Minuti: significato, caratteristiche e aspetti

Leggi questo articolo per conoscere i minuti per un incontro. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato dei minuti 2. Importanza dei minuti 3. Caratteristiche 4. Aspetti.

Significato dei minuti:

I verbali sono documenti ufficiali accurati ma condensati di ciò che è avvenuto in una riunione. I verbali devono essere preparati e conservati per ogni riunione. È compito della segretaria scrivere i verbali e a tale scopo ci sarà un libro minuto.

È necessario un libretto separato per la classe di riunione separata in un'organizzazione. Ad esempio, in una società ci devono essere libri separati per le riunioni dei membri, il Consiglio di amministrazione, ogni comitato costituito dai direttori, ecc.

Importanza dei minuti:

I verbali di una riunione devono essere preparati e conservati per i seguenti oggetti:

(a) Per mantenere i registri delle attività trattate in una riunione.

(b) Fornire orientamenti per le azioni da intraprendere su determinate questioni.

(d) Garantire la prova di tutte le decisioni prese, la presenza di membri, la nota di dissenso da parte di qualsiasi membro, se presente, l'andamento del voto su ciascuna questione, ecc. ogniqualvolta si verifichi una controversia.

(e) osservare le formalità (spesso statutarie) in relazione alle riunioni.

(f) Per raggiungere la validità di una riunione.

Tutti questi oggetti hanno una grande importanza per i minuti e li rendono indispensabili per gestire con successo un'organizzazione.

Caratteristiche del processo verbale:

(1) I verbali devono essere scritti in un linguaggio chiaro e lucido in modo che possano essere facilmente compresi da chiunque li attraversi.

(2) Il verbale deve essere scritto in breve. Il segretario prende nota degli atti di un incontro e, fuori dagli appunti, prepara i minuti eliminando dettagli inutili. Le risoluzioni passate devono essere registrate per intero, ma le discussioni fatte da membri diversi prima di passare la risoluzione non devono essere registrate.

(3) Ci deve essere un libro minuto. Un libro consiste di pagine numerate e interstitched consecutivamente. Un legante chiuso a fogli mobili può anche servire allo scopo.

(4) Il verbale deve essere scritto preferibilmente a mano.

(5) Il processo verbale è diviso in due parti: (a) Verbale della narrazione - Questa parte contiene (i) una breve descrizione della riunione e la data, l'ora e il luogo, (ii) I nomi dei membri presenti. In caso di una riunione di grandi dimensioni o di una riunione generale, i nomi non possono essere scritti. (iii) Record di alcuni eventi come l'elezione del presidente, il voto di ringraziamento al presidente, la firma del presidente, la firma del segretario (come scrittore), ecc.

(b) Verbale della decisione - Questa parte contiene tutte le decisioni prese durante la riunione nelle forme delle risoluzioni. È auspicabile che siano scritti i nomi dei proponenti e dei secondari, nonché i nomi di tali membri che volevano registrare il loro dissenso. Se una riunione viene aggiornata, i minuti per ciascuna data della riunione devono essere scritti separatamente come le transazioni eseguite in date diverse.

(6) Il processo verbale può essere redatto in due forme: (a) Modulo di paragrafo: ogni elemento di attività negoziato durante la riunione è scritto in un paragrafo separato sotto un'intestazione o titolo di un soggetto con un numero di serie, (b) Modulo tabellare: Le pagine sono divisi in colonne che mostrano il numero di serie, l'intestazione del soggetto e le decisioni prese o in corso di un evento. Qualunque sia la forma, in alto c'è una breve descrizione dell'incontro e in fondo ci sono la firma, del presidente e del segretario.

(7) Potrebbero esserci delle regole statutarie per quanto riguarda i verbali, come riscontrato in caso di riunioni di un'azienda.

(8) I verbali hanno diversi aspetti, come dettagliato di seguito.

Aspetti del processo verbale:

I minuti hanno quattro aspetti:

(1) Preparazione:

I minuti devono essere preparati. È compito del segretario preparare i minuti. Li prepara dagli abbondanti appunti presi da lui durante l'incontro. Preparerà i minuti il prima possibile dopo che l'incontro sarà finito, quando tutto rimane nella sua memoria, a parte le note.

La legge sulle società prevede che i verbali debbano essere preparati entro trenta giorni dalla data della riunione. A volte uno stenografo è impegnato a registrare in modo completo e verbale (parola per parola) gli atti di una riunione che aiuteranno il segretario nella preparazione dei verbali.

Ci si aspetta che il segretario conosca lo stile dei minuti di scrittura e che possa adottare una qualsiasi delle due forme. I verbali di tutte le riunioni di un'organizzazione devono essere preparati. Anche i minuti di un incontro casuale sono scritti.

Il presidente ha il potere di apportare correzioni agli scritti del segretario e può anche decidere se alcune questioni devono essere incluse o meno. La pratica generale, quindi, è di redigere una bozza del verbale e dopo che è stata superata dal presidente, la scrittura finale viene fatta sulle pagine del libro dei minuti.

(2) Conferma:

I minuti devono essere confermati. Il presidente conferma il processo verbale.

Esistono due ampi metodi di conferma:

(1) In caso di riunione di una commissione, di un comitato o di un altro organismo di piccole dimensioni che si riunisce frequentemente, il metodo adottato prevede che i verbali della riunione precedente siano letti alla riunione successiva e confermati dal presidente di tale riunione.

(2) In caso di riunioni tenute di rado, come un'assemblea generale annuale, i verbali sono confermati entro un termine stabilito dopo la riunione e sono tenuti pronti per l'ispezione da parte dei membri presso l'ufficio dell'organizzazione in modo che ottengano il opportunità di sollevare obiezioni, se del caso. La conferma viene effettuata dal presidente che ha presieduto la riunione o da qualsiasi altra persona debitamente autorizzata al suo posto se il presidente non è disponibile.

Un punto legale sorge quando le decisioni prese in una riunione diventano efficaci. Le decisioni prese in una riunione diventano effettive nel momento stesso in cui vengono prese e non quando i verbali sono scritti e confermati. I minuti sono record solo per prova. I verbali firmati e confermati sono riconosciuti come prove in tribunale.

(3) Conservazione:

I verbali devono essere conservati per registrazioni e prove. Un libro minuscolo adeguatamente preparato e conservato è accettato come fonte di prova in tribunale. I libri contabili devono essere conservati in ufficio (la sede legale nel caso di un ente registrato come una società, una società cooperativa, ecc.). È responsabilità del segretario conservare i minuti.

(4) Circolazione:

Il verbale può essere duplicato e diffuso tra i membri. Tuttavia, non vi è alcuna costrizione a far circolare dei verbali. Generalmente non è fatto in caso di una riunione generale, ma quando un membro richiede una copia deve essere inviata a lui a determinate condizioni.

In caso di riunioni del comitato o del consiglio c'è una pratica di far circolare i verbali, immediatamente dopo che il processo verbale è stato firmato e confermato dal presidente o con l'avviso della riunione successiva.