Minuti: importanza e procedura di scrittura (con esemplare)
Leggi questo articolo per conoscere i minuti. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Importanza dei processi verbali 2. Procedura di scrittura dei verbali.
Importanza dei minuti:
I minuti sono il risultato di una riunione. Si tengono riunioni per prendere decisioni e adottare alcuni fatti ed eventi. Queste sono le fonti di riferimento e di guida che devono essere registrate in modo accurato e metodico per iscritto.
I verbali sono tali documenti scritti. I verbali sono anche la prova di ciò che è accaduto in una riunione. I verbali, quindi, hanno una grande importanza per un'associazione, che si tratti di negoziazione o di non negoziazione, sia essa registrata o non registrata.
I verbali devono essere redatti con la massima cura in modo che non venga registrato nulla di falso. Il Segretario ha una grande responsabilità al riguardo e anche il presidente che deve confermare i verbali. I verbali scritti e confermati sono record inalterabili.
Il segretario generalmente prepara una bozza del verbale e la mostra al presidente di quell'incontro per i suoi suggerimenti o correzioni. Il presidente ha il potere di non consentire l'inclusione di qualsiasi questione che sembra essere diffamatoria di qualsiasi persona o irrilevante o immateriale per il procedimento o dannosa per l'interesse dell'associazione.
Procedura di scrittura del verbale:
Esiste una procedura definita per scrivere il verbale. I verbali devono essere scritti metodicamente e sistematicamente con tutti gli avvenimenti durante la riunione.
Devono essere osservati i seguenti passaggi e regole:
(1) Prima di tutto è necessario decidere quale forma sarà adottata - Paragrafo o Tabulare.
(2) Ci deve essere un titolo che indica il tipo di incontro con data, ora e luogo.
(3) Poi vengono i nomi delle persone presenti, inclusi i membri e gli invitati. In caso di una riunione di grandi dimensioni come una riunione generale di una grande azienda, tutti i nomi non sono registrati, ma solo i nomi degli amministratori e degli invitati (come l'auditor) e per i nomi dei membri fanno riferimento al Registro presenze .
(4) Il nome del presidente è scritto separatamente.
(5) Ora vengono gli eventi accaduti durante la riunione, in particolare le risoluzioni approvate con i loro testi completi e anche - (a) i nomi dei proponenti e dei seconders; (b) la natura del voto; (c) note di dissenso, se presenti.
(6) Un titolo breve e un numero di serie sono aggiunti a ciascun articolo. Questa serie di numeri può essere continuata da una riunione all'altra o può essere limitata a una determinata riunione.
(7) Nella parte in basso a destra c'è spazio per il presidente per firmare il suo nome con la data e con la parola 'confermato' e sul lato sinistro il segretario come lo scrittore dei minuti deve mettere la sua firma con Data.
(8) Vengono anche registrate le istruzioni impartite al segretario per il seguito delle decisioni.
(9) Le nomine effettuate e le spese autorizzate dalla riunione devono essere registrate.
(10) Non può essere inserito nulla che sia contestato dal Presidente.
(11) Inizialmente un progetto è preparato dal segretario che viene verificato dal presidente e quindi i minuti sono scritti a mano sulle pagine del libro dei minuti.
(12) È auspicabile che ogni pagina sia siglata dal presidente
(13) Non le discussioni, ma solo le risoluzioni alla fine adottate devono essere scritte.
(14) Nulla può essere scritto che sembra essere discutibile e che ferisce la sensazione di qualcuno.
(15) Ogni volta che viene fatto riferimento a qualsiasi lettera o rapporto, la sua data dovrebbe sempre essere menzionata.
(16) Quando una risoluzione è stata approvata come risoluzione speciale o con un avviso speciale, occorre fare menzione nel verbale del fatto.
(17) Non ci devono essere sovrascritture e possibilità di correzione. Se accidentalmente accadono queste cose, il segretario deve fare le iniziali.
Campione 1:
Verbale di una riunione del Consiglio di amministrazione di una società.
Forma del paragrafo:
I minuti sono stati preparati con riferimento al campione di seguito:
Esemplare-avviso per qualsiasi riunione del consiglio di amministrazione di una società.
XYZ Co. Ltd
Reg. Off___________
3 aprile 1988
_______________
(Direttore)
Caro Signore,
Una riunione del Consiglio di amministrazione della Società si terrà sabato 10.4.88 alle 14.00 presso la sede legale della Società per la transazione delle seguenti attività.
Sei invitato ad essere presente.
Distinti saluti,
________________
segretario
Ordine del giorno:
(1) Conferma del verbale dell'ultima riunione.
(2) Nomina di un responsabile del personale.
(3) Determinazione della strategia di marketing per il nuovo prodotto.
(4) Approvazione del trasferimento delle azioni secondo le domande ricevute e presentate dal Segretario.
(5) Fissare la data di un'Assemblea Generale Straordinaria per la modifica della Clausola 31 degli Articoli della Società.
(6) Esame del preventivo ricevuto dai sigg. ABC Co. per la costruzione di un capannone nello stabilimento. Sri A, direttore di questa azienda, è un partner della società ABC Co.
(7) Qualsiasi altra attività con il permesso del Presidente.
Spiegazione:
Si deve notare dal suddetto esempio che diverse varietà di voci generalmente discusse in una riunione del Consiglio sono state trattate nell'ordine del giorno. Gli articoli si occupano di affari generali e formalità legali. A, che è un direttore della Società, è un partner della società ABC Co.
Non parteciperà quando il punto n. 6 verrà discusso perché interessato al contratto. I restanti amministratori, qualunque sia il loro numero, devono fare il quorum.
Sec. 299, 300 della legge sulle società prevede che ogni amministratore interessato a un contratto lo divulga in tempo utile e il fatto deve essere indicato nell'ordine del giorno.
Minuti:
Il verbale di una riunione del Consiglio di amministrazione della Società si è svolto venerdì 10.4.88 alle 14.00 presso la sede legale della Società.
1. Presidente
Sri A assume la presidenza
2. Conferma del processo verbale
I verbali dell'ultima riunione svoltasi in data 8.2.88 sono stati letti e confermati.
3. Nomina di un responsabile del personale :
È stato risolto "che a causa dell'aumento del numero di dipendenti e per stabilire migliori relazioni industriali, un manager personale qualificato è nominato dalla Società su una scala salariale di Rs. Da 1200.00 a Rs. 2000, 00 al mese con tutte le agevolazioni di Provident Fund e Gratuity come consentito dalle Regole di servizio della Società ".
Il Segretario è stato invitato a pubblicare una pubblicità nello Statesman in una data anticipata, invitando le domande.
4. Strategia di marketing :
È stato deciso "che per evitare la competizione da altre preoccupazioni consolidate la strategia che la Società dovrà seguire sarà l'esplorazione dei mercati rurali attraverso i rivenditori locali".
5. Approvazione del trasferimento di azioni:
Il Segretario ha presentato una richiesta di Sri S, che ha acquistato 50 azioni della società trasferite da Sri R, l'attuale titolare, chiedendo l'approvazione del trasferimento.
È stato risolto "che la richiesta presentata da Sri S per il trasferimento di 50 azioni n. 131 a 180 vide Certificato di condivisione n. 25 detenuto da Sri R sia approvata."
Al Segretario è stato richiesto di fare il necessario.
6. Fissare la data di un'assemblea generale straordinaria :
La data per l'organizzazione di un'Assemblea generale straordinaria per modificare l'articolo 31 dello statuto della Società allo scopo di invitare i depositi pubblici in conformità con la recente politica del ministero della Giustizia e degli affari aziendali dell'Unione è stata fissata al 25 giugno 1988.
Al Segretario è stato richiesto di fare il necessario.
Sri C registrò una nota di dissenso sull'idea di invitare depositi pubblici.
7. Considerazione dell'offerta:
La questione è stata posticipata in attesa della sanzione del Piano per la costruzione proposta.
8. Voto di ringraziamento :
Non essendoci altri impegni, la riunione si è conclusa con un voto di ringraziamento al presidente.
Forma tabulare:
Minuti:
Il verbale di una riunione del Consiglio di amministrazione della Società si è svolto venerdì 10.4.88 alle 14.00 presso la sede legale della Società.
1. Presidente :
Sri A assume la presidenza.
2. Conferma del processo verbale :
I verbali dell'ultima riunione svoltasi in data 8.2.88 sono stati letti e confermati.
3. Nomina di un responsabile del personale :
È stato risolto "che a causa dell'aumento del numero di dipendenti e per stabilire migliori relazioni industriali, un manager personale qualificato è nominato dalla Società su una scala salariale di Rs. Da 1200.00 a Rs. 2000, 00 al mese con tutte le agevolazioni di Provident Fund e Gratuity come consentito dalle regole di servizio della Società. "
Il Segretario è stato invitato a pubblicare una pubblicità nello Statesman in data anticipata, invitando le domande.
4. Strategia di marketing:
È stato deciso "che per evitare la concorrenza la strategia da altre preoccupazioni consolidate, la strategia che la Società dovrà seguire sarà l'esplorazione dei mercati rurali attraverso i rivenditori locali".
5. Approvazione delle azioniTrasferimento:
Il Segretario ha presentato una richiesta di Sri S che ha acquistato 50 azioni della Società trasferite da Sri R, l'attuale titolare, chiedendo l'approvazione del trasferimento. È stato risolto "che la richiesta presentata da Sri S per il trasferimento di 50 azioni N ° da 131 a 180 vide Certificato di condivisione n. 25, detenuto da Sri R, deve essere approvato".
Al Segretario è stato richiesto di fare il necessario.
6. Fissare la data di un'assemblea generale straordinaria:
La data per l'organizzazione di un'Assemblea generale straordinaria per modificare l'articolo 31 dello Statuto della Società allo scopo di invitare i Depositi Pubblici in conformità con la recente politica del Ministero della Giustizia e degli Affari della Società, è stata fissata il 25 giugno 1988 .
Al Segretario è stato richiesto di fare il necessario.
Sri C registrò una nota di dissenso sull'idea di invitare depositi pubblici.
7. Considerazione dell'offerta:
La questione è stata posticipata in attesa della sanzione del Piano per la costruzione proposta.
8. Voto di ringraziamento:
Non essendoci altri impegni, l'incontro si è concluso con un voto di ringraziamento al presidente.
[Gli schemi di voto e i nomi dei proponenti e dei secondari non sono stati registrati.]
