Record Keeping: importanza e processi di conservazione dei record

Nella nostra attuale economia di scambio, la gestione del denaro di una famiglia sta diventando un processo complicato. In pratica, si paga denaro per tutti i beni e servizi. Un certo numero di piccole spese giornaliere in una famiglia sono fatte attraverso il denaro. In queste circostanze, la memoria non può essere invocata per fornire record utilizzabili. Quando il budget è in azione, il modo più comune di sapere come vengono spesi i soldi in famiglia è mantenere record e account. Anche i semplici registri sistematicamente e attentamente mantenuti aiuteranno a facilitare il processo di finanziamento di una famiglia.

Importanza della conservazione dei registri:

Il mantenimento dei registri finanziari aiuta la famiglia in diversi modi:

1. È più facile conoscere il modo in cui viene speso il reddito della famiglia.

2. Le famiglie che tengono i registri hanno un quadro più chiaro dei prezzi di vari articoli e possono prendere decisioni oculate nell'acquisto di articoli.

3. Le spese attuali possono essere confrontate con quelle del passato.

4. Si possono trovare vari modi e mezzi per bilanciare il reddito e le spese totali della famiglia.

5. I record sono utili come cronologia passata per mostrare le spese di emergenza. Questo darà un'indicazione per il futuro.

6. Può aiutare a facilitare il processo di finanziamento di una famiglia.

7. Sono anche utili per redigere le dichiarazioni dei redditi e adeguare le richieste di risarcimento.

8. Il salvataggio può essere facilmente effettuato mantenendo i record.

9. Il record fornisce una serie di libri di riferimento pronti.

10. Il record può fungere da controllo sul budget familiare.

Un insieme di record che è del tutto soddisfacente per una famiglia potrebbe non essere per un altro. Ogni famiglia può adottare un modello per tenere i conti adatti alle proprie esigenze. Una famiglia in cui i membri sono attenti e meticolosi può conservare i registri dettagliati. Alcune altre famiglie potrebbero mantenere le informazioni minime in quanto non gradiscono questo processo in quanto è ripetitivo e talvolta richiede molto tempo.

Registrare i processi di conservazione :

La famiglia può adottare tre tipi di processi di registrazione:

(1) Il conto entrate e spese

(2) Family Ledger

(3) Stato patrimoniale

1. Il conto entrate e spese:

Questo è un resoconto giornaliero della famiglia. Può essere mantenuto su base settimanale o mensile. In questo conto il reddito del mese è registrato nelle date in cui è ricevuto. Tutte le voci di spesa sono annotate. Gli articoli in una particolare testa devono essere annotati separatamente. Le spese settimanali per ciascun articolo e i giorni supplementari del mese devono essere annotati chiaramente. Alla fine del mese, la spesa totale deve essere calcolata e detratta dal reddito totale. Se c'è qualche equilibrio, potrebbe essere portato al mese successivo.

Di seguito è riportato un esempio per la registrazione delle spese mensili:

(1) Saldo d'apertura (dal mese scorso)

(2) Quantità di reddito (durante il mese)

(3) Spese (durante il mese)

(4) Saldo (portato avanti al mese prossimo)

2. Family Ledger :

Il registro di tutte le spese può essere registrato in un libro mastro. Comprende i pagamenti effettuati per l'acquisto di proprietà fondiaria, costruzione, auto, frigorifero, mobili, premi della polizza assicurativa, depositi bancari, prestiti concessi ad altri ecc. Che sono considerati come il patrimonio della famiglia.

Tutti i prestiti della famiglia sono registrati anche nel libro mastro della famiglia. I prestiti presi dalle banche, da qualsiasi altro istituto finanziario o da privati ​​dovrebbero essere chiaramente indicati nel libro mastro. Le fatture da pagare per i beni acquistati a credito o le rate da pagare devono essere annotate. Tutti i tipi di prestiti e pagamenti da effettuare sono le responsabilità della famiglia.

3. Stato patrimoniale:

Lo stato patrimoniale è una dichiarazione annuale delle attività e delle passività effettuate alla fine dell'anno. La responsabilità è il lato del pagamento mentre il bene è il lato ricevente dei registri familiari. I saldi dei prestiti, le competenze non pagate e le rate non pagate alla fine dell'anno saranno sul lato delle passività. I valori dei vari beni acquistati dalla famiglia come terra, frigorifero, macchina, mobili, edificio, i prestiti pagati agli altri, il denaro a portata di mano e la banca saranno sul lato delle attività. Responsabilità significa che la famiglia deve pagare e il bene include le cose che la famiglia deve ricevere.

Lo scopo di mantenere i conti e registrare è quello di rivedere a intervalli periodici, il modo in cui viene speso il denaro, i risparmi che sono interessati e le attività che sono state formate. Confrontando la spesa precedente e attuale, il bilancio aiuta a migliorare il risparmio. La tenuta dei registri è proprio come un libro di riferimento pronto. La tenuta dei registri crea un senso di disciplina in un individuo in quanto crea una consapevolezza contro spese stravaganti e non necessarie.