Come organizzare un incontro privato?

Questo articolo getta luce sui dieci passi principali da seguire per organizzare un incontro privato.

1. La data, l'ora e il luogo dell'incontro devono essere stabiliti da lui in consultazione con il presidente e altri membri senior dell'organizzazione. Generalmente l'incontro è organizzato in ufficio se il numero di partecipanti previsti è ridotto o se è necessario assumere un pubblico. A meno che l'alloggio non sia finalizzato, non è possibile emettere alcun avviso.

2. Il segretario emette l'avviso tenendo presente il periodo di tempo entro il quale deve essere emesso l'avviso. L'avviso deve essere in ordine contenente tutti gli articoli che dovrebbero essere inclusi. Gli avvisi devono essere inviati insieme agli allegati, se esistenti, a tutti i membri individualmente.

Gli avvisi possono anche essere pubblicati sui giornali. Devono essere rispettate tutte le regole relative al rilascio di un avviso, dell'organizzazione stessa o statutaria. Questo è uno dei passi fondamentali nei preparativi per tenere una riunione.

3. Il segretario deve preparare tutti i documenti da distribuire tra i membri. Ad esempio, prepara la bozza delle relazioni che devono essere presentate dal Consiglio di amministrazione o dal Comitato esecutivo a seconda dei casi. Vedrà che i conti finali sono già stati preparati e controllati.

I report e i conti devono essere stampati o duplicati per la distribuzione. È compito del segretario verificare che la stampa o la duplicazione dei documenti avvenga in tempo, in modo che siano pronti per la distribuzione insieme alla comunicazione.

4. A volte, prima di emettere un avviso, il segretario deve esaminare l'elenco dei membri. Un socio inadempiente non può avere il diritto di prendere parte all'assemblea generale annuale e di votare. Nel caso di una società, il registro dei membri è sospeso per un certo periodo durante il quale nessun trasferimento di azioni sarà riconosciuto in modo che un elenco finale di membri sia pronto per il pagamento del dividendo.

5. Inoltre, il segretario deve tenere pronto il sondaggio in caso di votazione per sondaggio.

6. Nel caso di una riunione del comitato (come una riunione del Consiglio di amministrazione), il segretario deve tenere pronti tutti i documenti e le pratiche che verranno presentati come riferimento durante la riunione. Bandiere o altri indicatori sono allegati con documenti pertinenti all'interno dei file per la loro posizione pronta.

7. Il segretario deve prendere accordi per le sedi dei partecipanti. Nel caso di un comitato o di una riunione del consiglio di amministrazione quando i membri si siedono attorno a un tavolo, devono essere tenuti sul tavolo foglietti scarabocchiati, appunti dettagliati sull'agenda, matite ecc.

8. Il segretario deve verificare che il registro o il registro delle presenze sia pronto, che sarà firmato dai membri prima di entrare nel luogo dell'incontro. La frequenza è molto importante per le riunioni del Consiglio poiché le commissioni dovute agli amministratori devono essere calcolate su questo.

9. È prassi delle grandi aziende pubblicare il discorso del presidente all'assemblea generale annuale dei giornali. Il segretario organizza la pubblicazione del discorso del presidente sui giornali (anche se il costo non può essere addebitato sul conto dell'azienda).

10. Nel frattempo il segretario deve aver preparato i verbali della riunione precedente, che verranno confermati durante l'attuale riunione.