Precis: significato e preparazione

Leggi questo articolo per conoscere Precis. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato di Precis 2. Preparazione di Precis.

Significato di Precis:

Ai fini dell'amministrazione, vari tipi di informazioni e un gran numero di documenti devono essere gestiti alla volta. Molto tempo può essere inutilmente sprecato se tutti loro devono passare in dettaglio. I punti salienti di ogni elemento del disco sono sufficienti per affrontare una questione. Questo è vero per i top manager che devono affrontare una grande varietà di problemi nel più breve tempo possibile.

I documenti vengono elaborati da diversi dipartimenti con note dei rispettivi capi dipartimentali per le decisioni. I vertici devono fare molto affidamento sugli executive officer perché le decisioni dipenderanno principalmente dal modo in cui gli executive officer presentano ogni caso.

Ma, allo stesso tempo, se i vertici hanno davanti a loro una breve sintesi o l'essenza di tutti i fatti relativi a un particolare problema, allora il processo decisionale diventa più razionale e basato sui fatti.

Ci sono poche possibilità per loro di essere influenzati dagli appunti preparati dallo staff subordinato. Pertanto è auspicabile che tali raffiche siano disponibili per loro. I vertici potrebbero dover prendere una decisione su una questione che un alto dirigente ha fatto riferimento a loro, ma nel frattempo potrebbe essere stata scambiata una serie di lettere.

I decisori devono avere davanti a loro un riassunto conciso di quelle lettere. Un precis è definito come "un sommario conciso di punti, dichiarazioni o fatti essenziali". Dalla definizione emerge chiaramente che un précis non è solo un sommario ma un sommario sintetico e si compone unicamente dei punti essenziali.

Per l'amministrazione, devono essere preparati dettagli di diversi tipi di documenti o dichiarazioni, corrispondenza commerciale, relazioni, note, ecc. Per corrispondenza commerciale si intendono le lettere commerciali con le risposte corrispondenti.

Ogni lettera, sia originale che a risposta, è costituita da varie questioni, comprese le formalità, ma a parte ciò solo i punti essenziali hanno uno scopo utile. Molto spesso, ogni volta che una lettera viene scritta, i punti essenziali vengono messi in risalto o quando una lettera viene letta vengono sottolineati i punti essenziali per attirare l'attenzione.

Le relazioni sono anche preparate facendo emergere i punti essenziali. Quando viene seguito lo stile corretto di scrivere un rapporto, i punti essenziali diventano automaticamente focalizzati. Le segnalazioni possono essere grandi e voluminose e quindi può essere necessario un riassunto per una rapida consultazione.

I memorandum sono il numero plurale del memorandum. Il termine memorandum significa "un record informale o una nota scritta su una transazione". Gli ordini ufficiali o formali sono usati dai diversi dipartimenti di un ufficio come direttive per l'azione. Questi sono emessi sotto forma di lettere agli estranei. Queste sono note come lettere DO, ma all'interno dell'ufficio vengono inviate linee guida per l'azione o suggerimenti o informazioni che vengono chiamate memorandum o memo d'ufficio.

Un Cash Memo è un memorandum che descrive simultaneamente l'articolo venduto, il suo valore e il fatto che il pagamento è stato ricevuto. Non è esattamente una ricevuta che è un documento formale, e dà il nome o le informazioni della persona o della parte da cui è stato ricevuto il pagamento.

Una nota in contanti è un documento informale e non rivela il nome dell'acquirente della merce. Una nota in contanti fornisce una breve descrizione degli articoli venduti, ma una fattura, se preparata, contiene molti dettagli sugli articoli.

Preparazione di Precis:

La discussione di cui sopra è sufficiente per giustificare l'importanza della scrittura precisa nel lavoro d'ufficio. La preparazione di dettagli di corrispondenza commerciale o di relazioni o di memorandum è un'opera di segreteria. Il segretario deve preparare lo spunto per l'esame del top management. Un tipo speciale di cartoleria - fogli di carta con le regole mantenendo un grande margine sul lato sinistro per scrivere note o punti essenziali vengono utilizzati negli uffici.

Ci sono regole specifiche per la preparazione di un precis:

(1) È un breve riassunto di un argomento o testo. Generalmente condensando l'argomento è ridotto a un terzo.

(2) Ci deve essere un titolo, che denota la portata della materia.

(3) È scritto in parole passate e indiretto.

(4) Le citazioni, se del caso, nella materia non devono mai apparire in un preciso.

(5) Lo scrittore deve usare la propria lingua.

(6) L'ordine dei punti o la sequenza di fatti nell'oggetto devono essere mantenuti.

(7) Deve essere conciso ma preciso.