La funzione di acquisto

Questo articolo fornisce un'ampia panoramica sulla funzione di acquisto nella gestione dei materiali.

Funzione di acquisto:

La funzione di acquisto faceva parte della funzione di produzione e godeva di uno status molto limitato nell'organizzazione.

Negli ultimi decenni, tuttavia, l'attività di acquisto è cresciuta grazie al riconoscimento del contributo che fornisce al successo di qualsiasi impresa ed è ora riconosciuta come una funzione separata a sé stante.

1. È interessante considerare l'enorme impatto di un acquisto efficiente (o appalto come viene spesso chiamato) sui costi di un'organizzazione. Con l'acquisto razionale il reparto acquisti può generare immediatamente un profitto.

L'enorme responsabilità che grava su chi è interessato all'acquisto, quindi, è chiaramente visibile. Ciò è avvenuto a causa delle crescenti dimensioni delle organizzazioni, della crescente complessità dei materiali e dei componenti e della competizione estrema incontrata nel mercato moderno.

2. La funzione di acquisto differisce dalla maggior parte degli altri in quanto coloro che svolgono questo lavoro sono in larga misura legati alla propria industria. Tuttavia, ci sono molte attività all'interno della funzione di acquisto che sono comuni a molte industrie e altri tipi di imprese.

Attività di acquisto comuni:

Le attività comuni alla maggior parte delle industrie sono:

(a) Tutti gli acquirenti dovranno avere una vasta conoscenza dei mercati da cui devono effettuare i loro acquisti, siano essi materie prime, componenti fabbricati o come prodotti finiti all'ingrosso e al dettaglio. La conoscenza si estenderà al modo in cui i fornitori eseguono in merito all'affidabilità e alle prestazioni di consegna.

(b) Nella maggior parte delle industrie manifatturiere gli acquirenti dovranno interagire strettamente con il reparto di produzione per accertare i loro precisi requisiti. Nella vendita al dettaglio, l'acquirente ha un ruolo chiave nel successo dell'impresa in quanto egli (o lei) deve osservare attentamente il comportamento e l'atteggiamento dei consumatori sul proprio gusto e domanda.

(c) Sebbene il controllo del magazzino possa essere o meno la responsabilità diretta del responsabile degli acquisti, è il principale responsabile di garantire che siano disponibili forniture sufficienti di materiali o componenti per mantenere la continuità della produzione o delle vendite. L'acquirente può farlo tramite contratti con i fornitori per consegne regolari o costruendo scorte da utilizzare come e quando richiesto.

Il primo mantiene un minimo di capitale legato in magazzino, ma c'è sempre il rischio che i fornitori non tengano fede agli impegni di consegna. I fornitori a loro volta cercano di garantire che materiali o componenti siano prontamente disponibili.

(d) Nella maggior parte delle organizzazioni, il reparto acquisti è responsabile della negoziazione dei prezzi di acquisto e dei termini di credito.

(e) L'acquisto ha anche la responsabilità generale di garantire che i beni ordinati e fatturati siano effettivamente ricevuti e che il prezzo addebitato siano quelli indicati. Per mimare il rischio, i controlli necessari devono essere eseguiti da persone non direttamente coinvolte nel collocamento degli ordini.

(f) L'acquisto monitorerà costantemente le consegne previste per garantire che i fornitori rispettino gli impegni in materia di qualità e date di consegna.

(g) L'acquisto investigherà costantemente sul mercato

(i) Per cercare prodotti, prezzi, termini o consegne migliori;

(ii) Individuare fornitori alternativi per garantire la continuità delle consegne nel caso in cui la fonte principale dovesse improvvisamente fallire per qualsiasi motivo.

Rapporti d'acquisto con altre funzioni:

1. Il reparto acquisti ha probabilmente relazioni dirette con dipartimenti più funzionali in tutta l'organizzazione rispetto a qualsiasi altro singolo dipartimento.

2. La sua relazione primaria nella produzione e simili imprese industriali è con i tre aspetti dell'ingegneria della produzione, della pianificazione della produzione e del controllo della produzione. Serve all'ingegneria di produzione, consigliando la disponibilità e i costi di attrezzature e materiali.

Il reparto acquisti, con le sue continue indagini su tutte le fonti di approvvigionamento appropriate, ha una vasta conoscenza ed esperienza con cui consigliare su questi importanti argomenti. Un servizio analogo viene fornito per la pianificazione della produzione, in cui le informazioni relative alla disponibilità e alla continuità delle forniture sono essenziali per la pianificazione efficace della produzione.

Allo stesso modo, il controllo della produzione trae vantaggio dalle attività del reparto acquisti, poiché questo dipartimento si occupa di monitorare le prestazioni di consegna dei fornitori e di trovare fonti di approvvigionamento alternative se si verificano ritardi o guasti nelle principali fonti di approvvigionamento nel prossimo futuro.

3. Il reparto acquisti ha anche una relazione diretta con la funzione di marketing. È perché i commenti e i reclami dei clienti, in particolare per quanto riguarda la qualità dei materiali, hanno un impatto diretto su ciò che viene acquistato e, talvolta, dove.

4. L'acquisto ha anche molto a che fare con la finanza: il reparto acquisti è uno spender importante in qualsiasi organizzazione. Il suo collegamento con il dipartimento contabilità è, quindi, ovvio. Le condizioni di credito relative ai tempi di pagamento e agli sconti di cassa sono importanti quanto i prezzi di acquisto effettivi.

Ancora una volta, il giusto calendario degli acquisti può avere un effetto positivo sul capitale circolante. Se, ad esempio, i termini di credito sono destinati alla rimessa alla fine del mese successivo alla consegna, gli ordini di consegna nella prima settimana di un mese consentono il credito di due mesi prima del pagamento.

Molti di questi dispositivi vengono anche utilizzati dal reparto acquisti per trarre vantaggio dall'aspetto finanziario dell'organizzazione, molto spesso, ad esempio l'acquirente può essere in grado di stipulare un buon affare per l'organizzazione, e un funzionario addetto agli acquisti efficiente è sempre attento e è in grado di usufruire di tali offerte favorevoli.

D'altra parte, la prudenza deve sempre prevalere in questa connessione, poiché i costi di stoccaggio possono facilmente assorbire i risparmi fatti dai prezzi favorevoli.

Politica d'acquisto:

Come con altre funzioni, deve esserci una chiara politica in materia di acquisti. Questa è, ovviamente, in ultima analisi la responsabilità del top management, ma l'addetto agli acquisti avrà una grande quantità di consigli da dare su questo argomento:

1. Forse il primo aspetto della politica di acquisto da prendere in considerazione sarà il livello delle scorte da trasportare. Il modello normale di consegne da parte dei fornitori può determinare questo. Se le forniture sono generalmente costanti, si può fare affidamento su una ricevuta continua di merci ordinate, ma se esse sono irregolari può essere più prudente stabilire uno stock per garantire un input regolare alla produzione.

I costi di detenzione dei negozi, gli sconti sulla quantità, le possibili implicazioni finanziarie delle interruzioni della produzione e la vulnerabilità al deterioramento e al furto contribuiranno tutti a prendere questa decisione.

2. In secondo luogo, alcune materie prime sono soggette ad ampie fluttuazioni dei prezzi. Quindi può essere sia razionale che redditizio acquistare grandi quantità quando diventano disponibili a prezzi bassi. Ci sono due vantaggi in questo. Innanzitutto, il reparto di produzione ottiene il vantaggio di input a basso prezzo che porteranno a prezzi di vendita più bassi.

Questo darà ai prodotti finali un vantaggio competitivo. In alternativa, il costo inferiore può dare l'opportunità di realizzare maggiori profitti se esiste un mercato per il prodotto dell'azienda. In secondo luogo, quando aumentano i prezzi delle materie prime, l'organizzazione può essere in grado di smaltire le scorte in eccedenza con un profitto e, quindi, ottenere un guadagno semplicemente tenendo gli stock.

3. In terzo luogo, i contratti a breve oa lungo termine per l'acquisto di materiali devono far parte della politica di acquisto o è la politica per andare sul mercato come e quando i materiali sono effettivamente richiesti? Quando i prezzi sono generalmente in aumento, o quando le forniture sono difficili o incerte, tale pratica è allettante.

D'altra parte, il fatto di essere affidato a un fornitore a prezzi fissi può essere dannoso se i prezzi cadono improvvisamente o se per qualche motivo le forniture dall'appaltatore falliscono.

Obiettivi di acquisto efficiente:

Gli obiettivi di un acquisto efficiente possono essere definiti nei "sette diritti" che possono essere espressi per comprare:

un. i beni GIUSTI

b. al prezzo GIUSTO

c. nella quantità GIUSTA

d. della qualità GIUSTA

e. al momento giusto

f. consegnato al posto giusto

g. sui termini GIUSTI

Questi sette aspetti degli acquisti efficienti - si spiegano da soli ed entrano in tutte le operazioni di acquisto.

Controllo delle scorte:

1. La questione se le scorte di materiali e componenti debbano essere responsabilità della funzione di acquisto non ha una risposta universale. Alcune imprese detengono tali scorte sotto il controllo della produzione sulla base del fatto che la disponibilità fisica di questi articoli fa parte della funzione di produzione.

Altri dicono che poiché il reparto acquisti è responsabile per gli acquisti, è responsabilità di questo dipartimento controllare e tenere conto degli stock. Molti altri ritengono che il magazzinaggio e il controllo delle scorte dovrebbero essere un dipartimento separato da entrambi, in particolare perché il valore finanziario delle azioni detenute è solitamente molto considerevole.

2. Questi tre punti di vista sono veramente rilevanti solo dove le operazioni sono condotte su un sito o su un numero molto piccolo di siti vicini e riguardano in gran parte le attività di produzione. Altre industrie e attività come la costruzione di edifici in cui vengono effettuate operazioni su siti hanno risposto alla domanda per loro. Ad esempio, ogni cantiere ed ogni sito di ingegneria civile deve necessariamente avere materiali e componenti sotto il diretto controllo del gestore del sito (qualunque sia il suo nome).

3. Gli obiettivi principali di stoccaggio e controllo delle scorte sono di garantire un flusso adeguato di materiali e componenti necessari per le operazioni dell'organizzazione, di mantenere scorte minime commisurate ai requisiti operativi per garantire le buone condizioni fisiche e la sicurezza degli stock detenuti e di ridurre possibilità di frode e furto il più possibile.

Le procedure richieste per portare a termine questi obiettivi variano a seconda del tipo di negozi in vendita) della loro disposizione fisica e dei tassi di utilizzo.

4. Infine, sembra non esserci un uso comune delle parole magazzino (s) e negozi e vengono utilizzati nello stesso senso per la maggior parte del tempo.