Installazione di un sistema di contabilità dei costi

Leggi questo articolo per conoscere i fattori, le difficoltà, i manuali di costo e i requisiti legali necessari per l'installazione di un sistema di contabilità dei costi.

Fattori da considerare prima dell'installazione:

Quando si deve installare un sistema di contabilità dei costi, è necessario tenere presente i seguenti punti:

1. Oggetti:

Quali sono gli oggetti che la direzione vuole raggiungere e che tipo di informazioni ha bisogno per il raggiungimento dei suoi obiettivi? Le informazioni sui costi per la fissazione dei prezzi sarebbero molto diverse da quelle intese a rivelare efficienze o inefficienze nelle operazioni o quelle necessarie per prendere decisioni su base razionale.

2. I dettagli tecnici:

Le operazioni tecniche della preoccupazione e se la produzione è più importante della vendita o viceversa dovrebbero essere tenute a mente. Ovviamente maggiore attenzione deve essere rivolta al fattore più significativo.

3. Il prodotto:

La natura del prodotto dovrebbe essere considerata per decidere il tipo di sistema dei costi. Ad esempio, se i materiali utilizzati sono insignificanti, non sarà necessario un sistema elaborato di controllo dei materiali.

4. Fattori:

I fattori che sono o non sono suscettibili di controllo dovrebbero essere considerati. L'attenzione deve essere pagata a fattori controllabili. Ad esempio, se un particolare metodo di imballaggio è prescritto dalla legge, è inutile cercare di pensare a un'alternativa.

5. Tipo di materiali:

Dovrebbero essere presi in considerazione anche il tipo di materiali disponibili e i tempi delle loro forniture insieme al problema di stoccaggio.

6. Tipo di lavoro:

Il tipo di lavoro richiesto e i metodi della loro remunerazione dovrebbero essere tenuti in considerazione.

7. Gestione:

Anche il carattere della gestione stessa e il processo decisionale dovrebbero essere presi in considerazione. I dirigenti moderni di solito hanno bisogno di informazioni dettagliate. I flussi di informazioni dovranno essere progettati con riferimento alle fonti e agli usi finali delle informazioni. Ad esempio, se le decisioni vengono prese da una persona che rifiuta di divulgare alcuna informazione, il sistema deve tenerlo presente.

8. Peculiarità degli affari:

Qualsiasi particolarità del business, che possa esserci, deve essere tenuta presente. Ad esempio, se gli acquisti di determinati articoli devono essere effettuati solo da una particolare fonte o ditta, il sistema di determinazione dei costi non deve necessariamente creare una procedura di acquisto adeguata; dovrebbe concentrarsi sull'uso corretto dell'articolo in questione.

9. Uso di libri finanziari:

Va inoltre ricordata la possibilità di utilizzare libri e procedure finanziarie. Come indicato sopra, la contabilità dei costi deve essere considerata un investimento e, pertanto, dovrebbero essere utilizzate tutte le procedure, i libri e i registri utili esistenti. Ad esempio, i conti finanziari necessitano di una registrazione adeguata degli acquisti e delle retribuzioni. Con un piccolo cambiamento, questi possono essere fatti per soddisfare anche le esigenze di Contabilità dei costi. Per quanto possibile, i registri dei costi e i libri finanziari dovrebbero essere ben coordinati, anche pienamente integrati.

10. Scelta dell'unità:

Dovrebbe anche essere presa in considerazione la scelta dell'unità per quanto riguarda i costi da ottenere. Ad esempio, in caso di acciaio, i costi sono determinati per tonnellata di acciaio e, nel caso di tessuti di cotone, l'unità è kg. di filato o di stoffa. In caso di trasporto a motore, il costo sarà calcolato per chilometro-bus o passeggero-chilometro o talvolta tonnellata-miglio. Questi sono noti come unità di costo ed è necessario scegliere un'unità adeguata, né troppo grande né troppo piccola.

11. Discussione completa:

Soprattutto, il sistema dovrebbe essere progettato dopo una discussione completa e sincera con tutti coloro che saranno coinvolti.

Difficoltà nell'installazione di un sistema di costi:

Quando un sistema di costi viene introdotto di recente, potrebbe dover incontrare una serie di difficoltà. Questi possono essere i seguenti:

(i) Gestione dell'apatia:

Se la direzione non è realmente convinta dei vantaggi del sistema di determinazione dei costi o se è stata in qualche modo costretta ad accettare il sistema contro la sua volontà, semplicemente la tollererà e non la incoraggerà correttamente. Ciò porterà anche gli altri a trattenere la loro cooperazione e, pertanto, il sistema potrebbe non funzionare mai in modo efficace. I rapporti possono essere tutti corretti e rapidi ma probabilmente nessuno li guarderà.

(ii) Ostilità da personale di linea:

Il personale di linea spesso crede che in primo luogo sappiano come gestire la propria attività e, quindi, non hanno bisogno di nessuno per dire loro di quali informazioni hanno bisogno e, in secondo luogo, che non possono perdere tempo in "compilazione di moduli". Potrebbero anche temere che le informazioni corrette possano esporre alcuni dei loro errori o che il nuovo sistema li renderà meno utili di prima agli occhi della direzione. C'è una tendenza a risentirsi di qualcosa di nuovo a meno che non sia palesemente vantaggioso per il proprio vantaggio.

(iii) Struttura dell'autorità:

Il sistema di contabilità dei costi può essere basato sulla struttura dell'autorità formale, mentre in realtà la struttura può essere molto diversa. Se, per esempio, i leader sindacali hanno una grande influenza sulle varie decisioni, il sistema potrebbe incontrare delle difficoltà - non è probabile che l'organigramma mostrerà l'autorità dei leader sindacali.

(iv) Circostanze modificate:

Gli affari subiscono spesso cambiamenti rapidi: il mercato può cambiare e il processo di produzione può cambiare; anche le idee di gestione cambiano. Se il sistema di calcolo dei costi non è adeguato alle mutate circostanze, cesserà di essere efficace. Ad esempio, se una filanda di cotone viene trasformata in un mulino che produce fibre sintetiche, il sistema di contabilità dei costi deve essere opportunamente modificato.

(v) Indifferenza:

Spesso una parte del sistema si rompe; se non viene impostato rapidamente, influirà sull'intero sistema. Ad esempio, se le questioni relative al materiale non sono osservate correttamente e tenute sotto controllo, l'intero sistema di controllo dei materiali potrebbe rompersi. Inoltre, potrebbero verificarsi ritardi nel flusso di informazioni e il report potrebbe essere ritardato. Se ciò non viene corretto, l'intero sistema decisionale e di controllo può essere viziato. Lo stesso sarà il risultato se ci sono errori gravi nella relazione. È pertanto necessario che qualcuno guardi continuamente e con attenzione il funzionamento effettivo del sistema.

(vi) Low Status of Cost Accountant:

Il contabile dei costi dovrà spesso raccogliere e fornire informazioni che potrebbero non piacere a qualcuno. Se il contabile ha una posizione molto giovane, potrebbe non essere in grado di svolgere il proprio lavoro senza timori o favori e, pertanto, le informazioni fornite da lui potrebbero non portare alla decisione corretta. È essenziale che il contabile dei costi sia un funzionario di alto rango, con accesso diretto al top management. Deve inoltre essere assistito da uno staff adeguatamente formato e adeguato.

(vii) Mancanza di chiarezza su priorità e obiettivi:

Se lo staff di Contabilità dei costi non è chiaro circa gli usi finali a cui verranno inserite le informazioni relative ai costi, è possibile che non svolgano il proprio compito nel modo corretto; possono anche inviare informazioni errate o inadeguate. A causa di tutte queste difficoltà, è necessario procedere lentamente, portando tutti insieme. Un processo educativo per tutti gli interessati è essenziale per vedere che il sistema dei costi è accettato e gestito sinceramente.

Manuale dei costi:

Un modo per vedere che il sistema di calcolo dei costi funziona nel modo in cui è destinato è scrivere in forma di libro l'intero sistema in tutti i suoi aspetti. Il libro si chiama Manuale dei costi, che è stato definito dal Chartered Institute Management Accountants di Londra come: "Un documento che definisce le responsabilità delle persone che costano nella routine e le forme e i record richiesti per il calcolo dei costi e dei costi".

Il manuale dei costi definirà tutte le parti costitutive del sistema di contabilità dei costi, quali: contabilità per materiali, manodopera, spese generali di vario tipo, in che modo verranno raccolte, analizzate e integrate le informazioni complete, quali relazioni saranno preparate, quando saranno preparati e in quale forma ea chi saranno inviati.

Per ogni parte costitutiva verrà specificato l'intero processo. Ad esempio, nel caso dei materiali, il manuale indicherà:

(i) come saranno originate le richieste di acquisto;

(ii) come e da chi saranno trattati e saranno prese le decisioni di acquisto;

(iii) se la citazione deve essere invitata e in che modo le quotazioni saranno confrontate e chi prenderà la decisione di effettuare l'ordine;

(iv) in quali casi non è necessario invitare citazioni; in tal caso, chi deciderà come procurarsi gli articoli;

(v) la forma dell'ordine di acquisto;

(vi) la procedura al ricevimento dei materiali - per verificare la qualità e la quantità dei materiali ricevuti;

(vii) il modo in cui i materiali ricevuti devono essere prezzati, gli articoli da includere nel loro costo:

(viii) la registrazione dei materiali ricevuti, le forme delle carte bin e del registro dei negozi;

(ix) le persone autorizzate a prelevare materiali dai negozi;

(x) il metodo da seguire per valutare i problemi;

(xi) il modo in cui verrà effettuato il controllo fisico; e

(xii) l'analisi dei materiali emessi dal punto di vista del lavoro e la loro registrazione; eccetera.

Il manuale dei costi specificherà il compito di ogni persona nel dipartimento dei costi e stabilirà esattamente come farà il lavoro a lui assegnato e a chi dovrà consegnare il suo lavoro al completamento. Inoltre, tutti i moduli da utilizzare sono indicati nel manuale.

Il modo in cui tutte le forme devono essere riempite e la persona che le riempirà sono tutte dichiarate; il manuale indicherà anche a chi il modulo deve essere inviato al completamento. Viene inoltre specificata la data entro la quale un determinato modulo deve essere completato e inviato.

Il manuale dei costi, quindi, conterrà le procedure che devono essere seguite dall'azienda interessata. È un modo per sapere quali sono le parti libere che ci sono e poi per legarle; è anche un modo di vedere che non vi è alcuna duplicazione del lavoro e che l'intero lavoro viene svolto in modo integrato senza indugio.

Requisiti legali:

Normalmente, se una società installa un sistema di contabilità dei costi o no, dipende da esso e, quindi, lo fa sulla base dei benefici che si aspetta di ricavare dal sistema. The Companies Act, 1956, tuttavia, autorizza il governo centrale a ordinare alle aziende impegnate in un particolare settore di tenere libri per registrare particolari specifici.

La Sezione 209 richiede che i libri debbano essere mantenuti per fornire una visione veritiera e corretta di tali dati riguardanti l'utilizzo di materiali o manodopera o altri elementi di costo che possono essere prescritti dal Governo centrale nel caso in cui la società appartenga alla classe di società specificata produzione, lavorazione e estrazione mineraria.

Ciò significa che se appartiene ad un settore per il quale il governo centrale ha ordinato la conservazione dei dati sopra indicati, l'azienda deve tenere dei libri contabili adeguati. Il governo centrale ha già prescritto la tenuta di tali libri nel caso di una serie di industrie, ad esempio cemento, cotone, pneumatici, zucchero, ecc. In India, quindi, in molti casi l'installazione di un sistema di calcolo dei costi è obbligatoria .