Segretario come responsabile dell'ufficio: ruolo e doveri

Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Ruolo del segretario come responsabile dell'ufficio 2. Compiti del segretario in ufficio come responsabile dell'ufficio.

Ruolo del segretario come responsabile dell'ufficio:

Il segretario di un'organizzazione è principalmente l'amministratore delegato ed è responsabile dell'ufficio.

Potrebbe essere chiamato il responsabile dell'ufficio, ma in realtà è più di quello a causa dei seguenti motivi:

(a) Il segretario ha uno status più alto di un normale dirigente d'ufficio. Un responsabile dell'ufficio non appartiene al gruppo dirigenziale ma generalmente lo è il segretario. Almeno è vicino al gruppo di vertice, vale a dire, il Consiglio di amministrazione in caso di una società. Molto spesso viene assunto nel Consiglio di amministrazione o in una funzione di direttore come segretario.

Nel caso di una società cooperativa, la segretaria appartiene al comitato di gestione. In qualsiasi altra associazione il segretario, come eletto tra i membri, detiene la più alta posizione amministrativa. Un responsabile dell'ufficio sorveglia soprattutto il lavoro di routine mentre un segretario controlla l'intera amministrazione. In tal senso, un responsabile dell'ufficio è subordinato al segretario.

(b) Un responsabile dell'ufficio ha la sua autorità determinata dai termini del suo incarico. Fa ciò che gli viene detto di fare. Ma una segretaria, in particolare un segretario aziendale, ha la sua autorità anche dallo statuto.

(c) Un segretario è un consulente della direzione che non è un dirigente d'ufficio.

(d) In alcune organizzazioni, viene nominato un segretario d'ufficio le cui funzioni sono quelle di un dirigente d'ufficio e agisce sotto la supervisione e il controllo del segretario, che è l'amministratore delegato.

(e) Per sua natura, la segretaria è l'amministratore delegato, ma un dirigente d'ufficio non è necessariamente l'amministratore delegato.

(f) A volte un segretario richiede per legge alcune qualifiche speciali che troviamo nel caso di un segretario della compagnia. Non sono necessarie tali qualifiche speciali per un responsabile d'ufficio.

(g) Un segretario funziona come responsabile di un ufficio quando non vi è un responsabile distinto per l'ufficio, ma un dirigente d'ufficio non può svolgere le funzioni di un segretario, in particolare le funzioni statutarie.

I doveri del segretario in ufficio come responsabile dell'ufficio:

Inizio precoce:

I doveri di una segretaria in ufficio iniziano presto. Poiché il segretario appartiene al gruppo di vertice, è nel processo di elaborazione delle politiche generali, compresa la politica in materia di amministrazione dell'ufficio. La composizione e le funzioni di un ufficio dipendono in gran parte dalla natura e dalla portata delle funzioni dell'organizzazione.

Il segretario è un consulente del management e generalmente gli viene affidata la parte amministrativa del management nel suo complesso.

Nella fase successiva i compiti saranno i seguenti:

(A) Pianificazione e organizzazione:

La pianificazione e l'organizzazione dell'ufficio, che sono le funzioni del gruppo dirigente, possono essere affidate alla segreteria.

Tali funzioni sono:

(1) Il compito principale del segretario è di preparare l'organigramma per l'ufficio, determinando le diverse posizioni da tenere e i loro livelli. Allo stesso tempo, la valutazione del lavoro deve essere finalizzata. Il numero di dipendenti deve essere stimato da lui e deve essere decisa anche una politica di assunzione. Insieme all'Organigramma deve anche essere preparato un manuale d'ufficio che definisca chiaramente l'autorità di ciascuna posizione e le sue funzioni.

Questo è molto utile per evitare:

(a) Indeterminazione e confusione,

(b) Sovrapposizione di autorità e

(c) Conflitto tra i membri dello staff.

Con la pianificazione arriva anche, la preparazione del budget per il costo di stabilimento dell'ufficio, sia presente che futuro.

(2) Il segretario deciderà ora quale sistema dovrebbe essere seguito nell'organizzazione degli uffici: un sistema di centralizzazione o un sistema di decentralizzazione. Una sapiente fusione tra i due sistemi sarà ideale.

(3) Poi arriva il lay-out dell'ufficio. Sicuramente il tipo di layout aperto moderno sarà preferito da, il segretario. Molto dipende dal sistema da seguire e dalla forma e dimensione della sistemazione disponibile.

(4) Ora è fissato il palco per la segretaria per la creazione e la gestione dell'ufficio. Le assunzioni devono essere fatte e le attrezzature di tutti i tipi devono essere acquistate sotto la sua supervisione e guida.

(5) Il segretario dividerà l'ufficio in dipartimenti funzionali, affiderà i dipartimenti e assegnerà compiti ai membri dello staff. L'autorità appropriata e la corrispondente responsabilità saranno delegate a ciascun membro dello staff. Se necessario, verrà organizzata una formazione per loro.

(B) Supervisione e controllo:

Supervisione e controllo non sono termini identici. Supervisionare significa semplicemente controllare se i subordinati stanno facendo i loro compiti o meno. Generalmente è fatto dal responsabile dell'ufficio. Il controllo è una funzione più grande.

Implica:

(a) Fissazione del livello di prestazione;

(b) valutazione della prestazione effettiva;

(c) Verifica della prestazione effettiva con lo standard;

(d) Rettifica degli eventuali errori, in modo che non vengano ripetuti.

(1) Il segretario è più di un semplice dirigente d'ufficio e quindi ha entrambi i compiti di svolgere - supervisione e controllo. Quando non esiste un responsabile dell'ufficio, può essere assistito da supervisori. Potrebbe non avere il controllo sui responsabili di reparto come direttore di produzione, direttore marketing, ecc. Che stanno svolgendo le funzioni principali e conosciute come persone "di linea". Possono essere sotto il direttore generale.

Ma le persone "dello staff" che sono a capo del servizio funzionano come il responsabile del personale, il responsabile finanziario, ecc. Sono generalmente sotto il diretto controllo della segretaria. Qualunque cosa possa essere, la segretaria deve controllare e coordinare le diverse funzioni clericali connesse con l'ufficio generale o centralizzato.

(2) Deve mantenere un collegamento continuo tra il top management e gli altri dipendenti dell'organizzazione, nonché con il governo e le persone esterne interessate alla preoccupazione. Deve mantenere il collegamento tra l'organizzazione e il pubblico in generale. Questo continua dall'ufficio.

(3) Deve mantenere un coordinamento tra il capo o l'ufficio principale e quelli della succursale o degli uffici divisionali, se presenti.

(4) Deve mantenere una fornitura continua di apparecchiature per ufficio.

(5) Egli deve fare deposito di tutte le dichiarazioni e documenti come richiesto dalle sue funzioni statutarie.

(6) Deve organizzare tutte le riunioni richieste in base a statuti o altro e fare tutto il necessario per le riunioni. Le riunioni possono essere tenute in ufficio o altrove.

(7) Deve applicare la sua mente per il miglioramento delle funzioni d'ufficio attraverso lo studio di O & M e per conto suo.

(8) Deve informare il top management sul funzionamento dell'ufficio e presentare relazioni orali o scritte con o senza raccomandazioni sullo stesso.

(C) Generale:

A volte, specialmente nel caso di una società o di un'associazione o di una piccola impresa, molte delle funzioni clericali sono gestite direttamente dallo stesso segretario. Generalmente, la maggior parte delle lettere in uscita sono firmate da lui. In alcuni uffici, la pratica è che la posta in arrivo andrà prima al segretario che esaminerà i documenti prima che vengano distribuiti tra i rispettivi reparti.