Gestione della supervisione: fattori che influenzano la determinazione della portata adeguata della gestione della supervisione!
Fattori importanti che influenzano la determinazione del giusto periodo di controllo / gestione della supervisione sono: 1. natura del lavoro 2. capacità del supervisore 3. competenza dei subordinati 4. capacità dei servizi del personale 5. disponibilità di tempo ed energia con il supervisore 6. delega di autorità 7. grado di decentramento 8. pianificazione richiesta dal supervisore 9. uso di standard oggettivi e 10. contiguità territoriale delle funzioni supervisionate!
1. Natura del lavoro:
L'ampiezza del controllo dipende molto dalla natura delle attività e dei problemi affrontati dal supervisore, che a sua volta dipenderà dalla natura e dalle dimensioni della produzione. Nel caso in cui il supervisore svolga un tipo di lavoro di routine secondo le linee guida stabilite, non ha bisogno di dedicare molto tempo ai lavoratori sotto di lui.
Poiché il lavoro è ripetitivo in natura, l'estensione della supervisione o del controllo può essere maggiore. In altre parole, un supervisore può controllare più lavoratori sotto di lui. D'altra parte, in caso di lavori complessi e complicati, sarebbe difficile per il supervisore controllare efficacemente un gran numero di lavoratori. L'intervallo di controllo sarà stretto in questi casi.
2. Capacità del supervisore:
La capacità e l'abilità del supervisore influiscono notevolmente sulla determinazione dello spazio. Un supervisore altamente qualificato ed esperto con conoscenze specialistiche e abilità tecniche sarà in grado di intraprendere efficacemente un intervallo più ampio rispetto a un supervisore che non è qualificato ed esperto.
3. Competenza dei subordinati:
L'ampiezza della supervisione del controllo è anche fortemente influenzata dalla qualità dei subordinati che devono essere supervisionati dal supervisore. Se i subordinati sono in gran parte esperti, lavorano sodo e hanno esperienza nel loro lavoro, il supervisore può gestire un numero elevato di lavoratori e l'intervallo può essere maggiore. Il supervisore può fare affidamento sulle prestazioni dei lavoratori e non ha bisogno di guidarli più e più volte una volta ricevute le istruzioni.
Se il personale sotto il controllo del supervisore è inesperto e inefficiente (diciamo che comprende nuovi arrivati), i subordinati farebbero riferimento al supervisore di tanto in tanto per chiarimenti e indicazioni. L'intervallo di controllo in questo caso sarà ristretto.
4. Capacità dei servizi del personale:
Per "personale" si intende la nomina di esperti nell'organizzazione di linea per l'orientamento, la consulenza e l'opinione degli esperti ai dirigenti di linea. Il supervisore o il superiore di linea è notevolmente avvantaggiato e sollevato dalla consulenza del personale. Può gestire un gran numero di subordinati e lo spazio sarà grande. Se i servizi per il personale non sono disponibili, un numero minore di subordinati dovrebbe essere posto sotto il controllo di un supervisore che porterà a un intervallo ristretto.
5. Disponibilità di tempo ed energia con il supervisore:
La disponibilità di tempo con il supervisore dipenderà dal tipo di problemi, semplici o complessi, affrontati da lui e deve fare molte altre cose, come la preparazione di rapporti e la pianificazione. Se è impegnato in queste complessità, non sarà in grado di gestire un gran numero di subordinati. Qui l'intervallo di controllo sarà ristretto.
6. Delega di autorità:
In un'impresa che è organizzata e strutturata in modo efficace, la direzione è in grado di influenzare e minimizzare la frequenza e la gravità delle relazioni superiori-subordinate e quindi aumentare la propria durata. Un'organizzazione concepita male consuma il tempo sproporzionato del manager nella consulenza e nella guida dei subordinati.
Un sintomo importante di un'organizzazione inefficiente che influenza l'estensione del controllo si può trovare in una delegazione di autorità ambigua o inadeguata. Se il subordinato non è chiaro su ciò che si aspetta o è chiamato a fare qualcosa oltre la portata della sua autorità, farà più richiesta al senior manager e quindi opererà per ridurne la durata.
Laddove i subordinati siano autorità delegate sufficienti per svolgere i compiti assegnati e le loro autorità siano chiaramente definite, i subordinati adeguatamente formati ridurranno considerevolmente il tempo e l'attenzione degli anziani e quindi aiuteranno ad aumentare la propria durata.
7. Grado di decentramento:
Se un manager deve prendere molte decisioni da solo, avrà meno tempo da dedicare alla supervisione del lavoro del suo subordinato e quindi dovrà operare con un intervallo ristretto. D'altra parte, un dirigente che opera in un contesto decentralizzato è sollevato dalla maggior parte dell'onere di prendere decisioni programmate e quindi può permettersi di sorvegliare un numero relativamente maggiore di subordinati.
8. Pianificazione richiesta dal supervisore:
Questo fattore si riferisce all'importanza, alla complessità e al tempo che deve essere speso dall'esecutivo nel rivedere gli obiettivi, programmare le azioni e decidere su una serie di questioni politiche. Poiché l'importanza, la complessità e il tempo richiesto al gestore nello svolgimento della sua funzione di pianificazione aumentano, sarà più prudente ridurre il numero di subordinati che gli riferiscono.
9. Uso di standard oggettivi:
La supervisione dei subordinati richiede che la direzione sappia in che misura vengono seguiti i piani e in quale misura le loro prestazioni tendono a deviare dai piani. Può conoscere le deviazioni sia attraverso l'osservazione personale o attraverso l'uso di standard oggettivi. In quest'ultimo caso, il manager viene salvato da molte relazioni che richiedono molto tempo e può concentrarsi su punti di importanza strategica, allargando così il suo raggio di controllo.
10. Contiguità territoriale delle funzioni supervisionate:
Dove le funzioni sono separate geograficamente, la supervisione dei componenti e del personale diventa più difficile e richiede tempo. Il gestore deve dedicare un tempo considerevole a visitare le unità separate e utilizzare frequentemente mezzi di comunicazione formali più dispendiosi in termini di tempo. La contiguità geografica delle funzioni supervisionate dal gestore, quindi, opera per ridurre il suo raggio di controllo.
Oltre ai fattori sopra menzionati, la rapidità di cambiamento, le tecniche di controllo e di informazione sviluppate e il numero di altri fattori influiscono anche sull'intervallo del supervisore. Durante la determinazione dell'effettivo intervallo di controllo per ciascuna delle posizioni manageriali nell'organizzazione, l'analista dell'organizzazione dovrebbe valutare separatamente questi fattori per ciascuna posizione manageriale e sulla base della sua esperienza dovrebbe essere raccomandato lo span effettivo.
