Compiti del Segretario della Società in relazione alle Azioni

L'articolo di seguito riportato fornisce una panoramica sui doveri di un segretario della società in relazione alle azioni.

Generale:

Uno dei compiti principali di un segretario della compagnia è quello di gestire gli affari relativi alle azioni. Una società per azioni ha un capitale sociale. Significa che il capitale totale è diviso in parti uguali, ogni parte è denominata condivisione.

I promotori di una società sono i primi azionisti e quindi altri azionisti si uniscono alla società acquistando azioni. Una persona intenzionata richiede azioni e diventa azionista quando le azioni vengono assegnate a lui.

Ogni azionista ha diritto:

(a) Ottenere un certificato azionario come prova della sua partecipazione azionaria e

(b) Per ottenere il suo nome inserito nel registro dei membri in modo che diventa un membro. 'Successivamente un azionista può trasferire le sue azioni ad un'altra persona per le azioni che possono essere trasmesse ad un'altra persona mediante l'esercizio della legge.

Secondo il Companies Act, il Consiglio di amministrazione è autorizzato dallo Statuto a decidere sull'assegnazione, il trasferimento e la trasmissione di azioni. Le azioni di una società pubblica sono liberamente trasferibili mentre le azioni di una società privata sono trasferibili in base alle restrizioni indicate nello statuto della società.

Una società nel suo statuto prevede la procedura di assegnazione, trasferimento e trasmissione di azioni. La tabella A fornisce una procedura modello. Il Segretario della Società, che ha familiarità con la procedura, aiuta il Consiglio di amministrazione nel processo di assegnazione, trasferimento e trasmissione di azioni.

allotment:

Una persona che intende acquistare azioni di una società deve presentare una domanda scritta nella forma prescritta fornita dalla società, insieme con denaro della domanda che copre il valore totale delle azioni o in parte o insieme al premio se desiderato dalla società, in Nel caso di una società pubblica ampiamente detenuta, il Prospetto informativo è allegato al modulo di domanda di partecipazione.

Il termine "assegnazione" indica l'accettazione della domanda di partecipazione da parte del Consiglio di amministrazione mediante delibera in una riunione del Consiglio di amministrazione. La legge sulle società prevede disposizioni per l'assegnazione di azioni.

Ci sono tre diverse situazioni in cui avviene l'assegnazione e il Segretario della Società deve agire di conseguenza. (I) Quando una nuova società viene promossa e le azioni vengono emesse o offerte in vendita, nel momento in cui vengono presentate le domande insieme al denaro della domanda, il Segretario della Società deve effettuare quanto segue:

(a) Per registrare cronologicamente (ad es. data e ora) delle applicazioni e inviare denaro ad una banca programmata.

(b) Aiutare il Consiglio di amministrazione nell'atto di assegnazione. Se le richieste di azioni vengono ricevute meno del numero di azioni offerte in vendita, allora non vi è alcun problema e tutti i candidati otterranno le azioni assegnate loro. Ma il problema sorge quando sono arrivate altre applicazioni.

Quindi il Segretario farà, a nome del Consiglio di Amministrazione, riparto che potrà avvenire secondo uno dei tre seguenti metodi che saranno menzionati nello Statuto della società: Essi sono:

(i) Base prioritaria:

Le azioni saranno assegnate a quei candidati che hanno fatto domanda per azioni, in base all'ordine cronologico registrato,

(ii) Base Pro-Rata:

Non è sempre giustificabile che le azioni debbano essere assegnate su base prioritaria. E così l'assegnazione è fatta su base proporzionale. Supponiamo che siano state ricevute domande per il doppio del numero di azioni offerte in vendita. Quindi ciascun candidato otterrà la metà delle azioni da lui accettate e le azioni saranno assegnate di conseguenza e la metà rimanente sarà respinta.

(iii) Base della lotteria:

Le domande vengono estratte a caso dal numero totale di domande accuratamente mescolate fino a quando tutte le azioni disponibili non saranno assegnate e le applicazioni rimanenti verranno rifiutate. Tra i tre sistemi, il secondo è il migliore.

Va notato che l'assegnazione di azioni non può essere intrapresa:

(i) Prima che la Sottoscrizione minima venga ricevuta in caso di una società pubblica ampiamente detenuta (punto 69) e

(ii) A meno che non siano stati depositati almeno tre giorni prima che la Dichiarazione al posto del Prospetto sia stata depositata (con l'elenco delle assegnazioni) presso il Registro delle Imprese in caso di una società pubblica tenuta a stretto contatto (Sezione 70).

(c) Su istanza del Consiglio di Amministrazione, il Segretario della Società dovrà (i) emettere lettere di assegnazione a tutti i richiedenti a cui le quote sono state assegnate chiedendo loro di pagare le quote di assegnazione entro un termine stabilito o (ii) emettere lettere di rimpianto a quelli che condividono i richiedenti le cui domande sono state respinte. Insieme alle lettere di rimpianto, gli assegni devono essere inviati come rimborso delle richieste di denaro.

(d) Entro 3 mesi dalla data di assegnazione delle azioni, certificati azionari (vedi 84, 113) contenenti i nomi degli azionisti, il numero e il valore delle azioni detenute, numero di serie del certificato, data di rilascio, sigillo comune della società e le firme di almeno due direttori e del segretario stesso, se del caso, saranno resi pronti per la consegna e il nome degli azionisti con tutti gli altri dettagli sarà inserito nel registro dei membri (punto 150).

Ogni azienda deve mantenere un registro dei membri, con l'indice del nome alfabetico, che ha circa 20 colonne che mostrano il nome e la descrizione di ciascun membro, n. di azioni detenute, data di pagamento del denaro, registrazione del trasferimento di azioni, se del caso, ecc.

Un registro separato deve essere mantenuto per gli azionisti in paesi stranieri. Il segretario della compagnia deve preparare e mantenere il registro dei membri. Il nome dell'azionista non deve essere inserito nel registro dei membri se al suo posto viene emesso un mandato azionario al posto di un certificato azionario.

(e) Il Segretario della Società, in qualità di ufficiale della compagnia e responsabile nel processo, sarà personalmente responsabile e punibile in caso di riparto irregolare di azioni.

La ripartizione irregolare avviene in molti modi:

(i) Se l'assegnazione viene effettuata prima di presentare una Dichiarazione in sostituzione del Prospetto al Conservatore del registro in caso di una società pubblica strettamente controllata.

(ii) Se l'assegnazione è effettuata, nel caso di una società pubblica ampiamente diffusa, prima che venga aumentato l'abbonamento minimo. O

(iii) Prima del quinto giorno dalla data di emissione del Prospetto al pubblico durante il conteggio dei giorni, i giorni festivi non saranno conteggiati.

(f) Dopo che l'assegnazione è terminata, il Segretario della Compagnia dovrà presentare, entro 30 giorni dopo l'assegnazione, un Ritorno sulle assegnazioni al Conservatore delle Società (Sec. 75).

(2) Quando una società esistente emette azioni di diritti:

Se una società esistente, dopo due anni dalla sua costituzione o dopo un anno dalla data della prima assegnazione di azioni, vuole raccogliere nuovo capitale offrendo in vendita nuove azioni dalle azioni non ancora emesse, allora dovrebbe prima offrire le azioni agli azionisti esistenti su base proporzionale (Sez. 81.)

Tali azioni sono denominate Azioni dei diritti,

(a) Il Segretario della Società deve inviare lettere a tutti gli azionisti che fanno tale offerta in attesa di risposta entro 15 giorni,

(b) Alcuni azionisti possono inviare lettere di accettazione mentre altri possono inviare lettere di rinuncia. Significa che alcuni azionisti accettano l'offerta mentre altri la rifiutano o la rinunciano. Quelli che sono d'accordo devono pagare le azioni. Di conseguenza, il Segretario della Società deve prendere provvedimenti per l'assegnazione di azioni all'ex gruppo di azionisti e predisporre l'accordo per l'emissione di azioni respinte all'esterno.

(3) Quando una società esistente emette azioni bonus:

I membri di una società mediante una delibera possono convertire le riserve della società in capitale azionario diviso in azioni. Tali azioni sono denominate Azioni Bonus. Tali azioni sono offerte agli azionisti esistenti in misura proporzionale alle loro partecipazioni azionarie.

Gli azionisti non devono pagare nulla per tali azioni né possono rinunciare a tali azioni. È compito del Segretario della Società inviare le comunicazioni necessarie a tutti gli azionisti e apportare le modifiche necessarie nel Registro dei Membri. Nuovi certificati azionari saranno emessi per le azioni aggiuntive.

Trasferimento:

È un diritto intrinseco di un azionista trasferire le sue azioni a un'altra persona liberamente nel caso di una società pubblica e sotto restrizioni nel caso di una società privata come previsto nel suo Statuto. La legge sulle società fornisce le linee guida per il trasferimento di azioni (punti da 108 a 113). Le norme 19-24 della tabella A forniscono un modello di procedura.

Secondo la legge, un azionista o un cedente deve ottenere un atto di trasferimento delle azioni o un atto di trasferimento di azioni (acquistabile sul mercato) debitamente certificato da un funzionario pubblico, sul quale l'azionista come il cedente deve fare approvazioni delle azioni a favore del cessionario e firmare il suo nome sul timbro necessario.

Il cedente consegna il certificato azionario insieme allo strumento al cessionario e preleva i soldi dal cessionario a titolo di corrispettivo. Il cessionario invierà questi documenti alla società per l'accettazione e altre azioni necessarie.

Alla ricezione di questi documenti, i compiti del segretario della società saranno:

(a) Ispezionare e verificare la correttezza dello strumento e la genuinità del certificato azionario. Emetterà una ricevuta di trasferimento al cessionario.

(b) Per scrivere una lettera al cedente e al cessionario ciascuna, chiamata "avviso di deposito di trasferimento", invitando eventuali obiezioni al trasferimento, se presenti. Questo è molto importante in particolare quando le azioni vengono marcite completamente pagate.

(c) Se nessuna obiezione viene ricevuta entro due settimane dall'invio della suddetta comunicazione, la questione sarà sottoposta dal Segretario della Società alla successiva riunione del Consiglio di Amministrazione per l'approvazione o la disapprovazione del trasferimento. Normalmente, la disapprovazione non viene presa a meno che non vi siano forti ragioni nell'interesse dell'azienda.

(d) Entro due mesi dall'approvazione, il Segretario della Società rilascerà un nuovo certificato azionario al cessionario in cambio della Ricevuta di Trasferimento, rimuoverà il nome del cedente dal Registro dei Membri e inserirà il nome del cessionario al suo interno. Invece di emettere un nuovo certificato azionario, il vecchio certificato debitamente approvato dal cedente può essere consegnato al cessionario.

Alcune complicazioni possono sorgere nel processo di rilascio del certificato azionario:

(i) Quando tutte le azioni menzionate in un certificato azionario sono trasferite, non ci sono problemi. Ma il problema sorge quando alcuni condivide tutto (diciamo 5 su 10) menzionati nel certificato sono trasferiti dal cedente conservando i rimanenti. In tal caso devono essere preparati due certificati azionari dal Segretario della Società, uno per il cedente (per 5 azioni) e l'altro per il cessionario (per 5 azioni),

(ii) Quando un cedente desidera trasferire le sue azioni a detentori congiunti, sorge il problema. Le azioni di una società non possono essere assegnate per la prima volta a detentori congiunti, ma le azioni possono essere trasferite a detentori congiunti. In quest'ultimo caso l'azienda riconosce il nome come membro. Il Segretario della Società deve fare le registrazioni necessarie tenendo presente questo punto.

Una società può nominare un comitato di trasferimenti composto da pochi direttori e dal segretario. In tal caso l'approvazione del trasferimento sarà a cura del Comitato. Una società può mantenere un registro dei trasferimenti e il segretario della società deve effettuare le iscrizioni necessarie in esso.

Nessun trasferimento può essere possibile durante il periodo in cui il registro dei membri rimane chiuso (non più di 45 giorni in un anno e non più di 30 giorni alla volta). Tale chiusura è necessaria generalmente al momento dell'assemblea generale annuale per ottenere un elenco definitivo dei membri che riceveranno i dividendi. "

(e) A volte il capitale di prestito può essere trasferito al capitale azionario. Ad esempio, le obbligazioni sono rimborsate da azioni o il prestito concesso da un istituto finanziario pubblico è convertito in capitale azionario per ordine del governo centrale. Tale trasferimento è un affare completamente diverso che consiste in un elaborato processo contabile ed è un caso di nuova assegnazione. Il Segretario della Società deve operare in collaborazione con il dipartimento contabilità.

(f) Un altro tipo di trasferimento ha luogo quando si scambiano i warrants per i certificati azionari e viceversa. Nel primo caso il segretario della compagnia deve inserire nuovamente il nome del cessionario nel registro dei membri e in quest'ultimo caso il nome del cedente viene rimosso dal registro dei membri ma non viene inserito alcun nuovo nome. In ogni caso, l'approvazione da parte del Consiglio di amministrazione deve essere garantita.

(g) In una società governativa, le azioni sono spesso detenute dal governo centrale a nome del presidente dell'India e anche in. i nomi di alcuni funzionari responsabili del governo centrale o dei governi di lista. Con il cambio del Presidente o dei funzionari, le modifiche devono essere apportate dal Segretario della Società nel Registro dei Membri.

Trasmissione:

Trasmissione di azioni significa trasferimento di azioni per effetto della legge. Ad esempio, quando un azionista muore, le sue azioni vengono trasferite al suo erede. L'erede può detenere le azioni a proprio nome o prima può trasferire le azioni a qualsiasi altra persona.

Quando un creditore, non essendo in grado di ottenere il pagamento dal suo debitore inizia un caso e ottiene un decreto sul patrimonio del debitore comprese alcune azioni detenute dal debitore, vi è un caso di trasmissione. La legge sulle società non fornisce sezioni specifiche per la trasmissione di azioni. Ma la tabella A fornisce i regolamenti da 25 a 28 per lo stesso.

Il Segretario della Società ha i seguenti compiti da svolgere in relazione alla trasmissione di azioni:

(a) Esaminare tutti i documenti legali e le prove relative al reclamo presentato da un cessionario. In caso di eredità, deve essere richiesto il Titolo di Volontà (cioè una copia del testamento certificato dalla Corte) dell'azionista deceduto che conferisce l'eredità alle azioni. Se non c'è stata Volontà, deve essere ricevuta una Lettera di Amministrazione dalla persona che richiede la trasmissione.

(b) Il Segretario della Società deve ottenere l'approvazione della trasmissione da parte del Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di amministrazione ha il potere di rifiutare il trasferimento di azioni ma non può di norma rifiutare la trasmissione perché è un'operazione legale.

(c) Successivamente, il Segretario della Società deve adottare tutte le altre misure, come nel caso di un trasferimento, per quanto riguarda l'emissione di nuovi certificati azionari e le modifiche necessarie nel Registro dei Membri. Va notato che le regole riguardanti il ​​trasferimento e la trasmissione, delle azioni si applicano anche alle obbligazioni.