Sistemi informativi aziendali: sistemi informativi aziendali condivisi e personali

I sistemi di informazioni aziendali hanno due componenti di base, vale a dire sistemi di informazioni aziendali condivisi e sistemi di informazioni aziendali personali!

1. Sistemi informativi aziendali condivisi:

Questa classe di sistemi di informazioni aziendali comprende sistemi di informazione di grandi dimensioni, più complessi e costosi. Un processo di pianificazione dettagliato deve precedere la costruzione di un'infrastruttura per sistemi informativi condivisi.

Il vantaggio di sviluppare e utilizzare questi sistemi di informazioni aziendali risiede nella condivisibilità delle informazioni in questi sistemi. I controlli gestionali, organizzativi e delle risorse sono esercitati per prevenire l'abuso di informazioni.

La sharability è completa in questi sistemi informativi e comprende tutta la gamma di risorse come informazioni e elementi di servizio come hardware, software e linee di comunicazione.

Ad esempio, un sistema di informazioni condiviso dovrebbe consentire la condivisione di costose stampanti laser, scanner, e-mail e connessione Internet, nonché le informazioni memorizzate in vari file di testo e foglio di calcolo. Poiché queste risorse sono condivise da un gran numero di utenti, il costo per utente è abbastanza basso da giustificare il grande investimento in questi enormi sistemi di informazione.

I sistemi condivisi migliorano la comunicazione interpersonale e promuovono un flusso continuo di informazioni attraverso varie funzioni e livelli di gerarchia manageriale. I sistemi informativi aziendali condivisi assicurano inoltre la standardizzazione delle informazioni e riducono la ridondanza delle informazioni e di altre risorse.

Questi sistemi possono permettersi di fornire la consulenza di esperti da parte di esperti tecnici nei sistemi di informazione. I sistemi condivisi richiedono enormi investimenti iniziali nell'infrastruttura IT. A causa della mera- bilità, sono più esposti ai rischi di sicurezza e privacy. Pertanto, le procedure sono elementi molto importanti di tali sistemi informativi condivisi.

Tipi di sistemi informativi aziendali condivisi:

Una varietà di sistemi di informazioni aziendali sono utilizzati per soddisfare le esigenze di informazione dei dirigenti a vari livelli di gestione. Questi sistemi sono classificati nelle seguenti categorie:

(a) Sistemi di elaborazione delle transazioni,

(b) Sistemi informativi gestionali,

(d) Sistemi di informazione esecutiva,

(e) Sistemi esperti,

(f) Sistemi di informazione dell'ufficio.

(a) Sistemi di elaborazione delle transazioni:

I sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS) sono costruiti sui tipi di transazioni in un'azienda. Gestiscono la maggior parte delle informazioni interne. Il loro scopo è quello di generare informazioni operative per lo staff operativo e i manager di livello inferiore. Inoltre, questi sistemi costituiscono il nucleo per fornire l'input necessario ai sistemi informativi di gestione.

(b) Sistemi informativi gestionali:

I sistemi informativi gestionali (MIS) utilizzano le informazioni contenute nel TPS e li elaborano generando report di informazioni sintetici per i manager per pianificare e controllare le operazioni. Questi sono principalmente sistemi di segnalazione delle informazioni. Questi sistemi si concentrano principalmente sulle esigenze di informazione dei manager di livello medio-basso.

(c) Sistemi di supporto alle decisioni:

I sistemi di supporto alle decisioni (DSS) vengono utilizzati dai manager a livello intermedio per generare informazioni tattiche. I sistemi di supporto alle decisioni prendono non solo input da TPS ma anche da fonti esterne. Offrono anche strumenti per analizzare le informazioni in modo più rigoroso e aiutano a generare informazioni tattiche e ad eseguire 'what-if analysis' per i manager.

(d) Sistemi di informazione esecutiva:

I sistemi di informazione esecutiva (EIS) sono sistemi di informazioni di facile utilizzo che pongono maggiormente l'accento sulla presentazione di informazioni di sintesi, l'integrazione di informazioni interne ed esterne, le tecniche di segnalazione delle eccezioni e stabiliscono un collegamento con le operazioni di base dell'impresa. Questi sistemi informativi generano informazioni strategiche e sono utilizzati dai manager di livello superiore. Aiutano a identificare le opzioni, valutare scenari alternativi e fare scelte informate riguardo alle opzioni di business.

(e) Sistemi esperti:

I sistemi esperti mirano a formalizzare le competenze e renderle disponibili per tipi di decisioni aziendali ripetitive. Usano strumenti di intelligenza artificiale per generare conoscenza delle informazioni, teorie esistenti, credenze ed esperienze dei dirigenti in varie attività commerciali.

Non si tratta di sostituzioni per esperti di domini umani, ma aiutano gli esperti umani a svolgere il loro lavoro in modo più efficace e replicano le competenze in varie sedi dell'azienda.

(f) Sistemi di automazione degli uffici:

I sistemi di automazione degli uffici sono pensati per migliorare la comunicazione e la produttività delle persone nell'azienda. Tentano di automatizzare le procedure d'ufficio e rimuovere i colli di bottiglia nel lavoro di segreteria dell'ufficio.

Questi sistemi sono utilizzati da persone a tutti i livelli di gestione. Gli elementi importanti di questi sistemi includono e-mail, sistemi di desktop publishing, processori di testo, grafica e teleconferenza elettronica.

Come si può osservare, diversi tipi di sistemi di informazione aziendale hanno applicazioni a diversi livelli di gestione. Vengono illustrati i tipi di sistemi informativi aziendali e i livelli manageriali in cui vengono utilizzati. I sistemi esperti e i sistemi di automazione degli uffici possono essere utili a tutti i livelli di gestione.

Si può tuttavia notare che l'utilità di un determinato tipo di sistema di informazione aziendale dipenderebbe anche dal modo in cui le attività sono organizzate nella struttura organizzativa della società. Ad esempio, se le attività in un'organizzazione sono organizzate, in modo tale che vi è una grande sovrapposizione tra le responsabilità dei manager di livello medio-basso, il TPS può essere utilizzato anche a livello intermedio.

Questi sistemi di informazione aziendale possono essere sviluppati appositamente per ciascuna delle funzioni di business come marketing, finanza, produzione, sviluppo delle risorse umane, ecc. O può esistere una struttura comune utile a ciascuna delle funzioni.

I sistemi di informazioni aziendali che integrano varie funzioni di business sono chiamati sistemi integrati. Tali sistemi di informazione integrati sono più popolari nel caso di imprese che affrontano il problema dei colli di bottiglia nella comunicazione interfunzionale a causa delle dimensioni maggiori, una copertura geografica più ampia, una base di prodotti diversificata ecc. Questi sistemi vengono definiti in modo diverso da diversi produttori di software. Ma il termine più comunemente utilizzato per il sistema di informazione altamente integrato è il sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

2. Sistemi informativi aziendali personali:

I sistemi di informazioni aziendali personali sono utilizzati dai gestori per migliorare la loro produttività sul lavoro. Aiutano i manager a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente. I sistemi di informazioni personali implicano l'uso di microcomputer insieme a software per l'elaborazione di testi, fogli elettronici, sistemi di gestione di basi di dati personali, grafica e presentazione aziendale e organizzazione desktop.

I sistemi di informazioni personali sono meno costosi da installare e semplici da usare rispetto ai sistemi informativi aziendali condivisi. Sono più flessibili e protetti perché sono sistemi gestiti a mano singola.

La procedura, nel caso di tali sistemi, è limitata principalmente ai backup, per risolvere eventuali guasti hardware. Dal momento che sono personali, un manager può usarlo nel modo in cui lo trova più produttivo per lui.

Pertanto, sono costruiti e utilizzati con particolare attenzione alle specifiche esigenze di informazione. La caratteristica fondamentale dei sistemi di informazione personali è il fatto che una singola persona si assume la responsabilità di definire i requisiti, progettare il framework del sistema e usarlo. Pertanto, servono solo a specifici scopi dei manager aziendali.

In primo luogo, mirano a fornire un miglior ambiente di lavoro al manager in modo che possa migliorare la propria produttività, ottenendo assistenza su semplici problemi di gestione dei dati, segnalazione di problemi e problemi di comunicazione. Servono anche come sostituti per alcune delle apparecchiature per l'automazione degli uffici. La disponibilità di computer per taccuini ha reso l'intera visione delle applicazioni dei microcomputer completamente diversa. Ora sono anche visti come dispositivi di comunicazione.

Sebbene, nella maggior parte dei casi, siano collegati a sistemi informativi aziendali condivisi, essi sono privi della capacità di gestire in modo efficace problemi complessi di problemi aziendali più grandi. Essi soffrono della limitazione della disponibilità limitata di conoscenze e competenze nella definizione delle esigenze e nella progettazione di sistemi informativi.

L'hardware utilizzato nei sistemi di informazioni personali è spesso bersaglio di ladri e, pertanto, la sicurezza è un problema anche con i personal computer, solo la natura dell'esposizione e del grado di rischio è diversa da quella nel caso di sistemi informativi condivisi.