificate, come una clausola nello statuto, solo con una risoluzione speciale dei membri.

Il Memorandum of Association deve essere stampato, in paragrafi con ogni paragrafo numerato in serie. Deve essere firmato dai promotori, minimo 2 in caso di società privata e 7 in caso di società pubblica, e attestato dalla firma di un testimone. I promotori devono fornire tutti i dettagli e menzionare il numero di azioni da loro prese.

La tabella B, contenuta nella legge sulle società, fornisce un modello per l'atto costitutivo di una società per azioni e le tabelle C, D ed E come modelli per il memorandum (insieme al modello degli articoli) per le società a responsabilità limitata, limitato da garanzia con capitale sociale, e con responsabilità illimitata, rispettivamente.

Documento n. 2. Statuto:

È un documento che contiene tutte le regole e i regolamenti per gli affari interni di una società per svolgere la sua amministrazione e per realizzare i suoi obiettivi. Sec. Da 26 a 31 e da 33 a 40 del Companies Act trattano lo Statuto. Una società pubblica può preparare il proprio Statuto o può seguire per intero la Tabella A o può preparare in parte il proprio Statuto e seguire parzialmente la Tabella A.

Una società privata, una società a responsabilità limitata e una società illimitata devono preparare il proprio statuto, almeno in parte.

Lo statuto contiene le seguenti cose:

(a) Capitale azionario e sua suddivisione in diverse classi di azioni e la conseguente classificazione degli azionisti,

(b) Le regole riguardanti il trasferimento, la trasmissione, la confisca e la consegna di azioni, l'effettuazione di chiamate, ecc.

(d) Poteri di prestito della società,

(e) Numero massimo, nomina, remunerazione, poteri, doveri, qualifica, ecc. degli Amministratori,

(f) Nomina, compenso ecc. dell'Amministratore Delegato, Direttore e Segretario, se presenti.

(g) Dichiarazione di dividendo,

(h) Creazione e utilizzo di riserve,

(i) Procedura di convocazione e svolgimento di diversi tipi di riunioni,

(j) Manutenzione dei libri contabili e tutte le questioni relative alla revisione contabile e ai revisori dei conti,

(k) Emissione di certificati azionari e warrant di azioni (se esistenti).

(l) Uso del sigillo comune dell'azienda,

(m) Questioni relative alla liquidazione della società.

Qualsiasi clausola dello statuto di una società può essere modificata dagli stessi membri con una risoluzione speciale a condizione che non sostituisca il memorandum o alcuna disposizione della legge. L'autorizzazione del governo centrale è necessaria se con la modifica degli articoli una società pubblica viene convertita in una società privata.

Una società può fare un atto non consentito dagli articoli forniti successivamente viene ratificato dai membri. Questo è chiamato 'la dottrina della gestione interna'.

Lo statuto deve essere stampato e messo in relazione con ciascun paragrafo numerato in serie. Deve essere firmato dai promotori, minimo 2 in caso di società privata e minimo 7 in caso di società pubblica e attestato dalla firma di un testimone. I promotori devono fornire tutti i dettagli e menzionare il numero di azioni da loro prese.

La tabella A contenuta nella legge sulle società fornisce un modello per lo statuto di una società per azioni e le tabelle C, D ed E per gli articoli (insieme ai modelli per memorandum) di società a responsabilità limitata, limitata da garanzia con quota capitale, e con responsabilità illimitata, rispettivamente.

Documento n. 3. Prospetto:

Secondo la Sec. 2 (36) del Companies Act, "prospetto" indica qualsiasi documento descritto o pubblicato come prospetto e include qualsiasi avviso, circolare, pubblicità o altro documento che invita offerte dal pubblico per la sottoscrizione o l'acquisto di eventuali azioni o obbligazioni di, un corpo aziendale ".

La definizione è completa e include una varietà di documenti. Qualsiasi annuncio pubblicitario sui giornali per la vendita di azioni o obbligazioni deve essere intestato da una dichiarazione che "si tratta solo di un annuncio e non di un prospetto", altrimenti la pubblicità sarà trattata come un prospetto implicito. Sec. Da 55 a 66 del Companies Act trattano il Prospetto.

Le sezioni da 603 a 608 prevedono ulteriori disposizioni per i prospetti di società estere.

Ogni volta che una società pubblica ampiamente diffusa vuole offrire azioni o obbligazioni al pubblico, deve emettere un Prospetto. Le caratteristiche: (a) deve essere datato un Prospetto che è la data della sua pubblicazione. (b) Una copia del Prospetto sarà depositata presso il Registro delle Imprese e entro 90 giorni sarà pubblicata al pubblico, cioè, offerta in vendita (ad un prezzo nominale), (c) Sarà firmata da tutti i amministratori e da un 'esperto' (una persona affidabile), (d) In caso di errori nel Prospetto relativi alla società, ogni firmatario, compreso l'esperto, è passibile di responsabilità civile e penale e deve essere punito con l'ammenda o la reclusione o entrambi, a meno che non provi la sua innocenza.

La Tabella II allegata alla legge sulle società fornisce la forma di un prospetto che contiene tre parti: la parte I contiene "argomenti da specificare" o informazioni sulla società. La Parte II contiene "Rapporti da presentare" o, nel caso di una società esistente, la performance della società fino a un massimo di 5 anni e lo scopo di invitare l'offerta di azioni o obbligazioni.

La Parte III contiene le "Disposizioni applicabili alla parte I e alla parte II della tabella" o alcuni dettagli relativi a una società di venditori, alcune eccezioni alla parte I che potrebbero non essere applicabili a una determinata società, ecc.

Nel complesso un Prospetto contiene, tra gli altri, i seguenti argomenti:

(a) la descrizione della società che prende spunto dal memorandum,

(b) Il numero e le classi di azioni e i diritti delle diverse classi di azionisti.

(d) Ammontare della sottoscrizione minima e sua interruzione.

(e) La prospettiva commerciale dell'azienda,

(f) I nomi e gli indirizzi di banchieri, revisori dei conti, broker di azioni, sottoscrittori, ecc.

(g) i dettagli di qualsiasi attività commerciale che la società intende assumere,

(h) I dettagli dei contratti preliminari.

(i) Le date di apertura e chiusura dell'abbonamento,

(j) Un modulo di domanda di partecipazione.

Il Segretario della Società deve assistere i promotori prima della costituzione di una società, nella stesura del Memorandum of Association e dello Statuto e, previa costituzione degli amministratori, nella stesura del Prospetto. Inoltre, deve aiutare gli amministratori e i membri della società nel processo di modifica di qualsiasi clausola nel Memorandum o negli Articoli.

Deve fare il deposito necessario con il Registro delle Imprese ad ogni passo. Deve comunicare con le autorità competenti in caso di modifica di una qualsiasi delle clausole di condizione nel Memorandum.