I primi 8 passaggi coinvolti nel ciclo di acquisto dei materiali
Questo articolo mette in luce le otto fasi principali coinvolte nel ciclo di acquisto dei materiali.
Passaggio 1. Ricezione e analisi della richiesta d'acquisto:
Le richieste d'acquisto iniziano con il dipartimento o la persona che sarà l'utente finale. Nell'ambiente di pianificazione dei requisiti materiali, il pianificatore rilascia un ordine pianificato che autorizza il reparto acquisti a procedere ed elaborare un ordine d'acquisto.
La richiesta d'acquisto contiene, almeno, le seguenti informazioni:
un. Identità dell'originatore, approvazione firmata e account a cui viene assegnato il costo.
b. Specifiche del materiale
c. Quantità e unità di misura.
d. Data e luogo di consegna richiesti.
e. Qualsiasi altra informazione supplementare richiesta.
Passaggio 2. Selezione dei fornitori:
Identificare e selezionare i fornitori sono responsabilità importanti del reparto acquisti. Per gli articoli di routine o quelli che non sono stati acquistati in passato, viene mantenuto un elenco di fornitori approvati. Se l'articolo non è stato acquistato in precedenza o non esiste un fornitore accettabile in archivio, è necessario effettuare una ricerca.
Se l'ordine è di piccolo valore o per articoli standard, è probabile che un fornitore si trovi in un catalogo, un giornale commerciale o una directory.
Passaggio 3. Richiedere preventivi:
Per gli articoli principali, di solito è opportuno inviare una richiesta di preventivo. Questa è un'inchiesta scritta che viene inviata a molti fornitori per garantire che vengano ricevute quotazioni competitive e affidabili. Non è un ordine di vendita. Dopo che i fornitori hanno completato le quotazioni e restituito all'acquirente, le quotazioni vengono analizzate per prezzo, conformità alle specifiche, termini e condizioni di vendita, consegna e condizioni di pagamento.
Per gli articoli in cui le specifiche possono essere scritte accuratamente, la scelta è probabilmente fatta sul prezzo, sulla consegna e sulle condizioni di vendita. Per gli articoli in cui le specifiche non possono essere scritte accuratamente, gli articoli citati possono variare. Le quotazioni devono essere valutate per fattori tecnici e prezzo. Di solito, entrambi i reparti di emissione e di acquisto sono coinvolti nella decisione.
Passo # 4. Determinazione del giusto prezzo:
Questa è la responsabilità del reparto acquisti ed è strettamente legata alla selezione dei fornitori. Il reparto acquisti è anche responsabile della negoziazione dei prezzi e cercherà di ottenere il prezzo migliore dal fornitore.
Passaggio 5. Emissione di un ordine di acquisto:
Un ordine di acquisto è un'offerta legale da acquistare. Una volta accettato dal fornitore, diventa un contratto legale per la consegna della merce secondo i termini e le condizioni specificati nel contratto di acquisto. L'ordine di acquisto viene preparato dalla richiesta d'acquisto o dalle quotazioni e da qualsiasi altra informazione aggiuntiva necessaria.
Una copia viene inviata al fornitore; le copie vengono conservate con l'acquisto e inviate anche ad altri reparti come la contabilità, il dipartimento di origine e la ricezione.
Passo # 6. Seguito e consegna:
Il fornitore è responsabile della consegna degli articoli ordinati in tempo. Il reparto acquisti è responsabile di garantire che i fornitori consegnino in tempo. Se c'è il dubbio che le date di consegna possano essere soddisfatte, l'acquisto deve scoprire il problema in tempo e intraprendere azioni correttive.
Ciò potrebbe comportare l'accelerazione dei trasporti, le fonti di approvvigionamento alternative, la collaborazione con il fornitore per risolvere i problemi o la riprogrammazione della produzione.
Il reparto acquisti è anche responsabile della collaborazione con il fornitore in merito a eventuali modifiche dei requisiti di consegna. La richiesta di articoli cambia nel tempo e potrebbe essere necessario per accelerare determinati articoli o spingere la consegna su altri. L'acquirente deve tenere informato il fornitore dei veri requisiti in modo che il fornitore sia in grado di fornire ciò che si desidera e quando.
Passaggio # 7. Ricezione e accettazione di merci:
Quando la merce viene ricevuta, il reparto ricevente ispeziona la merce per assicurarsi che siano stati spediti quelli corretti, che siano nella giusta quantità e che la polizza di carico sia fornita dal corriere. Il dipartimento ricevente accetta quindi i beni e scrive un rapporto di ricezione notando qualsiasi variazione. Se è necessaria un'ulteriore ispezione, ad esempio tramite controllo qualità, le merci vengono inviate al controllo di qualità o conservate lì per l'ispezione.
Se la merce viene ricevuta danneggiata, il reparto ricevente avviserà il reparto acquisti e manterrà la merce per ulteriori azioni. Se le merci sono in ordine e non richiedono ulteriori ispezioni, verranno inviate al reparto di origine o all'inventario.
Una copia del rapporto di ricezione viene quindi inviata al reparto acquisti notando eventuali scostamenti o discrepanze dall'ordine di acquisto. Se l'ordine è considerato completo sotto tutti gli aspetti, il reparto ricevente chiude la copia dell'ordine di acquisto e informa di conseguenza il reparto acquisti.
In caso contrario, l'ordine di acquisto viene mantenuto aperto in attesa del completamento. Se le merci sono state ispezionate dal servizio di controllo qualità, anche loro consiglieranno al reparto acquisti se le merci sono state accettate o meno.
8. Approvare la fattura del fornitore per il pagamento:
Quando viene ricevuta la fattura del fornitore, ci sono tre informazioni che devono essere accettate: l'ordine di acquisto, il rapporto di ricezione e la fattura. Gli articoli e le quantità dovrebbero essere uguali per tutti; i prezzi e le estensioni ai prezzi dovrebbero essere gli stessi nell'ordine di acquisto e nella fattura.
Tutti gli sconti e le condizioni dell'ordine d'acquisto originale devono essere verificati rispetto alla fattura. È compito del reparto acquisti verificare questi e risolvere qualsiasi differenza. Una volta approvato, la fattura viene inviata ai conti da pagare per il pagamento.
