Pubblica valutazione del progetto

Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: - 1. Significato della valutazione post-progetto 2. Obiettivo della valutazione post-progetto 3. Processo 4. Osservazioni 5. Rapporto 6. Azioni.

Contenuto:

Significato della valutazione del progetto post
Obiettivo della valutazione del progetto post
Processo di valutazione del progetto post
Osservazioni nella valutazione post-progetto
Rapporto sulla valutazione del progetto post
Azioni che emergono dalla valutazione post-progetto

1. Significato della valutazione del progetto post:

La valutazione post-progetto rappresenta la valutazione del progetto dopo il suo completamento, analizzandone l'effettivo rispetto alle stime previste in relazione a tempi, costi e specifiche di qualità. La valutazione comprende l'analisi degli scostamenti per componente degli obiettivi del progetto (e, all'interno di tale componente, i principali elementi di varianza) che portano alla valutazione della situazione generale.

La valutazione del progetto è la valutazione pre-investimento di stime / previsioni ecc. Come previsto nel progetto proposto che aiuta a prendere una decisione a favore o contro tale investimento.

La valutazione post-progetto, d'altra parte, è l'audit e la valutazione del reale rispetto ai budget del progetto, in base al quale il progetto è stato avviato e completato. Mentre la "valutazione" contiene stime per il futuro, la "valutazione" consiste nel trovare la "valutazione" di ciò che è successo praticamente.

In India, questa valutazione di molti progetti governativi viene svolta da :

un. Organizzazione di valutazione del programma (PEO) per valutare il funzionamento dei progetti di sviluppo comunitario,

b. Ufficio del controllore e revisore generale per i progetti del settore pubblico.

La valutazione post-progetto dovrebbe essere aperta e coraggiosa nel rivelare e analizzare i fatti. Le istituzioni finanziarie internazionali come la Banca Mondiale hanno sottolineato la valutazione post-progetto, in quanto il risultato di tale valutazione è molto utile per la sua assistenza e la gestione di possibili progetti futuri.

2. Obiettivo della valutazione del progetto post:

Con il processo di implementazione di un progetto, il proprietario del progetto, l'istituto finanziario coinvolto nel progetto e la gestione del progetto sono tutti arricchiti da un'esperienza abbondante, così come l'appaltatore impiegato per il progetto. L'obiettivo della valutazione del progetto dopo il suo completamento è imparare da tale esperienza.

I dettagli di tale valutazione possono essere interpretati e utilizzati in modi diversi in base alle prospettive delle preoccupazioni interessate al progetto. L'obiettivo fondamentale, tuttavia, è l'uso possibile delle preziose conoscenze ed esperienze raccolte dal completamento del progetto.

Il proprietario del progetto e la gestione del progetto sono, al completamento del progetto, dotati di un archivio di informazioni il database inestimabile che può essere conservato per un possibile utilizzo futuro.

L'istituto finanziario può trovare dalla valutazione del progetto a posteriori la debolezza nella valutazione del progetto nella fase iniziale e / o la mancanza di monitoraggio necessario da solo durante il processo di attuazione ecc. E, quindi, modificare la sua politica di prestito per il futuro.

Un contraente può raggiungere i suoi obiettivi programmati ma, nel far ciò, subisce gravi perdite finanziarie a causa dell'inadeguatezza delle sue offerte, e, per valutazione post progetto, può fare uso della sua esperienza e adottare le necessarie misure di salvaguardia nella sua offerta per progetti futuri.

Risulterà da quanto sopra che l'obiettivo fondamentale è quello di registrare i risultati della valutazione, in modo che le osservazioni possano essere di immenso aiuto in futuro.

Gli obiettivi della valutazione post-progetto includono anche la necessità di valutare la situazione al termine del progetto, in quanto tale valutazione può rivelare la necessità di alcune misure correttive.

3. Processo di post valutazione del progetto:

Nonostante tutti gli strumenti e le tecniche più recenti e gli aiuti provenienti da un sofisticato sistema di automazione, il track record di progetti più grandi e complessi è in generale scarso. Esistono infiniti casi in cui i risultati effettivi al termine dei progetti sono ampiamente esclusi dai budget.

In considerazione di ciò, la valutazione post-progetto è estremamente importante.

Il processo di tale valutazione può essere effettuato in due fasi:

(a) Subito dopo il completamento del progetto; e

(b) Dopo circa due anni dal completamento del progetto.

(A) Valutazione subito dopo il completamento del progetto:

Il processo di valutazione può essere effettuato con il metodo di discussione e includere:

io. Cosa è successo in realtà?

ii. Come stanno le cose rispetto alle stime previste?

iii. Quali sono le aree che mostrano le variazioni?

Tali scostamenti devono essere individuati e studiati individualmente per area. Ciò è dovuto al fatto che una considerevole variazione sfavorevole in un'area può essere compensata con variazioni favorevoli in altre aree che portano a differenze insignificanti tra il totale delle stime effettive e le stime. L'analisi di piccole varianze che vanno dal sette all'otto per cento può essere evitata.

iv. Quali sono le ragioni di tali variazioni e:

(1) Quanto era inevitabile e in che modo?

(2) Quanto era evitabile:

(a) Quali sono le ragioni di tali variazioni evitabili?

(b) Cos'altro avrebbe potuto essere fatto?

(B) Valutazione dopo la scadenza di circa due anni dalla conclusione del progetto: Le domande includono:

un. Se l'obiettivo per quanto riguarda la tecnologia prevista è raggiunto, ad esempio la qualità, la capacità dell'impianto, ecc.?

b. Quali sono le ragioni per eventuali carenze, come valutato in (1) sopra. Le ragioni delle carenze possono includere le carenze nei layout dell'impianto, i macchinari installati, lo standard degli ingressi, ecc.

c. Che altro si sarebbe potuto fare per evitare le carenze annotate come in (2) sopra?

d. Se si raggiunge la quota di mercato prevista nel progetto? In caso negativo, quali sono le ragioni per cui manca l'obiettivo?

Inoltre, il processo di valutazione dovrebbe anche mirare alla valutazione delle necessarie misure correttive.

4. Osservazioni nella valutazione post-progetto:

Considerando il volume e la complessità del progetto, le osservazioni nella valutazione post progetto varieranno, ma, in generale, tali osservazioni possono essere raggruppate in due categorie:

a) successo nell'attuazione del progetto, e

(b) mancanze nel progetto attuato,

(a) successo nell'attuazione del progetto:

Il successo rivelato nella valutazione è misurato in base alle diverse prospettive delle preoccupazioni interessate al progetto e può essere identificato come:

io. Proprietario del progetto:

Il proprietario del progetto vorrebbe definirlo un successo quando l'effettiva performance finanziaria del progetto è conforme alle sue aspettative rispetto al progetto. Può avere alcuni obiettivi per il progetto sotto la sua manica come uscire per un "problema pubblico" e, quindi, la performance finanziaria è il suo metro di giudizio principale per misurare il successo.

ii. Istituzione finanziaria:

L'istituto finanziario che organizza il finanziamento a lungo termine per il progetto misurerà il successo in conformità con la tempestiva estinzione del prestito e degli interessi del progetto secondo i termini del prestito.

iii. Gestione di progetto:

La gestione del progetto misurerà il successo considerando l'implementazione del progetto rispetto agli obiettivi del progetto. La direzione del progetto è interessata ad avere i costi effettivi sostenuti, il tempo trascorso e le specifiche tecniche raggiunte nell'ambito dei budget di progetto concordati e approvati.

iv. Project contractor:

Per il contraente, il successo nell'attuazione del progetto si riflette nel beneficio finanziario derivante dai servizi resi nell'esecuzione del progetto.

v. Società in generale:

Il successo nella realizzazione di un progetto sarà misurato dalla società, in particolare rappresentando i residenti che circondano il progetto, dai servizi resi e / o convenienza da esso goduti, ad esempio in Salute, Educazione, Strada, Ponte ecc.

(b) Fallimento nell'attuazione del progetto:

Ci sono casi in cui il progetto è stato completato, commissionato ed è in esecuzione, ma per valutazione post progetto sembra che ci sia un sovraccarico del progetto di una grandezza allarmante. Tali istanze sono considerate come un fallimento nell'implementazione del progetto.

I superamenti del progetto includono sia lo slittamento effettivo del tempo molto superiore al programma del progetto, sia il superamento del costo effettivo rispetto al costo previsto. Le istanze di tali eccessi sono abbondanti (in particolare nel settore pubblico!).

I dettagli di tali superamenti in caso di alcuni progetti sono prodotti di seguito:

[Fonte: Nota di studio 6: Stima dei costi del progetto da Project Management and Control da parte dell'Istituto di contabilità dei costi e dei lavori dell'India.]

I soliti motivi per i superamenti del progetto rilevati nel corso della valutazione sono riportati di seguito:

(A) Fattibilità / rapporto dettagliato del progetto (DPR). Il rapporto di fattibilità e / o il (DPR) contiene :

io. programma di progetto sottovalutato e costo del progetto;

ii. mancanza di copertura sufficiente per l'inflazione e / o tassi di cambio, possibili variazioni sfavorevoli del tasso di cambio;

iii. sopravvalutazione del reddito / quota di mercato.

(B) Scelta della tecnologia:

io. cambiamento in ingegneria e disegni;

ii. cambiamenti in corso indotti dalla gestione del proprietario;

iii. cambiamento tecnologico, che porta all'obsolescenza nella tecnologia.

(C) Contratto:

io. problemi reali dell'appaltatore;

ii. contratto mal definito e amministrato;

iii. imprenditore è un socio del proprietario del progetto.

(D) Organizzazione del progetto:

io. mancanza di integrazione dell'organizzazione del progetto, del lavoro e delle persone;

ii. mancanza di una struttura chiaramente definita che porti a problemi di autorità, responsabilità, comunicazione e coordinamento.

(E) Condizione del sito:

io. Condizioni del sito sfavorevoli, inclusi i problemi creati dai residenti locali.

(F) Difficoltà impreviste:

Le ragioni del superamento sopra riportato indicano che la "gestione del progetto" ha relativamente meno da contribuire a tale superamento. In realtà, il rapporto del progetto, incluse le analisi di progetto, tendeva a focalizzarsi principalmente sugli aspetti economici e finanziari. Di conseguenza, altre aree come l'aggiudicazione del contratto, l'amministrazione di un contratto, ecc. Che ricevono meno importanza nella relazione sul progetto possono causare un grave tracollo.

Nota:

Le osservazioni nella valutazione post-progetto sono necessarie e possono essere di guida inestimabile per i progetti futuri. Quando tali valutazioni sono sistematicamente registrate e rese disponibili attraverso Istituzioni e / o Società, possiamo sviluppare modelli di progetti modello ed evitare in larga misura lo spreco di risorse.

Ci sono un certo numero di Istituzioni / Società nel mondo per la gestione di progetti e progetti di grandi progetti.

Alcuni di questi sono:

io. L'American Society for Macro-Engineering.

ii. Istituto di programmi su larga scala, USA

iii. Project Management Institute of US

iv. Major Projects Association nel Regno Unito

v. Mitsubishi Research Institute, Giappone.

VI. Consiglio industriale del progetto giapponese.

vii. Associazione di avanzamento tecnico del Giappone.

viii. Società Spagnola per la Macro-Ingegneria.

ix. Forum per la gestione dei progetti in Australia.

5. Rapporto sulla valutazione post-progetto:

La relazione sulla valutazione post-progetto dovrebbe evidenziare i principali ostacoli affrontati nel processo di attuazione del progetto e se, tali ostacoli avrebbero potuto essere evitati adottando misure alternative. Il rapporto dovrebbe includere anche i motivi delle variazioni in termini di tempo e costo: tali varianze rappresentano più del dieci per cento delle stime previste.

È inoltre necessario che, in considerazione del significativo superamento, la relazione di valutazione proponga misure correttive che includano la revisione della redditività finanziaria.

Il breve formato di tale rapporto con i suoi soliti contenuti è prodotto di seguito:

(Per motivi di buon ordine, la relazione di valutazione dovrebbe essere firmata dal Project Manager con la data).

A. Osservazioni:

io. Attività e sequenza di attività effettivamente seguite nell'attuazione del progetto rispetto al programma programmato.

ii. Tempo trascorso e costi sostenuti per attività rispetto al budget. Dettagli dell'escalation dei prezzi rispetto al budget.

iii. Motivi di variazione di oltre il 10% del budget, sia in termini di tempo che di costo.

iv. Manodopera impiegata come:

(1) personale proprio; straordinario consentito

(2) lavoratori occasionali e impiego di terze parti su base contrattuale.

v. I principali contraenti nominati; se fossero sufficientemente esperti e le loro prestazioni; le indennità pagate, se ragionevolmente concorrenziali.

VI. Macchinari e attrezzature:

(1) Acquistato

(2) assunto, con ore di lavoro della macchina.

vii. Risorse necessarie per l'implementazione del progetto, se adeguate e disponibili tempestivamente, o razionate e / o intempestive, per aumentare il costo degli interessi.

viii. Incertezze tecniche affrontate e misure alternative adottate.

ix. Strategie di back-up per aree a rischio intraprese.

X. Effetto di fattori esterni, ad es. Prezzo, nuove regolamentazioni, interferenza politica, fattori della comunità ecc. E le loro conseguenze.

xi. Interferenze dei proprietari del progetto.

B. Misure correttive suggerite:

6. Azioni che emergono dalla valutazione post-progetto:

La valutazione post-progetto include anche suggerimenti per misure correttive, derivanti da tale valutazione. La ricerca e i suggerimenti pertinenti varieranno caso per caso. Dopo che il progetto è stato completato e le risorse accumulate, il successo fondamentale del progetto è raggiunto dalla generazione di economia per conto suo, in modo che possa sopravvivere alla sua vita.

Il progetto, una volta implementato, può essere una fonte di occupazione, può soddisfare le esigenze di un determinato mercato o svolgere un ruolo nello sviluppo di altre industrie piccole e secondarie. Ma resta ancora il fatto che dovrebbe beneficiare di sopravvivere e sostenere. Con questo obiettivo in vista, i suggerimenti per le misure correttive dipenderanno dal bisogno visualizzato nel processo di valutazione.

Le probabili possibilità di tali azioni sono:

A. Possibili azioni quando la valutazione post-progetto trova il superamento del progetto

Il superamento aumenta i costi del progetto e influenza la redditività finanziaria come:

io. Aumenta il costo del capitale impiegato;

ii. Aumenta i costi di ammortamento; e

iii. Provoca la perdita delle "vendite".

In questa situazione, quando l'aumento del costo del progetto è dovuto a motivi diversi dalle inefficienze operative nell'attuazione del progetto, che possono essere rivelate fuori valutazione, i suggerimenti dovrebbero essere l'aumento dei prezzi dei prodotti, nella misura in cui il mercato può assorbire. Il costo delle inefficienze non dovrebbe essere trasferito ai clienti se non, ovviamente, quando il mercato può sostenere l'aumento del prezzo!

I punti da notare prima di qualsiasi azione del genere sono:

io. La rettifica dei prezzi dovrebbe essere effettuata solo dopo aver effettuato una nuova analisi di mercato.

ii. Dopo il superamento, il progetto si ferma su una struttura finanziaria diversa dai dettagli menzionati nel DPR. La valutazione post-progetto può suggerire un problema pubblico di azioni / obbligazioni "Diritti" dopo essere stato giustificato, in quanto tale, da un nuovo calcolo della redditività e previsioni di cassa.

B. Possibili azioni quando la valutazione post-progetto trova la necessità di una nuova tecnologia :

L'importazione di tecnologia può essere richiesta per lo sfruttamento necessario e proficuo del progetto già completato. La situazione potrebbe essere il risultato dell'incertezza della tecnologia inizialmente considerata o dovuta all'obsolescenza tecnologica.

La tecnologia aggiuntiva consigliata può essere per:

io. espansione della capacità richiesta per soddisfare la redditività; '

ii. sviluppo di un sottoprodotto / prodotto comune; o il

iii. bisogno del mercato.

L'obiettivo è l'utilizzo economico dell'infrastruttura già costruita.