Regole della riunione: regole relative alle riunioni di un'azienda

Questo articolo mette in luce i due tipi di regole riguardanti l'incontro di un'azienda. I tipi sono: 1. Per quanto riguarda le riunioni dei membri 2. Per quanto riguarda le riunioni degli amministratori.

Regola n. 1. Per quanto riguarda le riunioni dei membri:

(1) Un avviso contenente tutti i dettagli e firmato da una persona che ha l'autorità di firmare come il Presidente del Consiglio di amministrazione, un direttore o il segretario, deve essere inviato a ciascun membro (o al suo rappresentante legale) della società a il suo indirizzo ricodificato.

Di solito è firmato dal segretario, se presente. Inoltre, un avviso è pubblicato da grandi aziende pubbliche sui giornali sotto la colonna della pubblicità classificata con la dicitura Avvisi della Società. Una copia della comunicazione deve essere inviata anche al revisore contabile della società.

(2) L'avviso deve essere inviato almeno ventuno giorni prima della data della riunione. Durante il conteggio delle date, la data dell'avviso e la data della riunione sono escluse. La legge prevede che qualsiasi avviso o documento inviato a un membro diventi effettivo dopo quarantotto ore.

Anche questo fattore deve essere preso in considerazione. Pertanto, se il primo giorno di un mese viene emesso un avviso, la data più prossima per l'incontro sarà il ventiquattresimo di quel mese.

La legge prevede un preavviso inferiore nel modo seguente:

(a) In caso di un'assemblea generale annuale, se tutti i membri sono d'accordo e

(b) In caso di altre riunioni, se i soci detengono il 95% delle azioni, nel caso in cui una società abbia capitale sociale o detenga il 95% dei diritti di voto, nel caso in cui una società non abbia capitale sociale, concorda.

(3) L'avviso deve contenere la data, l'ora, il luogo e l'ordine del giorno della riunione. L'avviso deve essere inviato per posta ordinaria. Una registrazione del distacco deve preferibilmente essere effettuata nel registro di spedizione. Se un membro desidera che l'avviso sia inviato a lui per posta raccomandata, egli deve depositare in anticipo i soldi in eccesso di spedizione alla società. Se la notifica accidentale non viene inviata a un membro che non rende la riunione non valida.

(4) Insieme al bando devono essere inviati anche altri materiali. Ad esempio: (a) In caso di riunione generale annuale una copia della Relazione degli Amministratori (o Relazione annuale), una copia dei Conti Finali sottoposti a revisione, eventuale Modulo di delega, ecc. (B) In caso di riunione statutaria, una copia della relazione statutaria, una copia dei conti aggiornati aggiornati, ecc.

(5) Il luogo dell'incontro è la sede legale della società o in qualsiasi altro luogo della città o del paese in cui si trova la sede legale della società. (La legge prevede deroghe da parte del governo centrale ad alcune società speciali).

(6) La riunione non può essere tenuta in un giorno festivo. Secondo la Sec. 2 (38) del Companies Act, per i giorni festivi, Sez. 25 del Negotiable Instruments Act del 1881 si applicano. Tuttavia, se una data che è già stata fissata e notificata viene successivamente dichiarata dal Governo come un giorno festivo (ai sensi del Sec. 25 della Legge sugli strumenti negoziabili), la riunione può tenersi in quella data.

(7) La riunione si terrà entro le ore d'ufficio. (Non esiste un bar specifico per tenere un'assemblea generale straordinaria in un giorno festivo e fuori dagli orari d'ufficio).

(8) Il quorum per l'assemblea dei soci sarà: (a) Come menzionato nello statuto della società interessata, (b) Se nulla è menzionato negli articoli, allora (i) nel caso di una società privata due i membri e (ii) nel caso di una società pubblica qualsiasi cinque membri presenti di persona, effettuano il quorum.

(9) La legge specifica le voci che devono essere incluse nell'ordine del giorno di un'assemblea generale annuale. Qualsiasi altro elemento può essere inserito sotto l'intestazione "Affari speciali" e le note esplicative, che giustificano l'inclusione, devono essere aggiunte.

(10) La riunione sarà condotta dal Presidente (di solito il Presidente del Consiglio di Amministrazione) secondo le disposizioni dello Statuto della società e fatte salve le disposizioni della Legge, in merito alle riunioni.

(11) Le votazioni in assemblea si terranno di solito per alzata di mano, a meno che non sia richiesto un sondaggio.

(12) Dopo la fine della riunione, i minuti devono essere preparati dal segretario e farli firmare dal presidente. Copie di alcune risoluzioni devono essere depositate presso il Registro delle Imprese.

Il segretario di un'azienda ha la responsabilità di verificare che tutte le regole di cui sopra siano rigorosamente rispettate. Qualsiasi inadempienza può comportare l'invalidità della riunione. Sec. 53 e 165-197 sono intesi per le regole delle riunioni dei membri. Una società privata può modificare le regole eccetto il numero del quorum.

Regola n. 2. Per quanto riguarda le riunioni degli amministratori:

(1) Un avviso nella forma corretta per ogni riunione del Consiglio di amministrazione dovrà essere comunicato per iscritto a ciascun direttore al suo solito indirizzo. Se c'è un regista straniero, allora deve essere notificato anche quando è in India. L'avviso può essere firmato da qualsiasi direttore. Il segretario è molto spesso autorizzato a firmare l'avviso.

(2) L'avviso può essere inviato per posta o tramite corriere. A volte l'avviso viene inviato per telefono se tutti gli amministratori sono d'accordo. Non è necessario alcun avviso quando una risoluzione viene approvata dalla circolazione. Durante una riunione, gli amministratori possono decidere quale sarà la data della prossima riunione e in tal caso non è necessario inviare alcun avviso.

(3) Un avviso deve essere accompagnato da tutti i documenti e documenti rilevanti che devono essere considerati durante la riunione.

(4) La legge non prevede alcun numero specifico di giorni prima della data della riunione con la quale deve essere inviato un avviso. Di solito l'avviso viene inviato almeno sette giorni prima della data della riunione. Lo statuto di una società può fornire il periodo o gli stessi amministratori possono decidere in prima riunione.

(5) La legge non prevede alcuna regola in merito agli elementi da inserire nell'ordine del giorno di una riunione del consiglio di amministrazione. Qualsiasi questione relativa agli affari della società e ai poteri del Consiglio da gestire, può essere inclusa.

(6) Il quorum per un consiglio di amministrazione è, secondo la legge, un terzo o due, a seconda di quale dei due è maggiore. Quando una questione in cui un regista è interessato viene discusso che il regista non può partecipare. Se con la sua esclusione il quorum cade, non c'è colpa. Ma se un solo direttore rimane lì non può esserci alcuna riunione e tale questione è riferita all'assemblea generale dei membri.

Lo statuto di una società può fornire quello che deve essere il quorum delle riunioni del Consiglio di amministrazione o gli amministratori stessi possono decidere il quorum durante la prima riunione del Consiglio, ma in nessun caso il quorum può essere inferiore a quanto previsto dalla Legge.

(7) Un presidente uscente dagli amministratori è eletto nella prima riunione del Consiglio di amministrazione, che dirige le riunioni del Consiglio secondo le disposizioni dello statuto della società soggette alle disposizioni della legge, per quanto riguarda le riunioni del Consiglio di amministrazione .

(8) Il verbale di ogni riunione del Consiglio deve essere preparato e confermato alla successiva riunione del Consiglio.

(9) Le votazioni devono essere presentate per alzata di mano, ciascun amministratore dispone di un voto a prescindere dal numero di azioni da lui detenute.

(10) La legge non prevede alcuna disposizione in merito al luogo e alle ore delle riunioni del consiglio di amministrazione. Né menziona che le riunioni del Consiglio non possano essere tenute durante le vacanze. Ma un incontro automaticamente aggiornato per mancanza di quorum non può essere tenuto in un giorno festivo.

(11) Le regole di cui sopra si applicano anche alle riunioni di un comitato o sottocomitato costituito con alcuni amministratori a fini specifici.