Redazione di una lettera: 3 procedure principali

Questo articolo mette in luce le tre principali procedure da seguire durante la stesura di una lettera. Le procedure sono: 1. Pianificazione 2. Redazione e correzione 3. Principi da osservare.

Redazione di una lettera: Procedura 1. Pianificazione:

Una lettera deve essere ben pianificata. Pianificare significa pre-pensare. Tutti i punti devono essere pensati per primi. In caso di risposta a una lettera, la lettera originale deve essere letta attentamente e i punti principali possono essere preferibilmente sottolineati. Una lettera ha uno scopo, ha un senso e ha un tono. Tutte queste tre caratteristiche di una lettera devono essere tenute a mente.

Redazione di una lettera: procedura n. 2. Redazione e correzione:

Per prima cosa viene redatta una lettera, data una lettura per correzione e miglioramento e infine viene digitato.

Redazione di una lettera: procedura n. 3. Principi da osservare:

I seguenti principi devono essere osservati mentre si preparano le diverse parti di una lettera:

(a) Re: The Heading:

La parte di titolo di una lettera è generalmente stampata su carta intestata ad eccezione della data e del numero di riferimento. (Il termine "Messrs" non deve essere scritto prima del nome del mittente, mentre si scrive una lettera in una sala d'esame perché la carta intestata stampata non ce l'ha.) Ci sono diversi modi di scrivere la data.

Il metodo migliore è menzionare prima il mese, poi la data (con una virgola) e infine l'anno. Ad esempio, 13 aprile 1988. Potrebbe essere scritto come 13 aprile 1988. Ma non dovrebbe essere scritto come 13/4/88 e preferibilmente non come 13.4.88. Il numero di riferimento esce dal numero del file.

(b) Re: The Inside Address:

È sempre bene indirizzare un individuo con la sua designazione ufficiale, ad esempio il direttore, l'amministratore delegato, il segretario, il direttore marketing, ecc.

Nel mettere il nome di una persona bisogna tenere presente i seguenti punti:

(i) Il termine "Messrs" non deve essere usato prima del nome di una società perché una società è una persona alla vista della legge, ma Messers è al plurale di Mister. 'Messrs' può essere utilizzato solo prima del nome di una società di partnership.

(ii) Durante la stesura di Mr o Mrs non vi è alcuna giustificazione a mettere un "punto fermo" dopo di esso come il Sig. o la Sig.ra, poiché la prima lettera "M" e l'ultima lettera "r" o "s" sono lì. Lo stesso è vero per Dr (Doctor). Ma ci sarà un "punto fermo" mentre si scrive Prof, perché l'ultima parte della parola "essor" viene cancellata. Completo è necessario dopo "Co." ma non dopo 'Ltd'. Al giorno d'oggi la signora è scritta al posto di Miss. L'indirizzo interno non è necessario mentre si scrive una lettera circolare.

(c) Ri: Apertura di saluto o saluto:

Quando un singolo individuo (maschio) è indirizzato, "Gentile Signore", deve essere usato. Quando una società in partnership è indirizzata (con i Sig.ri prima del suo nome), "Egregi Signori", deve essere la forma corretta. Quando un singolo individuo (femmina) viene indirizzato, deve essere "Signora", e non "Gentile Signora". Mentre si rivolge a una società "Egregi Signori", non può essere utilizzato perché un'azienda è una persona. E poiché è una persona artificiale, non può essere affrontata direttamente.

Il passo corretto sarà quello di rivolgersi a un ufficiale della compagnia. Nel caso di una lettera circolare, il saluto sarà "Egregi Signori" o "Signori". Usare la parola "Signore" non è desiderabile a meno che la lettera non sia indirizzata a una persona di tutto rispetto, ad esempio il Presidente dell'India, un giudice, un editore, ecc. Un subordinato può tranquillamente usare "Caro Signore", per il suo capo.

(d) Re: il corpo della lettera:

Il compito più difficile è scrivere la prima frase in particolare quando la lettera è una lettera iniziale e non una risposta. Generalmente è necessaria una breve introduzione. Ad esempio, ti stiamo scrivendo in merito a ..............., ci stiamo occupando di ....... (nominare la merce) per un po 'di tempo e vorrebbe ..................... .. Ci presentiamo come rivenditori in / produttori di ................ Si prega di fare riferimento alla nostra circolare N. ................... di ......... .. (inserisci la data) ......., Gentilmente (per favore) fai riferimento alla discussione che hai avuto con il nostro rappresentante che ti ha chiamato ecc. Quando scrivi una lettera di risposta, deve essere fatto riferimento alla lettera iniziale. Il miglior stile di riferimento è ......... .. Gentilmente (per favore) riferisci alla tua lettera No ..................... di ....... (metti la data). Oppure, la tua lettera n. ............... .. di .......... (metti la data). È meglio scrivere "di ......... .." invece di "datato ......... ..".

Vi è l'abitudine di porre fine a una lettera con "ringraziandovi" o "ringraziandovi in ​​anticipo" o "garantendovi il meglio dei nostri servizi", ecc. Queste sono tutte espressioni sbagliate e sbagliate. Questi non dovrebbero essere scritti. Le espressioni corrette sono: 'Grazie'. Con grazie '. 'Per quanto riguarda'. 'Distinti saluti'. 'Con i piu 'sinceri saluti'. Se "ringraziandoti" o "ringraziandoti in anticipo" o "assicurandoti il ​​meglio dei nostri servizi", è scritto "Io sono" o "Io resto" o "Noi siamo" o "Restiamo", deve essere scritto prima di "Distinti saluti" o "Distinti saluti" o "Distinti saluti".

(e) Ri: La chiusura gratuita:

'Distinti saluti' o 'Distinti saluti', devono essere la forma migliore. 'Cordiali saluti', sarà buono quando un subordinato sta scrivendo al suo superiore. Scrivere "I tuoi obbedienti" è una cattiva forma.

(f) Re: Punteggiatura:

Tutte le inutili punteggiature durante la scrittura del nome o dell'indirizzo devono essere evitate. Ad esempio, invece di scrivere 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013. è meglio scrivere 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. La virgola dopo il 18 è superflua ma è necessaria la virgola dopo Road. Il trattino è inutile.

(g) Re:

Data e firma: una lettera commerciale senza data o senza firma (firma con designazione) non ha senso.