Redazione di risoluzioni: importanza e procedura (con esemplare)

Leggi questo articolo per conoscere la redazione della risoluzione. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Importanza della redazione della risoluzione 2. Procedura di redazione della risoluzione.

Importanza della redazione della risoluzione:

La redazione di risoluzioni è un compito difficile e una funzione di uno specialista. Il segretario dovrebbe essere quello specialista.

Le formulazioni e la composizione delle frasi devono essere tali che:

(1) L'intenzione corretta è espressa.

(2) Non c'è vaghezza o ambiguità e

(3) Il significato e il significato della risoluzione sono compresi nel suo vero significato dalle persone interessate. Inoltre, deve essere visto

(4) Non c'è spazio per creare complicazioni da interpretazioni errate.

(5) A nessuna lacuna o scappatoia è permesso di insinuarsi.

Procedura di redazione della risoluzione:

C'è una tecnica o una procedura da adottare per la stesura di una risoluzione.

Ci sono alcune forme:

(1) O può includere qualche contesto in base al quale viene presa la decisione, oppure no.

(2) È scritto al passato e al discorso indiretto.

(3) Tutti i diversi punti da inserire in una decisione devono essere enumerati per primi e quindi tutti sono uniti in modo sistematico.

(4) A volte si aggiunge un addendum o un cavaliere. La procedura è illustrata di seguito con esempi.

Campione 1 :

Supponiamo che una risoluzione debba essere redatta per la nomina di un direttore a un'assemblea generale annuale.

La decisione si basa sui seguenti fatti:

(1) Supponiamo che Sri A sia un regista che va in pensione a rotazione.

(2) Per la carica o l'ufficio da lui liberati si svolgono le elezioni.

(3) Sri A, essendo eleggibile, si offre per la rielezione.

(4) Non c'è nessun altro candidato.

(5) Viene eletto regista. Tutti questi punti devono essere incorporati nella risoluzione.

La risoluzione sarà così:

Esempio 1:

"Considerando il fatto che Sri A, ritiratosi a rotazione ed eleggibile per la rielezione si è offerto per la rielezione e considerando il fatto che non c'era nessun altro candidato, è stato deciso che Sri A e con la presente è eletto direttore della compagnia “.

Esempio 2:

Una stesura più semplificata sarà: "Risolto che Sri A che si ritira a rotazione, e che è eleggibile si offre per la rielezione, essere e qui viene rieletto come direttore della Società." La parte "Considerando ... ecc." sembra essere superfluo e inutile.

In entrambi i casi si deve notare che le parole "essere e qui è" sono menzionate. Una persona "essere" eletta non significa che è "eletto". C'è una portata di errata interpretazione se viene scritto solo "essere eletti".

Campione 2 :

Supponiamo che durante una riunione generale di un'associazione commerciale ci sia una .motion mossa da un membro e distaccata da un'altra- "Che una mostra di piccole industrie sia organizzata dall'associazione nel mese di dicembre successivo." La data dell'incontro è 4.5 .88.

Un membro muove un emendamento che afferma che la parola "All-India" deve essere aggiunta prima della parola "Esibizione" ed è distaccata. Questo emendamento è messo ai voti. È perso perché la maggior parte dei membri ha ritenuto che il tempo a disposizione fosse troppo breve per organizzare la mostra a livello di tutta l'India.

Ma supponiamo che un membro sia in piedi e si muova in modo che ci sia un "Seminario" sulle Piccole Industrie e non una "Mostra" perché sarà difficile per l'Associazione organizzare una mostra in così poco tempo. Questo non è un emendamento ma un contromovimento. Il Presidente ovviamente lo nega.

Un altro membro muove un secondo emendamento che aggiunge le parole "e artigianato" dopo le piccole industrie e viene sostituito. Questo emendamento è messo ai voti. È passato.

Ora la mozione originale è stata modificata e il testo della risoluzione per quella sostanziale (modificata) mozione sarà: "Risolto che l'esposizione di piccole industrie e artigianato è organizzata dall'Associazione nel mese di dicembre successivo." La risoluzione è approvata all'unanimità .

Un altro membro muove una mozione secondaria secondo cui "si formerà una sottocommissione con il segretario come suo rappresentante". È distaccato. La proposta viene messa ai voti e passata come "cavaliere" alla risoluzione primaria. Quindi, il testo integrale della risoluzione ora recita: "Risolve che una mostra di piccole industrie e artigianato fosse organizzata dall'Associazione nel mese di dicembre successivo e che venisse costituita una Sottocommissione con il Segretario come suo Convenor".

In questa fase un membro chiede il permesso al presidente di fare un 'addendum' mettendo le parole 'in questo incontro' dopo la parola 'formato'. Con l'approvazione di tutti i membri, il testo della risoluzione infine recita: "Risolto il fatto che una mostra di piccole industrie e artigianato sarà organizzata dall'Associazione nel mese di dicembre prossimo e una sottocommissione con il Segretario come suo Convenor essere formata a questo incontro."

All'ultimo momento il presidente stesso suggerisce che la parola "next" sia sostituita da "1988" per evitare la vaghezza. Tutti lo apprezzano. Infine, il testo della risoluzione si intitola "Risolto che una mostra di piccole industrie e artigianato fosse organizzata dall'Associazione nel mese di dicembre 1988 e una sottocommissione, con il Segretario come suo Convenor, si formasse in questo incontro".

Campione 3 :

Supponiamo che una risoluzione su alcuni cambiamenti costituzionali debba essere approvata. Ciò richiede un'attenta considerazione dei membri. Se prendiamo ad esempio l'ordine del giorno indicato in Rif. 5.2 Modello 6 (A) (un'Assemblea Generale Straordinaria convocata da una Società per la modifica di uno degli articoli del suo Statuto) il testo della risoluzione sarà: "Risolto che questa Assemblea Generale Straordinaria degli azionisti di XYZ Co. Ltd si è tenuta presso la sede legale della Società lunedì 17.8.88 alle 14.00, avendo ritenuto che il numero massimo di amministratori della Società dovesse essere aumentato da sette a nove ea tal fine l'articolo 23 dello Statuto della Società essere modificato, fare in modo che il testo dell'articolo 23 dello Statuto della Società sia modificato e sostituisca la parola sette per nove ".

La redazione è stata fatta con molta attenzione, chiarendo esplicitamente il parere degli azionisti e senza dubbi. Ora una copia di tale risoluzione può essere immediatamente inviata al Registro delle Imprese per la registrazione.