Come organizzare efficacemente la tua organizzazione? (5 passaggi)
La funzione organizzativa è estremamente importante, perché una volta stabiliti gli obiettivi dell'organizzazione e i piani; è il meccanismo principale con cui i gestori attivano tali piani.
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"Organizzare" è la funzione di raccogliere risorse, stabilire usi ordinati per tali risorse e strutturare le attività per soddisfare i piani organizzativi. Comprende la determinazione di quali compiti devono essere svolti, come devono essere raggruppati i compiti, chi sarà responsabile di svolgere tali compiti e chi prenderà decisioni in merito a tali compiti.
Il processo di organizzazione consiste dei seguenti cinque passaggi.
1. Revisione di piani e obiettivi:
Il primo passo per la gestione è quello di riflettere sugli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione e sui suoi piani per raggiungerli in modo tale da poter determinare le attività appropriate. Ad esempio, se un ristorante di alta classe deve essere aperto in un'area elitaria, la direzione deve stabilire obiettivi e rivedere tali obiettivi in modo che siano coerenti con la posizione del ristorante e il tipo di clienti da servire.
2. Determinazione delle attività:
Nella seconda fase, i manager preparano e analizzano le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi. Oltre alle attività generali come l'assunzione, la formazione, la tenuta dei registri e così via, ci sono attività specifiche che sono uniche per il tipo di attività in cui è presente un'organizzazione. Ad esempio, nel caso del ristorante, le due attività principali o i compiti sono cucinare cibo e servire i clienti.
3. Classificare e raggruppare le attività:
Una volta determinati i compiti, questi compiti devono essere classificati in unità di lavoro gestibili. Questo di solito viene fatto sulla base della somiglianza delle attività. Ad esempio, in un'organizzazione di produzione, le attività possono essere classificate in produzione, marketing, finanza, ricerca e sviluppo e così via.
Queste principali categorie di compiti possono essere suddivise in unità più piccole per facilitare operazioni e supervisione. Ad esempio, nell'area di servizio clienti nel ristorante, ci possono essere persone diverse per prendere ordini cocktail, per ordini di cibo e per la compensazione delle tabelle. Per cucinare il cibo, ci possono essere diversi cuochi per diverse varietà di cibo.
4. Assegnazione di lavoro e risorse:
Questo passaggio è fondamentale per l'organizzazione perché la persona giusta deve essere abbinata al lavoro giusto e alla persona devono essere fornite le risorse per svolgere i compiti assegnati. La direzione del ristorante deve determinare chi prenderà gli ordini e chi imposterà e cancellerà le tabelle e quale sarà il rapporto tra queste persone. La direzione deve anche assicurarsi che vengano fornite adeguate risorse di cibo, utensili e posate secondo necessità.
5. Valutazione dei risultati:
In questo ultimo passaggio, il feedback sui risultati determinerebbe quanto bene sta funzionando la strategia organizzativa implementata. Questo feedback determinerebbe anche se eventuali cambiamenti sono necessari o desiderabili nell'assetto organizzativo. Ad esempio, nel caso del ristorante, i reclami e i suggerimenti dei clienti aiuterebbero il gestore ad apportare eventuali modifiche necessarie nella preparazione del cibo, nell'arredamento interno del ristorante o nell'efficienza nel servizio.
