Elementi essenziali di una buona relazione
Elementi essenziali di una buona relazione!
1. Il rapporto dovrebbe avere un titolo appropriato per descrivere l'argomento in esso riportato. Il rapporto dovrebbe essere in una buona forma e dovrebbe avere sottotitoli e divisioni di paragrafo. Il nome del destinatario del report deve essere scritto nella parte superiore del report.
2. Il rapporto dovrebbe essere reale. I capricci e le idee della persona che sta preparando il rapporto non dovrebbero essere autorizzati a influenzare il rapporto.
3. Il rapporto dovrebbe riferirsi a un certo periodo e il periodo di tempo dovrebbe essere indicato nella parte superiore del rapporto.
4. La relazione dovrebbe essere chiara, breve e concisa. La chiarezza non dovrebbe essere sacrificata a scapito della brevità.
5. La segnalazione deve essere tempestiva perché le informazioni ritardate sono informazioni negate. Se trascorre un tempo considerevole tra il verificarsi di eventi e le segnalazioni, la possibilità di intraprendere azioni appropriate può essere persa o alcune decisioni sbagliate possono essere prese dal management in assenza di informazioni.
La periodicità di un rapporto dovrebbe essere tenuta presente e i rapporti dovrebbero essere presentati in tempo. Il rapporto dovrebbe essere in una buona forma e dovrebbe avere sottotitoli e divisioni di paragrafo.
6. Un rapporto dovrebbe distinguere tra fattori controllabili e non controllabili e dovrebbe segnalarli separatamente. È perché la direzione può intraprendere azioni adeguate per quanto riguarda i fattori controllabili.
7. Osservazioni appropriate dovrebbero essere fornite nella relazione. Risparmia tempo prezioso per la gestione e assicura una pronta attenzione. Dovrebbero essere forniti dati adeguati per suggerire possibili azioni.
8. Una relazione dovrebbe essere rivista periodicamente. La forma e il contenuto di un rapporto non dovrebbero essere di natura permanente. Dovrebbero continuare a cambiare con il cambiamento delle circostanze; altrimenti il destinatario li prenderà come obsoleti e di routine.
9. La relazione deve essere considerata corretta entro il livello consentito di inesattezza. Il margine di errore consentito dipenderà dallo scopo per cui viene preparato il report.
10. La relazione dovrebbe richiamare immediatamente l'attenzione del gestore sugli aspetti eccezionali, affinché la gestione per eccezione possa essere svolta in modo efficace. Pertanto, le segnalazioni dovrebbero evidenziare deviazioni significative dagli standard.
11. I report visivi attraverso grafici, diagrammi e diagrammi dovrebbero essere preferiti ai report descrittivi perché i report visivi attraggono lo sguardo più rapidamente e lasciano un'impressione duratura nella mente.
12. Laddove il confronto si rifletta in una relazione, si dovrebbe garantire che lo stesso sia tra questioni comparabili (cioè simili), in modo da poter effettuare un confronto significativo e formulare un'idea sull'efficienza o l'inefficienza.
13. In tutti i casi possibili dovrebbe essere fornita un'analisi dettagliata per tutte le variazioni risultanti tra effettive per il periodo rispetto a standard / budget, che si tratti di vendite, acquisti, produzione, profitti o perdite, spese in conto capitale, capitale circolante ecc., in modo che possano essere conosciute le cause esatte di basse prestazioni e che possano essere intraprese azioni correttive tempestive.
14. Il formato di un report non deve essere modificato da un periodo all'altro, se il formato deve essere modificato per apportare miglioramenti, è necessario fornire una giustificazione per il cambiamento nel formato o nei contenuti.
