Sistema di costi: caratteristiche, installazione e difficoltà

Leggi questo articolo per conoscere le caratteristiche di un sistema di costi ideale, la sua installazione, le difficoltà e i passaggi per superarlo.

Caratteristiche di un sistema di costi ideale:

Un sistema ideale di calcolo dei costi è quello che raggiunge gli obiettivi di un sistema di costi e porta tutti i vantaggi dei costi per il business. Di seguito sono riportate le principali caratteristiche che dovrebbe possedere un sistema di costi ideale o i punti che dovrebbero essere presi in considerazione prima di installare un sistema di calcolo dei costi.

(i) Idoneità al business:

Un sistema di calcolo dei costi dovrebbe essere personalizzato, pratico e deve essere concepito in base alla natura, alle condizioni, ai requisiti e alle dimensioni dell'azienda. Qualsiasi sistema che serve agli scopi del business e fornisce le informazioni necessarie per gestire il business in modo efficiente è un sistema ideale.

(ii) Semplicità:

Il sistema dei costi dovrebbe essere semplice e chiaro in modo che possa essere facilmente compreso anche da una persona di media intelligenza. I fatti, le cifre e le altre informazioni fornite dalla contabilità dei costi devono essere presentate nella forma corretta al momento giusto alla persona giusta per renderla più significativa.

(iii) Flessibilità:

Il sistema di calcolo dei costi deve essere flessibile in modo che possa essere modificato in base alle mutate condizioni e circostanze. Il sistema senza tale flessibilità risulterà obsoleto a causa dei rapidi cambiamenti nel mondo degli affari e dell'industria. Pertanto, il sistema deve avere la capacità di espansione o contrazione senza molti cambiamenti.

(iv) Economico:

Un sistema di calcolo dei costi è come altri beni economici. Costa denaro proprio come i beni economici. Se il sistema è troppo costoso, la direzione potrebbe non essere disposta a pagare perché gli acquirenti non sono disposti a pagare le merci se queste sono costose rispetto alla loro utilità. Un sistema di calcolo dei costi non dovrebbe essere costoso e deve essere adattato in base alla capacità finanziaria dell'azienda.

I benefici che devono essere derivati ​​dal sistema devono essere superiori ai costi in quanto la direzione sarà disposta ad installare il sistema quando si percepirà che i benefici attesi superano i costi percepiti previsti. In breve, il sistema deve essere economico prendendo in considerazione i requisiti del business. Il costo dell'installazione e del funzionamento del sistema dovrebbe giustificare i risultati.

(v) Comparabilità:

Il sistema di calcolo dei costi deve essere tale da fornire dati e cifre necessari alla direzione per valutare le prestazioni confrontandole con le cifre passate o con altre preoccupazioni o con l'industria nel suo insieme o con un altro dipartimento della stessa preoccupazione.

(vi) Capacità di presentare informazioni al momento desiderato:

Il sistema deve fornire informazioni accurate e tempestive in modo che possa essere utile al management prendere decisioni e azioni adeguate ai fini del controllo dei costi.

(vii) La necessaria cooperazione e partecipazione dei dirigenti di vari dipartimenti della preoccupazione è essenziale per lo sviluppo di un buon sistema di contabilità dei costi. Inoltre, la direzione dovrebbe avere fiducia nel sistema dei costi e dovrebbe anche fornire una mano per il suo sviluppo e successo.

(viii) Il sistema di calcolo dei costi non dovrebbe sacrificare l'utilità introducendo dettagli meticolosi e non necessari.

(ix) Un programma attentamente programmato dovrebbe essere preparato utilizzando l'analisi di rete per l'introduzione del sistema.

(x) Modifiche minime nella configurazione esistente:

L'attuale sistema di delega e divisione dell'autorità e della responsabilità non deve essere disturbato dal sistema dei costi. Per quanto possibile, il sistema deve essere tale da non disturbare minimamente l'assetto organizzativo esistente.

(xi) Uniformità delle forme:

Tutte le forme e le proforma necessarie al sistema devono essere uniformi per dimensioni e qualità della carta. Maggiore efficienza può essere ottenuta utilizzando il colore della carta per distinguere forme diverse. I moduli stampati devono contenere istruzioni sul loro utilizzo e smaltimento. I moduli dovrebbero essere opportunamente progettati per la raccolta e la diffusione dei dati di costo.

(xii) Lavoro amministrativo minimo:

Il riempimento delle forme da parte dei capisquadra e dei lavoratori dovrebbe comportare il minor lavoro clericale possibile dato che la maggior parte dei lavoratori non è ben istruita. Per garantire statistiche affidabili, ogni voce originale dovrebbe essere supportata dalle firme di un esaminatore.

(xiii) Sistema efficiente di controllo dei materiali:

Ci dovrebbe essere un sistema efficiente di magazzini e controllo delle scorte in quanto i materiali di solito rappresentano una percentuale maggiore del costo totale. Si dovrebbe seguire un buon metodo di determinazione del prezzo del materiale emesso per la produzione.

(xiv) Procedura salariale adeguata:

Ci dovrebbe essere una procedura salariale ben definita per registrare il tempo speso dai lavoratori per diversi lavori, per preparare i fogli paga e per il pagamento delle retribuzioni. Pertanto l'introduzione di un sistema salariale ben definito contribuirà a controllare il costo del lavoro.

(xv) dipartimentalizzazione delle spese:

Un piano sonoro dovrebbe essere concepito per la raccolta, l'allocazione, la ripartizione e l'assorbimento delle spese generali al fine di accertare il costo in modo accurato.

(xvi) Riconciliazione dei conti costi e dei conti finanziari:

Se possibile, i conti dei costi e i conti finanziari dovrebbero essere collegati in un unico schema contabile integrale. Se ciò non è possibile, i sistemi dovrebbero essere concepiti in modo tale che i due gruppi di conti siano in grado di facilitare la riconciliazione.

(xvii) Fattori esterni:

L'installazione di un sistema di calcolo dei costi dipende principalmente dai fattori interni di un'impresa, ma i fattori esterni possono influenzare anche la struttura del sistema. Ad esempio, le norme di contabilità dei costi applicabili a determinati settori, come notificato dal governo centrale, richiedono che alcune informazioni sui costi vengano sviluppate e incluse nei libri contabili. Pertanto, un sistema di costi ideale dovrebbe occuparsi sia di fattori interni che esterni.

(xviii) Doveri e responsabilità del Contabile dei costi:

In un buon sistema di contabilità dei costi, i doveri e le responsabilità del contabile dei costi dovrebbero essere chiaramente definiti. Il contabile dei costi dovrebbe avere accesso a tutte le opere e i reparti.

Per concludere, il criterio principale per un sistema di costi ideale è: quanto aiuta nel raggiungimento degli obiettivi di gestione in relazione al suo costo?

Installazione di un sistema di costi:

I fattori fondamentali che un Contabile dei Costi dovrebbe prendere in considerazione durante l'introduzione di un sistema di calcolo dei costi sono:

(i) L'organizzazione esistente dovrebbe essere disturbata il meno possibile.

(ii) Dovrebbe esserci un'introduzione graduale e regolare del sistema.

(iii) Anche se dovrebbe essere evitata un'eccessiva elaborazione dei record, sarebbe falso economico estirpare gli elementi essenziali e compromettere l'efficienza.

Passi per l'installazione:

Di seguito sono riportati i passaggi da adottare per l'installazione di un sistema di determinazione dei costi:

1. Obiettivo da raggiungere attraverso il sistema di costing:

Il sistema dei costi sarà semplice se l'obiettivo è solo quello di determinare i costi, ma dovrà essere elaborato se l'obiettivo è quello di avere informazioni che aiuteranno la direzione nell'esercizio del controllo e nell'adozione delle decisioni.

2. Studiare l'organizzazione e la routine esistenti:

In tale contesto, i punti da sottolineare sono: la natura dell'attività e delle operazioni o dei processi svolti, l'estensione della responsabilità e dell'autorità attribuita ai vari funzionari, il lay-out della fabbrica con particolare riferimento ai reparti di produzione, i metodi di gestione dello spreco di materiali, il sistema di registrazione del tempo e i metodi di calcolo e pagamento degli stipendi, il sistema di emissione degli ordini per la produzione in fabbrica e la quantità di spese fisse, semi-variabili e variabili.

3. Decidere la struttura dei conti dei costi:

Quale sistema di contabilità dei costi è adatto e la portata dei dettagli richiesti può essere decisa dopo uno studio approfondito del processo di fabbricazione e dei relativi servizi accessori. La struttura dei conti dei costi dovrebbe seguire la linea di produzione naturale; la sequenza può essere semplice, analitica o sintetica. La progettazione del sistema dovrebbe essere tale che ci sia un graduale aumento del costo in ogni fase significativa della produzione mentre il prodotto procede al completamento.

4. Determinazione dei costi:

Ciò comporta uno studio approfondito delle condizioni di fabbrica e le decisioni sulla classificazione dei costi in diretta e indiretta, il raggruppamento dei costi indiretti in produzione, vendita, amministrazione, ecc., Trattamento di rifiuti di ogni tipo, metodi di valutazione dei prezzi, metodi di recupero delle spese generali e calcolo delle spese generali. Dovrebbe essere redatto un codice di contabilità dei costi completo in modo che la spesa possa essere rapidamente classificata nell'ufficio sia per fonte che per causa.

5. Presentazione del sistema:

Non ci si può aspettare che un sistema di costi funzioni in modo efficace a meno che non si possa ottenere la collaborazione di tutti i funzionari. Prima che il sistema sia messo in atto, le implicazioni del sistema dovrebbero essere spiegate a tutti indicando loro i benefici che ne deriveranno per ciascuno e per l'azienda nel suo complesso.

Tuttavia, completare il sistema è, dovrebbe essere introdotto solo per fasi e le routine e le pratiche esistenti dovrebbero essere utilizzate a meno che non ci siano buoni motivi per sostituirle. Ad esempio, è possibile iniziare con i negozi introducendo gli account appropriati di ricevute e problemi, l'apertura di schede bin, i libri contabili ecc.

6. Organizzazione dell'ufficio costi:

È sempre meglio che l'ufficio dei costi sia situato adiacente alla fabbrica in modo tale da evitare ritardi nell'instradamento di documenti o nell'eliminazione di discrepanze e dubbi. Il personale responsabile dei costi deve avere la possibilità di accedere alle opere per svolgere correttamente le proprie mansioni.

La dimensione del personale dipenderebbe dal volume di lavoro coinvolto. Un'organizzazione di costi non vale la pena di esistere se non è in grado di presentare le figure con velocità e precisione e osservare la semplicità nella presentazione dei risultati.

I doveri dell'ufficio costi rientrano nelle seguenti sfere:

(i) Memorizza gli account:

Registrazione di ricevute di materiali e archivia problemi nei registri di negozi, preparazione di abstract di materiale.

(ii) Contabilità del lavoro:

Valutazione di schede temporali, carte lavoro ecc., Preparazione di abstract di lavoro. In alcuni casi, preparazione di panni di retribuzione effettivi.

(iii) Conti costi:

Registrazione di tutti i conti di costo, sia che si tratti di un lavoro o di un processo o di un account di servizio.

(iv) Controllo dei costi:

Registrare i conti di controllo dei costi dai dati forniti dalle sezioni da (i) a (ii) sopra.

Preparazione di statistiche speciali e altre informazioni per la gestione per lo svolgimento di indagini speciali e la preparazione di dichiarazioni di scambio periodiche.

7. Relazione dell'ufficio costi per altri dipartimenti:

Il reparto costi dovrebbe funzionare in modo indipendente, il contabile dei costi essendo direttamente responsabile verso il direttore generale o l'amministratore delegato. Il sistema dei costi dovrebbe essere progettato per servire la gestione a tutti i livelli.

Il contabile dei costi, quindi, dovrebbe progettare il suo intero sistema di registrazioni e rapporti, ecc., Con questo fine in vista. Deve conoscere e comprendere i problemi affrontati nel processo di produzione e cercare di tradurli in implicazioni finanziarie in modo da poter prendere una decisione corretta.

8. Autorità e responsabilità:

L'autorità e la responsabilità dovrebbero essere chiaramente definite se il sistema di valutazione dei costi deve avere successo. Non ci dovrebbero essere ambiguità, tutto dovrebbe essere chiaro.

Per riassumere, un sistema di costi dovrebbe essere perfezionato in un modo che consenta di calcolare il costo delle vendite; fornire mezzi per valutare gli inventari; aiuto nel controllo e nella gestione di un'azienda, misurare l'efficienza di uomini, materiali e macchine, identificare i rifiuti raccolti dai codici di costo in modo da spianare la strada alla riduzione dei costi, rendere possibile il confronto tra le imprese, fornire dati per i prezzi e le decisioni politiche e costituiscono una base per la preparazione di vari rapporti analitici.

Difficoltà pratiche nell'installazione di un sistema di costi:

Difficoltà pratiche, a parte i problemi tecnici di costo che un contabile contabile deve affrontare nell'installazione di un sistema di costi, sono:

1. Mancanza di supporto da parte del top management:

Nella maggior parte dei casi, il sistema di contabilità dei costi viene introdotto senza il supporto del top management in tutte le aree funzionali. Anche l'amministratore o il presidente spesso introduce un tale sistema senza consultare i capi dipartimentali. I dirigenti del dipartimento considerano un'interferenza nel loro lavoro da parte di persone coinvolte in un sistema di costi. In questo modo crea paura nella mente dei dirigenti dipartimentali poiché trattano il sistema come un dispositivo per controllare le loro attività.

2. Resistenza dal personale contabile esistente:

Ogni volta che viene introdotto un nuovo sistema, la resistenza è naturale, poiché lo staff esistente potrebbe ritenere che perderebbe la propria importanza e potrebbe non essere sicuro della propria posizione all'interno dell'organizzazione.

3. Non cooperazione ad altri livelli dell'organizzazione:

I capisquadra, i supervisori e gli altri membri del personale possono anche risentirsi per il lavoro supplementare che può derivare dall'introduzione del sistema di determinazione dei costi e non possono cooperare con altri dipartimenti nel fornire le informazioni assolutamente necessarie per il corretto ed efficiente funzionamento di qualsiasi sistema contabile .

4. Carenza di personale qualificato:

Ci possono essere carenza di ragionieri di costo per gestire il lavoro di analisi dei costi, controllo dei costi e riduzione dei costi. Il lavoro del dipartimento dei costi non può essere gestito senza la disponibilità di personale qualificato.

5. Costo elevato del funzionamento del sistema:

Il costo del funzionamento di un sistema può essere elevato a meno che il sistema di calcolo dei costi non sia progettato in modo appropriato in base ai requisiti specifici di ciascun caso. Il sistema può essere in grado di fornire informazioni richieste da tutti i livelli di gestione. Potrebbe comportare un lavoro cartaceo aggiuntivo. Pertanto, il costo dell'operazione del sistema sarà pesante.

Passi per superare le difficoltà pratiche:

Per superare le suddette difficoltà, sono suggeriti i seguenti passaggi:

1. Supporto dal Top Management:

Prima dell'installazione o del funzionamento di un sistema di costi, ci deve essere un fermo impegno nei confronti del sistema da parte del top management. Ciò creerà consapevolezza dei costi e interesse per il miglioramento dei costi tra tecnico, produzione e top management.

2. Utilità del sistema per il personale esistente :

Gli attuali contabili dovrebbero essere impressionati sulla necessità di integrare il sistema di contabilità finanziaria esistente. Allargherà il lavoro di un contabile e creerà nuove opportunità per il personale contabile.

3. Fiducia dei lavoratori per la cooperazione:

I vari dipendenti devono essere adeguatamente istruiti sui benefici che possono essere ottenuti da un tale sistema. La fiducia dei lavoratori dovrebbe essere acquisita nel sistema per ottenere la loro cooperazione prima di adottare misure per mettere in pratica il sistema.

4. Formazione del personale contabile esistente:

Il personale esistente che lavora nel dipartimento contabilità deve essere adeguato, addestrato a metodi e tecniche di costo con l'aiuto dell'Institute of Cost and Accountantsants of India, Calcutta.

5. Sistema dei costi secondo i requisiti specifici della preoccupazione:

Il sistema dovrebbe essere installato e gestito in base ai requisiti di un caso specifico, in modo che non possa comportare costi elevati per la preoccupazione. Dovrebbe evitare il lavoro aggiuntivo non necessario per quanto possibile. Il sistema, se installato e messo in funzione, fornirà molti vantaggi rispetto al costo e si rivelerà vantaggioso per la preoccupazione.

6. Supervisione adeguata:

Ci dovrebbe essere una corretta supervisione dopo l'installazione e sforzi continui da parte del contabile dei costi per rendere il sistema di successo e per raggiungere l'obiettivo desiderato di accertamento dei costi, presentazione dei costi e controllo dei costi.