Come organizzare un incontro pubblico? (11 passaggi principali)

Questo articolo getta luce sugli undici passi da seguire per organizzare un incontro pubblico. I passaggi sono: 1. Un posto deve essere selezionato 2. Il presidente e gli oratori devono mentire fisso 3. Pubblicità 4. Volontari 5. Disposizione dei posti a sedere 6. Premere 7. Circolare 8. Disposizione del pranzo 9. Un ordine del giorno 10. Sessioni 11. Alloggio finanziario

Passo 1. Un posto deve essere selezionato:

Può essere una sala pubblica o uno spazio aperto come un parco o un incrocio di strade. La capacità della sala è molto importante. È preferibile che una piccola sala sia piena di una grande sala che rimane parzialmente vuota. La questione dell'affitto, tuttavia, è anche importante.

Passo 2. Il presidente e gli oratori devono mentire:

Il presidente o il presidente dell'organizzazione possono presiedere l'incontro, ma a volte per prestigio e glamour viene invitata una personalità importante a tenere la cattedra. Gli oratori potrebbero dover essere selezionati dalle diverse parti del paese in caso di una conferenza o una convention. In tal caso, la sistemazione e il cibo devono essere concordati. Lo stesso deve essere fatto per i delegati provenienti da luoghi diversi.

Passaggio 3. Pubblicità:

La pubblicità è richiesta e per questo devono essere presi accordi. Il pubblico non è interessato alle riunioni e quindi gli interessi devono essere risvegliati in loro. La stampa di manifesti e il loro fissaggio, la distribuzione di volantini, il fissaggio di striscioni e inserimenti sui giornali sono alcuni dei metodi di pubblicità più comuni. Un budget è richiesto per lo scopo.

Passaggio n. 4. Volontari:

I volontari (o steward) devono essere impiegati per fare diversi lavori e in particolare nel luogo dell'incontro per guidare gli ospiti e i partecipanti, per mantenere la legge e l'ordine e per assistere gli organizzatori. Viene nominato un comitato di accoglienza per supervisionare l'accoglienza e anche per raccogliere fondi dai delegati e dai simpatizzanti.

Passo # 5. Disposizione dei posti a sedere:

Devono essere presi tutti gli arrangiamenti per i posti a sedere dei partecipanti nella sala o sul terreno e per i relatori e gli ospiti sulla piattaforma o sul palco. Le decorazioni colorate sono spesso fatte per definire il carattere dell'incontro e per guadagnare popolarità.

Passaggio 6. Premere:

Bisogna prestare particolare attenzione per accogliere la stampa, i rapporti sui giornali saranno favorevoli o sfavorevoli dipende molto dal trattamento riservato ai giornalisti.

Passaggio # 7. Circolare:

Tutti i documenti devono essere pronti per la circolazione tra i partecipanti. Devono raggiungere le persone al momento giusto - A volte i ricordi sono pubblicati in occasione di conferenze che hanno un valore storico. I souvenir sono fonti di reddito attraverso la pubblicità. Di solito un comitato di souvenir viene nominato separatamente per produrre il souvenir.

Passo # 8. Disposizione del pranzo:

L'organizzazione del pranzo o del tè per i delegati e gli ospiti, che è molto comune in caso di una conferenza o di una convention, è un altro lavoro difficile e forse ingrato legato a un incontro pubblico.

Passo # 9. Un ordine del giorno:

Il programma deve essere finalizzato con un'agenda, un elenco di oratori, nomi di presidenti per sessioni diverse, se presenti, ecc. Gli articoli da inserire nell'agenda potrebbero dover essere invitati prima dai delegati. Il programma deve essere stampato per la distribuzione.

Passo # 10. Sessioni:

Ci sono due sessioni speciali per una conferenza-inaugurale. vale a dire, apertura e Valedictory, cioè la chiusura. Accordi speciali sono fatti per loro.

Passo 11. Alloggio finanziario:

Fare un alloggio finanziario è un altro compito importante. A volte il costo dell'incontro diventa molto alto. Le fonti di finanziamento sono: il fondo dell'organizzazione stessa, le tariffe dei delegati, i messaggi pubblicitari, l'iscrizione al comitato di accoglienza, ecc.