Avviso: significato, intimità e redazione (con esempio)
Leggi questo articolo per conoscere Avviso. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato dell'avviso 2. Intimazione dell'avviso 3. Redazione.
Significato della comunicazione:
La parola preavviso deriva dalla parola latina notitia che significa conoscenza. Notare, quindi, significa "un avvertimento o un'intimazione di qualcosa". È anche definito come "un annuncio scritto o stampato". La parola preavviso, quindi, ha due aspetti: potrebbe essere un'intimazione o un'informazione e potrebbe essere una sorta di avvertimento. Un avviso può essere generale o confidenziale.
Intimazione di avviso:
Vari tipi di intimazioni o informazioni devono essere inviati dall'ufficio ai detenuti di un ufficio, ai membri dell'organizzazione a cui appartiene l'ufficio o agli estranei. Nella prima categoria vengono emesse le comunicazioni che dichiarano una festività o l'introduzione di alcune regole di ufficio nuove o modificate, ad esempio cambio dell'orario di ufficio, ecc.
A volte le notifiche devono essere visualizzate in determinati luoghi in base a determinati statuti. Ad esempio, un manager di fabbrica deve visualizzare un avviso per le misure di sicurezza in una fabbrica soggetta alle regole come in Sec. 108 della legge sulle fabbriche, 1948. Un avviso può essere inteso per il personale generale o può essere notificato a un individuo, ad esempio "notifica di dimissione".
Avviso nella seconda categoria indica un avviso per un'assemblea generale rilasciato ai membri di una società. Questo tipo di avviso deve essere inviato per posta o anche pubblicato sui giornali. Sotto la terza categoria troviamo diversi tipi di notifiche, inclusi gli annunci.
Ad esempio, un bando di gara che invitava citazioni da parte dei fornitori, pubblicate sui giornali o appese sulla bacheca dell'ufficio. Un annuncio sui giornali sul cambio di indirizzo dell'ufficio o sull'apertura di una filiale è un avviso di questa categoria.
Redazione di un avviso:
Qualunque sia la categoria di avviso, ognuno ha una forma e uno stile di scrittura.
Un avviso:
(1) deve essere scritto in un linguaggio comprensibile a coloro per i quali è inteso. A volte c'è anche una direzione statutaria. Ad esempio, un avviso ai sensi della legge sulle fabbriche deve essere scritto in inglese (come lingua del tribunale) e in una lingua comprensibile per la maggior parte dei lavoratori della fabbrica.
(2) Deve trasmettere chiaramente un messaggio a ciò che doveva essere trasmesso.
(3) Un avviso deve essere breve ed evitare parole inutili.
(4) Un avviso deve essere redatto secondo un modulo. Quella forma può essere una forma statutaria.
(5) Deve essere firmato da una persona autorevole.
(6) Normalmente reca una data.
(7) Un avviso confidenziale o individuale o qualsiasi avviso pubblico con implicazioni legali devono essere redatti da un avvocato. Ci si aspetta che un segretario qualificato abbia la competenza per lo stesso.
Redazione e rilascio di comunicazioni per riunioni:
La notifica deve essere redatta ed emessa per ogni tipo di riunione privata.
Esistono due diversi tipi di moduli per lo scopo:
(1) Modulo n. 1:
In caso di avviso per una riunione di un comitato come un comitato esecutivo o un comitato direttivo o un consiglio di amministrazione, ecc., L'avviso è sotto forma di lettera.
(2) Modulo n. 2:
In caso di un avviso per un incontro di un corpo generale di membri di un'organizzazione, l'avviso è sotto forma di una circolare con alcune caratteristiche speciali.
Di seguito sono riportati i campioni di diverse forme:
Specimen 1-Avviso per la prima riunione del consiglio di amministrazione di una società.
XYZ Co. Ltd
Reg. Off_______________
17 novembre 1988
________________
(Direttore)
Caro Signore,
La prima riunione del Consiglio di amministrazione della Società si terrà sabato 25.11.88 alle ore 12.00 presso la sede legale della Società per la negoziazione delle seguenti attività.
Sei invitato a partecipare alla riunione.
Distinti saluti,
________________
segretario
Ordine del giorno:
(1) Elezione del presidente della riunione.
(2) Adozione del Memorandum of Association, dello Statuto e del Certificate of Incorporation della Società che saranno presentati dal Segretario.
(3) Adozione del Common Seal della Società.
(4) Nomina dei primi amministratori della Società.
(5) Elezione del Presidente del Consiglio di Amministrazione della Società.
(6) Nomina del Segretario della Società con effetto retroattivo.
(7) Nomina dei banchieri della Società.
(8) Nomina dei primi sindaci della Società.
(9) Nomina del consulente legale della Società.
(10) Adozione di tutti i contratti preliminari e delle spese preliminari effettuati dai promotori della Società.
(11) Approvazione del progetto di prospetto da presentare dal segretario.
(12) Esame della domanda da presentare al controllore del capitale emesso.
(13) Esame della domanda da presentare alla Borsa di Calcutta per l'inclusione delle Azioni della Società.
(14) Approvazione del certificato di condivisione dei campioni che deve essere presentato dal segretario.
(15) Determinazione del quorum per le riunioni del Consiglio di amministrazione della Società.
(16) Fissare la data della prossima riunione del Consiglio.
(17) Qualsiasi altra attività con il permesso del Presidente.
Spiegazione (significato per gli studenti) :
Dal suddetto campione, i seguenti punti devono essere annotati:
(a) Deve essere eletto il primo presidente della riunione e quindi il presidente del consiglio di amministrazione. Dopo che il presidente del consiglio di amministrazione è stato eletto, sarà il presidente di tutte le riunioni della società finché rimarrà il presidente.
(b) Il Segretario è nominato con effetto retroattivo perché è stato già nominato dai promotori per aiutarli nelle attività promozionali.
(c) L'articolo del Prospetto non verrà mai presentato alla prima riunione del Consiglio di Amministrazione di una società privata.
(d) Quando una società pubblica vuole emettere azioni o obbligazioni di valore superiore a Rs. 50 lakh, entro 12 mesi, è necessario il permesso del Controllore del Capitale, nominato dal Governo centrale. Le azioni di ogni società non sono trattate in una borsa valori. È necessario presentare una domanda per lo stesso ai sensi del Securities Contracts Regulation Act del 1956. Per tutte le società queste due voci non devono essere inserite nell'agenda.
(e) Il Consiglio stesso può fissare il suo quorum se non menzionato negli Articoli. In una riunione del consiglio di amministrazione, è possibile fissare la data per la riunione successiva, in modo che non sia necessario alcun preavviso.
Alla riunione gli amministratori possono essere forniti di fogli di carta per le note di agenda.
Va notato inoltre che:
(A) Lo stile di scrivere l'ordine del giorno potrebbe essere:
(1) Eleggere il presidente della riunione.
(2) Adottare il Memorandum of Association, ecc.
(3) Per adottare il Common Seal della compagnia.
E così via.
(B) Nel caso in cui non vi sia alcun segretario della compagnia, l'avviso può essere firmato da qualsiasi amministratore. In molte aziende un regista funge da segretario.
(C) È obbligatorio che venga indicato l'indirizzo della sede legale. Questo è applicabile alle notifiche di tutti i tipi di riunioni aziendali.
Specimen 2-Avviso per qualsiasi riunione del consiglio di amministrazione di una società.
XYZ Co. Ltd
Reg. Off___________
3 aprile 1988
_______________
(Direttore)
Caro Signore,
Una riunione del Consiglio di amministrazione della Società si terrà sabato 10.4.88 alle 14.00 presso la sede legale della Società per la transazione delle seguenti attività.
Sei invitato ad essere presente.
Distinti saluti,
________________
segretario
Ordine del giorno:
(1) Conferma del verbale dell'ultima riunione.
(2) Nomina di un responsabile del personale.
(3) Determinazione della strategia di marketing per il nuovo prodotto.
(4) Approvazione del trasferimento delle azioni secondo le domande ricevute e presentate dal Segretario.
(5) Fissare la data di un'Assemblea Generale Straordinaria per la modifica della Clausola 31 degli Articoli della Società.
(6) Esame del preventivo ricevuto dai sigg. ABC Co. per la costruzione di un capannone nello stabilimento. Sri A, direttore di questa azienda, è un partner della società ABC Co.
(7) Qualsiasi altra attività con il permesso del Presidente.
Spiegazione:
Si deve notare dal suddetto esempio che diverse varietà di voci generalmente discusse in una riunione del Consiglio sono state trattate nell'ordine del giorno. Gli articoli si occupano di affari generali e formalità legali. A, che è un direttore della Società, è un partner della società ABC Co.
Non parteciperà quando il punto n. 6 verrà discusso perché interessato al contratto. I restanti amministratori, qualunque sia il loro numero, devono fare il quorum.
Sec. 299, 300 della legge sulle società prevede che ogni amministratore interessato a un contratto lo divulga in tempo utile e il fatto deve essere indicato nell'ordine del giorno.
