Compiti del segretario della compagnia: fattori e classificazione

Leggi questo articolo per conoscere i doveri di un segretario della compagnia. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Fattori che determinano l'estensione dei doveri 2. Classificazione dei doveri.

Fattori che determinano l'entità dei compiti:

I compiti o le funzioni di un segretario aziendale sono molteplici o variegati. I doveri nascono dai diritti. Questo è vero per un segretario della compagnia. I suoi doveri sono determinati in parte dalla sua posizione come indicato nel Companies Act nella definizione e nelle diverse Sezioni. La legge, tuttavia, non descrive sistematicamente le funzioni di un segretario della società.

Poiché il segretario della società è designato da un contratto, il profilo generale delle sue funzioni è indicato anche nei termini del contratto. Comunemente, un gran numero di incarichi sono delegati a lui insieme con l'autorità e la responsabilità dal Consiglio di amministrazione della società che ha il potere di nomina. Ovviamente i compiti del segretario di un'azienda di grandi dimensioni sono maggiori e più complicati di quelli di un'azienda di piccole dimensioni.

D'altra parte, in una società di grandi dimensioni possono essere nominati molti altri ufficiali per assistere il Segretario. In breve, le sue funzioni sono condizionate dalle dimensioni dell'azienda.

Anche i dazi possono differire da una società all'altra di grandi dimensioni tenendo conto:

(a) Se la società è tenuta in stretta detenzione o diffusa e

(b) se le azioni della società sono arruolate in una borsa valori riconosciuta o meno.

Qualunque sia la portata delle funzioni, si deve notare che i compiti di un segretario della compagnia hanno due aspetti distinti:

a) Compiti come segretario e

(b) Compiti qualificati dalle disposizioni delle leggi aziendali e delle alleate.

Di conseguenza, i diversi tipi di doveri di un Segretario della Società sono riassunti di seguito in un modo classificato:

Classificazione dei doveri:

I compiti di un segretario della società sono classificati come non statutari e statutari.

(A) Non statutari:

Come segretario, un segretario della compagnia ha tutti i doveri che un segretario dovrebbe avere. Tali doveri sono non statutari e spesso descritti come compiti di routine ed esecutivi di un segretario aziendale.

Sono di tre tipi:

(1) Compiti come dirigente d'ufficio:

Un segretario della società è generalmente il capo dell'esecutivo in ufficio con la supervisione generale e il controllo delle funzioni di tutti i dipartimenti dell'ufficio della società - corrispondenza, contabilità, documentazione, pubbliche relazioni ecc.

È responsabile del mantenimento dello standard di rendimento del personale dell'ufficio e della disciplina dell'ufficio. Deve coordinare le funzioni dei diversi dipartimenti. In alcune aziende, al Segretario vengono anche affidati gli acquisti e la gestione del personale. È descritto come il direttore principale della compagnia.

(2) Compiti come ufficiale di collegamento:

Un segretario della compagnia deve mantenere il collegamento tra l'azienda in una mano ei membri della società, le persone collegate alla società (come i clienti, i debitori, i creditori, ecc.) E il pubblico in generale dall'altra.

Ogni volta che qualcuno, noto o sconosciuto alla società, vuole comunicare con la società, si rivolge per corrispondenza o incontra direttamente il Segretario. In pratica, il Segretario funziona come agente dei direttori della società che sono gli agenti o la società stessa. Il Consiglio di amministrazione conferisce un potere speciale al segretario a tal fine.

(3) Compiti come consulente:

Un Segretario della Società deve consigliare il Consiglio di amministrazione in varie questioni relative all'amministrazione della società e in particolare per le formalità legali richieste per l'amministrazione. I compiti di un segretario della società come consulente hanno un significato speciale in quanto sono per lo più interessati alle formalità legali.

(B) Statutario:

Una società è un 'ente corporativo', una creazione di legge. La legge sulle società fornisce formalità elaborate per la sua formazione, la sua continuità e la liquidazione. Il segretario della compagnia deve assistere un'azienda in ogni fase in virtù delle sue conoscenze specialistiche, delle sue qualifiche e dell'esperienza. Tali doveri di un Segretario della Società sono chiamati Doveri Statutari.

Questi possono anche essere chiamati compiti di routine perché una società nomina un segretario principalmente per questo scopo. Altri statuti, oltre alla legge sulle società, come la legge sul bollo, la legge sulla registrazione, la legge sull'imposta sul reddito, ecc., Sono anche nella foto. Ma questi statuti sono richiesti anche per altri tipi di organizzazioni e non necessariamente per un'azienda.

I compiti statutari di un segretario aziendale possono essere suddivisi nel modo seguente:

(A) Prima della costituzione:

Prima dell'incorporazione, un gruppo di persone, i primi membri o i promotori di una società proposta, devono sottoporsi a varie e complicate formalità. A tale scopo possono prendere l'aiuto di un avvocato o nominano un segretario con le qualifiche necessarie con l'intenzione che la stessa persona sia nominata formalmente come segretaria della società dopo la sua costituzione.

Prima della costituzione o piuttosto per l'incorporazione, un Segretario della Società deve assistere i promotori nel seguente modo:

a) mantenere il collegamento con il cancelliere delle società di tale Stato, in particolare per accertare in primo luogo se il nome proposto della società è disponibile.

(b) redigere i documenti necessari secondo i requisiti della legge sulle società. Tali documenti sono: Memorandum of Association, Statuto e Prospetto. Il terzo documento è richiesto solo per una società pubblica ampiamente diffusa e in realtà dopo l'incorporazione.

La legge sulle società fornisce modelli per la stesura dei documenti:

(i) Tabella A-A modello per lo statuto di una società limitata da azioni,

(ii) Modello B-A tabellare per il Memorandum of Association della società a responsabilità limitata,

(iii) Modello C-A per il Memorandum of Association e lo Statuto sociale di una società a responsabilità limitata,

(iv) Tabella D-A modello per l'atto costitutivo e lo statuto sociale di una società a responsabilità limitata avente capitale sociale,

(v) Tabella E-A modello per Memorandum of Association e Statuto per una società a responsabilità illimitata. (La tabella dalla A alla E appartiene all'Allegato I della legge),

(vi) Modello II-A del Prospetto.

Tutti questi documenti devono essere stampati e messi in relazione con ogni paragrafo numerato in serie. Il Memorandum of Association e lo Statuto devono essere firmati dai promotori e da un testimone. Il Prospetto deve essere firmato dai direttori e da un 'esperto' (qualsiasi persona affidabile).

(c) Per archiviare, con la tassa di registrazione necessaria per la registrazione della società e le tasse di deposito per i documenti, con il Registro delle Imprese, una copia del Memorandum of Association e una copia dello Statuto, con i timbri necessari apposti.

(d) Per depositare presso il Registrar of Companies altre dichiarazioni necessarie al momento della costituzione di una società pubblica, quali:

(i) un elenco di primi direttori della società;

(ii) una lettera di consenso da parte di ciascun amministratore per fungere da direttore;

(iii) copia di un mandato di nomina dell'amministratore delegato, se esistente;

(iv) Una lettera di accordo, da ciascun amministratore, per prendere eventuali azioni di qualificazione.

(e) depositare presso il Registrar l'indirizzo effettivo della sede legale della società. (Questo può essere fatto entro 30 giorni dalla data di registrazione.)

(f) Partecipare a tutte le riunioni dei promotori e assisterli nell'organizzazione e nella conduzione degli incontri.

(g) Aiutare i promotori a stipulare contratti preliminari per conto della società, ma da incorporare.

(B) Dopo l'incorporazione:

Dopo l'incorporazione di una società, la sua segretaria ha una serie di compiti da svolgere. Tali compiti possono essere studiati in un modo ulteriormente classificato.

(1) Subito dopo l'incorporazione:

Immediatamente dopo aver ricevuto il Certificato di Incorporazione dal Registro delle Imprese, il Segretario della Società ha i seguenti atti:

(a) Organizzare la prima riunione del Consiglio di amministrazione della società per le varie formalità preliminari compreso il suo formale appuntamento con effetto retroattivo (cioè, dalla data della sua nomina da parte dei promotori), finalizzando la forma di Certificato di partecipazione, approvazione del Prospetto (nel caso di una società pubblica ampiamente diffusa), nomina di banchieri, primo revisore contabile ecc.

(b) Per depositare presso il Registrar of Companies, nel caso di una società pubblica a stretto contatto, una Dichiarazione al posto del Prospetto che mostri l'assegnazione di azioni, almeno 3 giorni prima della ripartizione.

(c) depositare presso il Registrar of Companies, nel caso di una società pubblica ampiamente diffusa, una copia del Prospetto e organizzare il rilascio del Prospetto al pubblico.

(d) Per ricevere l'autorizzazione del Controllore dei Problemi di Capitale, un funzionario sotto il governo centrale, se l'emissione totale di azioni o obbligazioni supera Rs. 50 lakh.

(e) Prendere accordi con broker di azioni, sottoscrittori, istituti finanziari ecc., se del caso, per la commercializzazione di azioni e fare domanda a una borsa riconosciuta per l'arruolamento di azioni, se così deciso dalla società.

(f) Ricevere dagli azionisti intenzionati azioni in comune con denaro della domanda, con o senza premio, e fare una registrazione dettagliata e cronologica di tali ricevute.

(g) Informare il Registro delle Imprese, al fine di ricevere il Certificato di inizio dell'attività (necessario per una società pubblica), i fatti che (i) la sottoscrizione minima è stata sollevata e (ii) gli amministratori hanno pagato per il loro azioni.

(h) Predisporre l'assegnazione di azioni e l'emissione di certificati azionari e preparare il registro dei membri contenente i dettagli dei membri e delle loro partecipazioni azionarie.

(i) Organizzare dopo un mese e non oltre sei mesi dalla data di inizio dell'attività la Riunione Statutaria in caso di una società pubblica.

(2) Funzionamento regolare di un'azienda:

Una volta che tutte le funzioni preliminari sono finite, un'azienda deve svolgere le sue normali funzioni come azienda in via di sviluppo.

Il Segretario della Società ha i seguenti doveri al riguardo:

(a) Mantenere il registro dei membri apportando tutte le modifiche necessarie di volta in volta derivanti da trasferimento, trasmissione, confisca, consegna o nuova emissione di azioni.

(b) Assistere il Consiglio di Amministrazione in caso di trasferimento di confisca o consegna di azioni nonché nell'effettuare inviti a partecipare a azioni, emettere azioni con diritto di godimento o azioni bonus e emettere certificati azionari e, se del caso, warrants.

(c) Organizzare riunioni del Consiglio di amministrazione, dei membri, dei comitati o sottocomitati nominati dalla società e che a orari stabiliti e ad intervalli regolari come previsto dalla legge sulle società.

(d) redigere e pubblicare comunicazioni per riunioni, formulare risoluzioni, prendere appunti su discussioni e procedimenti, scrivere verbali e farli confermare e diffondere, per aiutare il presidente di ciascuna riunione nel conteggio dei voti e per dichiarare i risultati al riguardo, registrare la partecipazione alle riunioni, gestire i delegati e fare tutti gli altri atti relativi agli incontri di tutti i tipi.

(e) depositare presso il Registrar of Companies con le tasse di deposito prescritte e nei tempi prescritti,

(i) Copie di conti definitivi certificati e rendimento annuale dopo la fine di ogni esercizio finanziario,

(ii) copie di alcune risoluzioni specifiche,

(iii) Ritorno sull'assegnazione di azioni,

(iv) Dichiarazioni diverse, ecc.

(f) Preparare e conservare tutti i Libri Statutari, come il Registro dei Soci, i Libri Minuti, ecc.

(g) Conservare e apporre su tutti i documenti pertinenti il ​​Common Seal della compagnia. Questa è una funzione molto importante perché un'azienda deve avere un sigillo comune con il suo nome che deve essere usato con molta attenzione sui documenti legali.

Nel caso in cui un'azienda svolga attività al di fuori dell'India, può, se autorizzato dallo Statuto, avere un sigillo ufficiale da utilizzare al di fuori dell'India e questo sigillo deve essere una copia fedele del sigillo comune esistente.

(h) Informare e ricordare agli amministratori i loro obblighi legali e assisterli nell'adempiere tali obblighi.

(i) Permettere ai membri della società di ispezionare i libri statutari e di prenderne copia e di fare tutte le comunicazioni necessarie ai membri.

(j) Per eseguire gli ordini e le istruzioni del governo centrale, del registro delle società, del diritto societario, del tribunale, ecc., come e quando richiesto.

(k) Per vedere che i conti della società sono preparati, mantenuti e controllati come voluto dalla Legge.

(l) Per vedere che il dividendo è pagato (inviando i warrant sui dividendi), agli azionisti entro 42 giorni dalla data della dichiarazione e il dividendo non pagato è trasferito, dopo tre anni, al conto generale delle entrate del governo centrale.

(3) Al momento di qualsiasi accordo (sotto compromesso, fusione o ricostruzione o acquisizione da parte di una società su un'altra) nella società come richiesto alla Corte dalla stessa società o da membri o creditori, il segretario ha compiti elaborati per preparare registri e dichiarazioni, organizzare riunioni come indicato dalla Corte, fare circolari ecc.

(4) Al momento della liquidazione:

Una società può essere liquidata volontariamente dai soci o sotto coazione legale quando una società non è in grado di pagare i propri creditori o quando una società viola le disposizioni legali o in altre circostanze come previsto dalla legge sulle società.

La legge prevede inoltre che il segretario, in qualità di ufficiale della compagnia, abbia obblighi giuridici di assistere il liquidatore ufficiale e di eseguire gli ordini della Corte, se del caso, nel processo di liquidazione.

Deve inoltre assistere il Consiglio di amministrazione, come richiesto dalle circostanze e mantenere il collegamento con i membri, i creditori, i contributori, il Registro delle società e altri interessati. Deve presentare le dichiarazioni e le dichiarazioni necessarie alle autorità competenti.