Ufficio: significato, importanza, organizzazione di un ufficio e dei suoi principi

Leggi questo articolo per conoscere il significato, l'importanza, l'organizzazione di un ufficio e i principi relativi al processo di ufficio.

Significato dell'ufficio:

Ci sono state molte definizioni per definire un ufficio. Tuttavia, in un linguaggio semplice, può essere descritto come "un luogo in cui si svolge l'attività". Tuttavia, questa è una definizione inadeguata perché questa definizione non tiene conto del lavoro di ufficio che è il cuore dell'attività dell'ufficio.

Il significato di un ufficio deve essere chiaramente compreso nel linguaggio comune. Nel momento in cui si scrive "ufficio", si comprende che l'attività commerciale, la responsabilità e la sua funzione, e le attività del clero, entrano in azione fianco a fianco.

Quindi, tenendo conto di tutte queste funzioni, è possibile inquadrare una corretta definizione dell'ufficio. Un ufficio può essere definito come "qualsiasi luogo in cui le informazioni cartacee convergono e sono documentate, conservate e utilizzate per l'attività commerciale attuale e futura".

Le informazioni possono riguardare produzione, marketing e varie altre attività di un'azienda. I record corretti relativi agli ordini di ricezione ed esecuzione, ai registri di acquisto, archiviazione e acquisto e al pagamento dovuto all'organizzazione e dovuti dall'organizzazione sono alcuni dei record che l'ufficio deve conservare.

Importanza di un ufficio:

L'importanza di un ufficio risiede nel fatto che non solo funziona per il mantenimento della sua attività, il suo marchio e la sua equità nel mercato, ma nel fatto che deve essere responsabile, per un tempo molto lungo, di mantenere i suoi dipendenti e conservarli per un tempo molto lungo, non in base al fermo, ma su base permanente.

L'importanza sta in due fatti. Il primo è il tasso di non-turnover dei dipendenti, o un tasso di turnover decimale molto basso del dipendente è ciò che si dovrebbe mirare. Il secondo, e il fatto più importante, è che il suo fatturato del business dovrebbe essere costantemente aggiornato ogni anno, piuttosto che essere turbolento e pulsante per un anno e noioso e drastico per un altro anno.

Prendi l'esempio di AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; basato ad Anand, Gujarat. Dagli ultimi vent'anni, il fatturato del loro giro d'affari interno sul loro utile netto ha continuato ad aumentare al tasso del 4% ogni anno, di conseguenza, entro la fine del 1998, il loro giro d'affari valeva Rs. 156 crore. Questo è un esempio lampante di un aumento costante del volume degli affari d'ufficio di Amul, e qui sta l'importanza degli uffici.

Negli ultimi 20 anni, ad eccezione dei dipendenti che hanno raggiunto l'età della pensione, nessun dipendente ha abbandonato questa organizzazione, non per nessun motivo. Questo parla anche dell'importanza dell'ufficio nel mantenere i propri dipendenti.

L'importanza dell'ufficio e il successo risiedono nei seguenti fattori:

a) Pianificazione,

(b) Organizzazione,

(c) Dirigere,

(d) Personale,

(e) Controllo e coordinamento,

(f) corrispondenza d'ufficio,

(g) assunzione,

(h) Budgeting

Tuttavia, nel caso di ogni impresa commerciale, ogni evento deve essere pianificato. La pianificazione deve essere eseguita. Le esecuzioni richiedono indicazioni, supervisioni, controllo e coordinamento. Se ognuno di questi elementi è sincronizzato correttamente, gli obiettivi prefissati vengono soddisfatti e l'importanza dell'ufficio ottiene un'immagine al di là della propria direzione.

Quindi questa è l'importanza dell'ufficio. Ci sono alcuni fattori per i quali un ufficio ottiene la sua quota e la dovuta importanza.

Questi sono elencati come:

1. Centro informazioni

Office è un centro di informazioni o una banca dati di tutte le informazioni, su cui viene trasportata l'azienda che svolge. Tutte le figure presenti e passate di affari che dovrebbe essere in ufficio. Sulla base di queste informazioni, l'ufficio pianifica, pianifica e controlla il suo funzionamento, la sua area operativa.

2. L'ufficio funge da canale di comunicazione:

È evidente che senza alcuna comunicazione, l'ufficio non può funzionare e non può servire al suo scopo. Ogni comunicazione, in particolare la comunicazione scritta, scorre dall'alto verso il basso e la segnalazione deve scorrere dal basso verso l'alto. L'ufficio cadrà se le comunicazioni non scorreranno frequentemente e le relazioni non saranno rese disponibili, o presentate alle autorità superiori entro il termine stabilito.

3. Aiuti in coordinazione:

Gli obiettivi di qualsiasi ufficio non saranno raggiunti se non vi è un adeguato coordinamento tra i dipendenti. La relazione tra datore di lavoro-dipendente e dipendente-dipendente deve essere valida se si deve costruire un coordinamento efficace.

Un coordinamento efficace aumenta lo spirito di lavoro, rafforza l'unità e rafforza la morale di ogni dipendente che lavora nell'organizzazione. Aiuti ad essa, sono necessarie le informazioni necessarie e il sostegno del livello superiore per promuovere il coordinamento.

4. Importanza in relazione al governo e al pubblico in generale:

Oggi, per ogni azienda esistente, deve seguire alcune linee guida, regole e regolamenti così come formulati dal governo. Oggi ogni unità aziendale è considerata come fonte di reddito e istituto sociale. Ogni ufficio ha un'ala, ed è un collegamento tra la società e il governo.

È anche un collegamento tra le persone e il governo. Quindi un ufficio deve creare un tipo appropriato di immagine nella mente delle persone per costruire un'immagine di marca appropriata e un'immagine aziendale.

5. Aiuti nel controllo manageriale:

Il controllo è una combinazione di tecniche correttive e di misurazione delle prestazioni dei sub-ordinate al fine di garantire che l'obiettivo di un'azienda sia raggiunto e realizzato. Il controllo richiede di stabilire "standard" e quindi misurare gli standard entro il tempo stabilito e all'interno delle risorse.

Misura effettivamente:

(i) Se gli standard stabiliti sono raggiunti, e

(ii) Se non raggiunto, qual è stata la deviazione e qual è stata la percentuale di deviazione. Una volta che questi sono determinati, i vari mezzi di controllo sono concepiti per mettere l'ufficio o un'impresa sulla strada giusta.

6. Importanza in relazione ai clienti:

L'effettiva importanza di qualsiasi ufficio è la sua relazione con il suo cliente. È il cliente che porta l'azienda in ufficio e, quindi, un cliente è il re. Ad eccezione dell'ufficio governativo, ogni altra organizzazione aziendale dipende dal suo cliente per la sua attività di generare entrate. Quindi l'importanza dell'ufficio rispetto al suo cliente è di grande importanza: "cliente", ora è "l'imperatore".

Tenendo presente questo, gli ordini ricevuti dal cliente, le richieste e i reclami vengono presi in carico dall'ufficio tramite contatti diretti e personali. Ora un giorno, l'ufficio moderno ha una persona molto importante: l'addetto alla ricezione degli ospiti [GAO] che assiste tutti i clienti e li informa direttamente, personalmente o al telefono, sull'azienda, sulle sue attività e sulla sua attività.

7. Importanza per l'azionista:

Ogni ufficio serve un importante collegamento tra l'azionista da una parte e la società dall'altra. L'emissione del dividendo sulle azioni, il trasferimento delle azioni, l'emissione dell'avviso delle riunioni della società e la risposta a tutte le domande all'azionista sono di grande importanza e queste non possono essere raggiunte o ottenute senza stabilire un ufficio appropriato .

8. Importanza del lavoratore :

Per mantenere una buona forza lavoro, un buon ambiente, libero dalla politica ufficiale, libero da parzialità e una relazione efficace, sotto forma di dipendente-datore di lavoro e datore di lavoro-dipendente; è necessaria una relazione

Il pagamento dello stipendio in tempo, il pagamento delle retribuzioni nel tempo, la preparazione del foglio salariale, il mantenimento delle presenze, il permesso ai lavoratori di usufruire del congedo durante il loro periodo di emergenza sono alcune delle funzioni importanti che devono essere svolte dall'ufficio. Quindi questi sono i pochi punti che devono essere annotati, praticati e generalizzati in ogni ufficio in modo che l'ufficio funzioni senza problemi e in modo brillante.

Organizzazione di un ufficio:

Organizzare si riferisce alla creazione di una struttura di compiti e funzioni per raggiungere gli obiettivi dell'impresa.

Urwick ha definito l'organizzazione come "attività necessarie per qualsiasi scopo o piano e organizzandole in gruppi che possono essere assegnati ai singoli".

L'ufficio deve essere organizzato e i doveri e le funzioni devono essere definiti per determinare il rapporto autorità-attività in modo che l'ufficio funzioni senza intoppi.

La struttura dell'organizzazione dovrebbe avere le seguenti caratteristiche incorporate:

1. Deve rappresentare e riflettere i piani e le caratteristiche dell'ufficio.

2. Deve riflettere l'autorità disponibile per la gestione aziendale.

3. Deve riflettere il suo ambiente.

4. Deve essere presidiato da personale qualificato.

Il processo di organizzazione deve essere applicato a tutti i reparti dell'azienda, incluso l'ufficio. Ci sono alcuni passaggi che l'ufficio deve prendere, o uno deve prendersene cura, se uno deve strutturare l'organizzazione.

I passaggi che sono coinvolti nel processo sono:

1. Definizione degli obiettivi aziendali.

2. Formulazione di derivati, oggetti, piani e politiche.

3. Determinazione delle attività necessarie per raggiungere questi obiettivi, piani e politiche.

4. Raggruppare queste attività alla luce delle risorse umane e materiali disponibili e il modo migliore di usarle.

5. Raggruppare queste attività e delegarle ai rispettivi capi di ciascun gruppo con l'autorità necessaria per svolgere l'attività.

6. Legare questi gruppi in verticale e in orizzontale attraverso il sistema di relazioni e informazioni dell'autorità.

Questi principi sono elencati come:

1. Principi di unità di obiettivi:

Ogni parte dell'organizzazione, incluso l'ufficio, lavora per raggiungere gli obiettivi dell'azienda.

2. Principi di efficienza :

L'efficienza è un principio di base. L'obiettivo deve essere raggiunto al minimo costo per l'organizzazione e per la società.

Principi relativi al processo di organizzazione in un ufficio:

1. Principio di equilibrio:

L'applicazione del principio o delle tecniche deve essere bilanciata alla luce dell'efficacia complessiva della struttura nel raggiungere l'obiettivo dell'impresa.

2. Principio di flessibilità:

L'organizzazione deve essere flessibile per soddisfare le mutevoli condizioni.

3. Principio di facilitazione della leadership:

La qualità della leadership dovrebbe essere incoraggiata nell'organizzazione al fine di raggiungere gli obiettivi.

Questi sono i modi in cui un ufficio deve essere sollevato e organizzato, lentamente, passo dopo passo.

L'ultima parte dell'organizzare un ufficio è la stesura di un sistema di gerarchia e dopo ne discuteremo la stessa cosa.


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