Layout dell'ufficio: scelta, fattori, importanza e principi

Leggi questo articolo per conoscere la scelta, i fattori, l'importanza, i principi, i tipi e i vantaggi del layout dell'ufficio.

Scelta del layout dell'ufficio:

La gestione di ogni ufficio deve prendere una decisione importante se l'ubicazione dell'ufficio deve essere nell'area urbana o in una zona periferica, situata a una distanza dalla città. Guardando a questo fattore, avendo un ufficio situato a una distanza dalla città, si deve anche prendere in considerazione se è collegato tramite trasporto o meno.

Nei paesi occidentali, oggigiorno, c'è stata una crescente tendenza a localizzare l'ufficio lontano dalla città, ad esempio nelle aree suburbane.

Le ragioni di tale tendenza sono:

1. Alto costo:

Nella città il costo per metro quadrato di una sistemazione è molto alto, mentre nella zona suburbana è basso.

2. Sovraffollamento e congestione:

La città è sovraffollata e affollata di attività tutto il tempo. Questo non è il caso del sobborgo. A volte lo spazio richiesto per gestire l'ufficio non è disponibile in città.

3. Strutture di trasporto in crescita:

La crescita della modalità e del mezzo di trasporto nel corso degli anni ha aiutato molte aziende ad avere l'ufficio lontano dalla città.

4. Mezzi di comunicazione:

Ora, le strutture di comunicazione come i cellulari, Internet, i fax ecc., Oltre al basso costo di manutenzione degli uffici in periferia, hanno costretto molti buoni uffici a spostare la base dall'area della città all'area suburbana.

Oggigiorno, gli uffici delle banche e delle compagnie assicurative funzionano in modo più efficace nella localizzazione urbana a causa della densità della popolazione, dei buoni redditi individuali, di un migliore flusso di traffico e di una maggiore visibilità di un sito. Tuttavia, nell'analisi finale, è il fattore di costo che influenza la scelta.

Al contrario, le industrie e i loro uffici sono situati in periferia e, in alcuni casi, vengono spostati nelle aree suburbane. Ciò significa anche che una parte dell'ufficio deve andare in periferia insieme alle unità produttive.

Fattori che influenzano il layout dell'ufficio:

Una volta che è stata presa una decisione in merito alla sede dell'ufficio, sarebbe opportuno prendere in considerazione i seguenti fattori per la scelta dell'edificio per uffici:

1. Ottenere lo spazio richiesto:

Prima di decidere definitivamente la posizione, sarebbe essenziale scoprire se lo spazio minimo richiesto è disponibile in un determinato luogo.

2. Il fattore delle tasse:

Le tasse svolgono un ruolo cruciale nel determinare il business dell'ufficio. L'imposta sulle società e l'imposta sull'acqua per l'ufficio, e l'imposta sulle vendite, l'imposta sulle vendite statali e l'accisa si riferiscono al prodotto fabbricato e, di conseguenza, influiscono sull'attività dell'ufficio.

3. Effetti della localizzazione:

Se l'ufficio si trova in un luogo in cui si trovano le altre unità dell'ufficio impegnate in attività simili, garantirebbe un miglior servizio clienti e una reputazione. Ma questo non può essere un fattore guida. In effetti, nell'ultimo decennio circa, c'è stata una tendenza a questo tipo di concentrazione nel nostro paese a causa di migliori mezzi di comunicazione e di migliori strutture di trasporto.

4. Lo status quo dei dintorni:

Sarebbe ideale localizzare un edificio per uffici in un luogo dove i dintorni sono più sani. Il rumore, i fumi e la congestione in una zona hanno un effetto negativo sulla salute e sull'ambiente del lavoro d'ufficio.

5. Disponibilità di varie strutture di servizi:

Queste strutture come una banca, compagnie di assicurazione, ufficio postale, ufficio di società di trasporti su strada, negozi al dettaglio e ristoranti assicurano una maggiore efficienza del business dal momento che devono essere utilizzati dallo staff e dal business.

6. Disponibilità di trasporto:

L'ufficio dovrebbe essere posizionato in modo tale che siano disponibili sia mezzi di trasporto efficienti sia i clienti. Ciò garantirebbe il buon funzionamento dell'ufficio. La posizione vicino alla stazione ferroviaria, al terminal degli autobus inter-statali o all'aeroporto è di grande vantaggio per determinati tipi di attività.

Pianificazione dello spazio ufficio o layout dell'ufficio:

Dopo aver discusso dei fattori da prendere in considerazione, il prossimo passo da compiere è la pianificazione dello spazio o del layout dell'ufficio. Il layout dell'ufficio è definito come "La disposizione di tutte le componenti fisiche all'interno dello spazio disponibile per fornire la massima efficacia e il coordinamento di questi componenti in un'unità efficace o attraente".

In altre parole, può essere descritto come la disposizione di diversi reparti, attrezzature e uomini all'interno di un dato spazio disponibile al fine di ottimizzare l'utilizzo dello spazio e garantire la massima efficienza dell'ufficio.

Importanza del layout dello spazio in un ufficio:

L'importanza della disposizione dello spazio può essere valutata dal fatto che:

1. Assicura un corretto utilizzo dello spazio del pavimento:

Per assicurarsi che lo spazio del pavimento sia adeguato per la collocazione di mobili ecc., È necessario un corretto utilizzo dello spazio.

2. Per garantire un flusso di lavoro regolare:

Per assicurarsi che il lavoro d'ufficio proceda senza ritardi e interruzioni manuali, è importante disporre di un layout adeguato per garantire un flusso regolare di lavoro in modo da ridurre i costi di gestione amministrativa.

3. Facilitare la supervisione:

Una corretta supervisione del lavoro d'ufficio è essenziale per il corretto funzionamento dell'ufficio. Layout facilita il compito di supervisione e riduce i costi.

4. Per creare un impatto sul visitatore e sul cliente:

Il benessere di una moderna organizzazione aziendale dipende molto dalla buona volontà dei suoi visitatori e dei clienti. L'ufficio è uno di questi mezzi per proiettare l'immagine dell'organizzazione. Da qui l'importanza del layout dell'ufficio è quello di raggiungere questo obiettivo.

5. Facilitare la comunicazione:

Per gestire senza problemi un ufficio e per essere ben informato sugli avvenimenti dell'ufficio, è necessaria un'adeguata comunicazione interna. Questo è facilitato da un buon layout di ufficio.

6. Garantire le comodità e promuovere il morale dei lavoratori:

L'importanza di una corretta disposizione degli uffici deriva anche dal fatto che i lavoratori devono sentirsi a proprio agio durante il lavoro in modo che il loro morale sia buono. Una buona disposizione dell'ufficio mira a fornire le migliori condizioni di lavoro.

7. Per garantire un migliore utilizzo delle apparecchiature per ufficio:

Per ridurre il costo pro-capite della gestione dell'ufficio, è necessario che le macchine per ufficio e le apparecchiature per ufficio siano utilizzate al meglio. Questo è possibile se il layout dell'ufficio è corretto. Aiuta a centralizzare alcune macchine da ufficio, come le macchine Xerox, mentre altri come gli scrittori di caratteri sono mobili e decentralizzati.

Principi del layout dell'ufficio:

Non esiste una regola ferrea su quale potrebbe essere il modo di layout dell'ufficio e come dovrebbe essere. Tuttavia, sarà meglio avere un layout di ufficio adeguato seguendo determinati principi.

Un tentativo è fatto qui ed elencato:

1. Buona ventilazione:

Permette il flusso della luce solare dalla parte superiore accanto al deflusso di aria cattiva e inquinata.

2. Lavoro:

Il flusso del lavoro dovrebbe essere molto regolare. Qualunque sia la forma del dipartimento, il movimento delle carte e delle persone dovrebbe essere minimo.

3. Illuminazione:

Lo spazio massimo e il lavoro e l'angolo del pavimento dovrebbero ricevere luci brillanti, sia dalla luce del sole che passa attraverso i ventilatori, sia dalle lampade, dalle lampadine e dalle luci dei tubi.

4. Movimento e osservazione:

Durante la posa di un ufficio e la scelta dello spazio dovrebbe essere tenuto presente il concetto di movimento delle persone. Facilita il movimento di file ecc.

5. Disposizione dei mobili:

I mobili devono essere disposti in modo da essere rivolti allo stesso modo secondo un piano standard. In questo modo, non solo l'ufficio sembra più efficiente ma anche la supervisione diventa più semplice.

6. Supervisione:

Il layout dovrebbe essere tale da aiutare e facilitare una corretta supervisione.

7. Posizionamento dell'attrezzatura:

Alcune attrezzature come scaffali, schedari ecc. Occupano un ampio spazio e queste attrezzature sono spesso utilizzate dal personale dell'ufficio. Quindi la pianificazione della disposizione degli uffici dovrebbe essere tale da farli accomodare.

8. Flessibilità:

Il layout dovrebbe essere tale da consentire alcune modifiche per il futuro in quanto l'ufficio non è statico. Cambia con il cambio di tempo e si espande, se necessario.

9. Costo:

Lo spazio ufficio deve essere utilizzato a pieno regime in modo che il costo del tappeto, ovvero il costo dello spazio utilizzato, sia sempre minimo; tuttavia, mentre lo fa, va tenuto presente che la massima libertà di consentire a ciascun lavoratore di muoversi dovrebbe essere il principio tenuto presente perché allora l'efficienza del lavoro è mantenuta costante.

10. Principio di equilibrio:

Ciò è necessario in quanto l'equilibrio dà un senso di responsabilità e l'aspetto gradevole dell'ufficio attrae sempre più clienti e quindi migliora l'immagine dell'impresa.

Tipi di layout di Office:

Esistono due tipi di layout in base alle attività svolte in un ufficio:

1. Layout di gruppo:

In questo tipo di layout di ufficio, i lavoratori e le persone che svolgono attività simili sono impegnati insieme. Ad esempio, tutti i dattilografi vengono inseriti nel pool di digitazione e tutti i commercialisti sono collocati in una stanza.

2. Layout del processo:

In questo processo, un layout viene posizionato in modo tale che gli uomini e le macchine siano disposti sulla base di sequenze di operazioni, ad esempio la sezione di archiviazione può essere posizionata accanto alla sezione di spedizione e così via.

In pratica, nessuno di questi due tipi di layout può essere utilizzato esclusivamente. Ma entrambi questi tipi di layout devono essere combinati per ottenere il flusso desiderato di lavoro ed efficienza. Ad esempio, il dattilografo potrebbe essere collocato nel pool di digitazione centralizzato, tuttavia alcuni di essi potrebbero essere posizionati accanto ai dirigenti importanti.

Vantaggi di un buon layout di Office:

1. Migliore avviamento:

Un layout migliore progettato proietta un'immagine di efficienza per il visitatore. Ciò si traduce in una maggiore benevolenza nella mente di coloro che si occupano dell'ufficio.

2. Stabilizzazione economica:

Si riferisce alla riduzione del costo dell'ufficio. Una buona disposizione dell'ufficio mira a rendere l'uso più economico ed efficace dello spazio disponibile.

3. Migliore morale:

Una disposizione degli uffici ben pianificata aumenta il morale e il comfort dei lavoratori. È favorevole a una migliore produttività; al contrario un ufficio mal pianificato ha un effetto sulla mente del lavoratore.

4. Promuove l'efficienza:

L'efficienza migliora automaticamente se un ufficio è strutturato correttamente. Il percorso dei documenti si muove in un modo che si vorrebbe quindi muoversi in modo efficace per intraprendere azioni ben costruttive.

5. Riduzione dei costi nella manutenzione dell'ufficio:

I costi di illuminazione, raffreddamento, riscaldamento e climatizzazione stanno aumentando di giorno in giorno. Un ufficio ben strutturato riduce il costo di attrezzature e attrezzature permanenti. Inoltre, la manutenzione e il costo di gestione di questi sistemi sono ridotti.

6. Migliora la qualità della supervisione:

Una buona disposizione degli uffici rende la supervisione più efficace. In effetti, la quantità di supervisione necessaria sarebbe ridotta al minimo, l'onere della supervisione verrà ridotto e vi è un risparmio nel costo della supervisione.

7. Accelerazione della comunicazione tra dipartimenti:

In un ufficio, che è strutturato adeguatamente, tenendo presente l'interazione che avrebbe a che fare con i suoi vari dipartimenti, il sistema di comunicazione è accelerato. È perché le varie unità dell'ufficio e dei reparti sono posizionate in sequenza. L'interconnessione segue la via più breve.

8. Usi ottimali di macchine e attrezzature:

Ogni ufficio utilizza varie macchine e attrezzature e di conseguenza il layout prevede l'uso congiunto di attrezzature e macchinari. Questo, per inciso, riduce la quantità di investimenti in loro.