Le 11 migliori lettere commerciali di esempio (con esemplare)

Elenco di alcune lettere commerciali campione ben scritte.

Business Letter # 1. Offerte, citazioni e ordini:

Introduzione:

Un'offerta indica un invito fatto da un produttore o da un commerciante ai suoi potenziali clienti che si aspettano ordini da loro.

Tale offerta può essere:

(a) Volontario:

L'offerente fa l'invito da solo e

(b) Specifico:

Un'offerta è fatta in risposta a una richiesta di un cliente probabile. Quando un uomo d'affari fa un'inchiesta da un altro uomo d'affari per l'acquisto di beni per scopi commerciali, si chiama un'inchiesta commerciale. Nel primo caso il venditore invia lettere circolari e in quest'ultimo caso una lettera specifica.

Mentre un'offerta volontaria è di tipo "persuasivo" che richiama l'attenzione dell'acquirente e lo tenta, un'offerta specifica richiama l'attenzione su alcuni termini e condizioni specifici.

Grandi preoccupazioni, prima di fare acquisti di articoli di cancelleria, negozi, materie prime, ecc. Chiedere preventivi ai fornitori. Questo invito è chiamato un'offerta. Le offerte possono essere fatte a tutti i fornitori in generale pubblicando un bando di gara sui giornali o le offerte possono essere fatte solo ai fornitori iscritti o registrati. Grandi preoccupazioni hanno tali fornitori arruolati o registrati per beni specifici. In risposta alle offerte, i fornitori inviano offerte o quotazioni specifiche.

Una citazione è una risposta a un'offerta. Una gara d'appalto è come un'inchiesta commerciale e una quotazione è come un'offerta specifica. Alcune preoccupazioni forniscono moduli di preventivi stampati o duplicati in cui le citazioni devono essere inviate. A causa dell'uniformità diventa più facile confrontare le quotazioni per prendere decisioni.

Il fornitore comprende anche ciò che è voluto dall'acquirente. Insieme alla quotazione, campioni e, a volte, alcuni soldi devono essere inviati. Il denaro serio assicura la genuinità e la sincerità del fornitore.

Un'offerta specifica o un preventivo sono pieni di dettagli: la descrizione della merce, il prezzo, il tasso di sconto (se esistente), il modo di trasporto, chi si assume il trasporto, l'assicurazione e altri costi accessori, il tempo di essere presa in consegna, modalità di pagamento, quando il pagamento dovrà essere effettuato, la natura dell'imballaggio e il suo costo, ecc.

Gli ordini possono essere effettuati dagli uomini d'affari per acquisti sui fornitori sia sulla base di offerte o quotazioni ricevute o direttamente. Un ordine è una richiesta scritta per i beni da fornire. A volte un acquirente invia prima una lettera di accettazione all'offerta o alla quotazione che deve essere seguita da una lettera d'ordine crea un contratto formale tra l'acquirente e il venditore che conduce ad obblighi legali.

Pertanto, una Lettera d'Ordine deve essere redatta con molta attenzione. La lettera d'ordine può essere la prima o potrebbe essere per un ordine di ripetizione. Se viene ordinato un numero di articoli, la lettera può essere accompagnata da un foglio di ordinazione separato. Un Ordine non è necessariamente posto su quella persona che cita il prezzo più basso. Anche la capacità del fornitore o dell'affidabilità deve essere presa in considerazione. Un ordine può essere suddiviso e parte per parte può essere affidata a fornitori diversi per garantire forniture regolari.

Campione 1:

OFFERTA (volontaria):

Esempio 1:

Office Equipment Co. Ltd vuole fare un'offerta generale a tutti i suoi rivenditori per quanto riguarda una nuova macchina da scrivere di marca.

Office Equipment Co. Ltd

Brabourne Road, Calcutta-700 001

(Produttori di apparecchiature per ufficio)

Telefono: 34-6003

Telegrafico

Indirizzo: OFEQ

Telex: C7348

Codice: A, B, C.

Ref. No. Cir / L / L15 / 88

24 aprile 1998

A tutti i commercianti

Cari signori,

Ri: Presentazione della macchina da scrivere LIPI:

Abbiamo il piacere di annunciare che abbiamo appena messo sul mercato il nostro prestigioso prodotto, la macchina da scrivere del marchio LIPI. Questo è l'ultimo modello dei nostri prodotti-designer ben addestrati, più adatti per gli uffici moderni.

Le caratteristiche speciali di questo modello sono:

1. Operazione Feather-touch.

2. Assolutamente silenzioso.

3. regolazioni multiple.

4. Elegante cabinet in lega di alluminio.

5. Leggero come una borsa di portafoglio.

Offriamo uno sconto speciale del 25% ai nostri rivenditori registrati su tutti gli ordini da noi ricevuti entro il 30 giugno 1988, rimanendo gli altri termini.

Si prega di trovare in allegato un catalogo illustrato che mostra la vista esterna della macchina e dei suoi meccanismi interni. Anche le macchine da scrivere LIPI sono esposte al nostro showroom per dimostrazioni.

Speriamo, non ti perdi questa offerta eccezionale.

Distinti saluti,

Per Office Equipment Co. Ltd

Encl: un catalogo

Marketing Manager

Lettera d'affari n. 2. Conferma, rifiuto e annullamento degli ordini:

Quando un ordine viene ricevuto da un fornitore, è prassi comune che invii una lettera di conferma all'acquirente. Questo è chiamato Lettera di conferma.

Ha due aspetti:

(1) È una questione di cortesia che un ordine sia riconosciuto.

(2) Diventa obbligatorio per l'acquirente di eseguire la sua promessa.

Una lettera di conferma deve trasmettere grazie al compratore. Se è del tutto un nuovo acquirente, sarà accolto come un nuovo cliente dal problema della fornitura. Nella lettera di conferma deve essere menzionata la data prevista di consegna della spedizione.

Non appena un ordine viene eseguito, l'intimazione può essere inviata dal fornitore all'acquirente del fatto mediante una lettera che è denominata Lettera sull'esecuzione di un ordine.

Questo è auspicabile per due ragioni:

(1) Per una questione di cortesia e

(2) Per la creazione di record in modo che in futuro non possano sorgere incomprensioni in merito all'esecuzione dell'ordine.

Generalmente tali lettere vengono inviate all'esecuzione di un pesante ordine o fornitura di beni a un compratore di spicco da cui è previsto un ulteriore patrocinio o nel caso di un acquirente (straniero) distante. La lettera deve contenere tutti i dettagli sulla merce spedita.

Ogni ordine ricevuto da un uomo d'affari potrebbe non essere accettabile. Ci sono vari motivi per la mancata accettazione o il rifiuto di un ordine. Ad esempio, la parte che effettua l'ordine potrebbe non essere affidabile per quanto riguarda il pagamento, oppure i termini suggeriti dall'acquirente potrebbero non essere accettabili, ecc.

In altre parole, i motivi del rifiuto possono essere personali o impersonali. Qualunque sia la ragione, la non accettazione deve essere intimata all'acquirente che menziona prontamente la ragione e, allo stesso tempo, redige la lettera in modo cortese e diplomatico. Tale lettera è chiamata Lettera di rifiuto.

A volte un cliente, dopo aver effettuato un ordine, decide di annullarlo. Annullamento forse necessario per vari motivi che in precedenza non potevano essere pensati. Ad esempio, la domanda per i beni o il prezzo di mercato delle merci può improvvisamente cadere e un operatore che ha effettuato un ordine può essere costretto a cancellare l'ordine. Oppure, un trader ha emesso un ordine per alcuni beni per i quali aveva un cliente che ora annulla l'ordine. A volte un acquirente può, per disgusto, annullare l'ordine quando il fornitore fa ritardi insoliti nell'esecuzione.

In ogni caso, l'acquirente deve intimorire il venditore tramite una lettera denominata Lettera di annullamento dell'ordine che deve essere inviata con sufficiente anticipo in modo che raggiunga il venditore prima che l'ordine venga eseguito. A volte l'intimazione è data da un telegramma. Il venditore può derogare alla cancellazione e ricorrere alla legge sia reclamando il risarcimento dei danni o insistendo su prestazioni specifiche (vale a dire, costringendo il compratore ad acquistare i beni da un ordine del tribunale).

A volte il venditore accetta la cancellazione quando ha buoni rapporti e transazioni regolari con 'l'acquirente o quando si aspetta un buon ordine in futuro da quel compratore. D'altra parte, a volte un venditore che ha accettato un ordine può trovare difficoltà nell'esecuzione per motivi diversi.

Ad esempio, le merci sono esaurite, c'è una forte domanda di merci e quindi la consegna deve essere ritardata, il venditore non ha fondi sufficienti per procurarsi o per spedire la merce, ecc. In questi casi il venditore scrive lettere al acquirente chiedendogli di aspettare e anche di offrire qualche servizio in più per compensare l'inconveniente.

Campione 2:

Lettera di conferma:

Esempio 2:

Office Equipment Co. Ltd invia una lettera di conferma a Technico Engineering Co. Ltd al ricevimento dell'ordine (Lettera Campione 6, Esempio 2).

Il titolo (eccetto il numero di riferimento e la data) e la chiusura complementare sono gli stessi della lettera campione 1.

Ref. 200 / D / T-2

12 maggio 1988

L'amministratore delegato

Technico Engineering Co. Ltd

Connaught Place

Nuova Delhi

Caro Signore,

Ri: Il tuo ordine per una macchina da scrivere LIPI:

Vi ringraziamo molto per la vostra lettera n. OP-M / OE / 82 del 4.5.88.

Come desiderato, spediremo l'articolo da Road Transport e inoltreremo i documenti tramite Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi.

Attiriamo la vostra cortese attenzione sulla pagina 4 del catalogo, di cui è allegata una copia, in cui è chiaramente indicato che offriamo una garanzia per un anno per la macchina da scrivere e non per due anni come previsto da voi. Tuttavia, i nostri servizi saranno sempre a vostra disposizione ogniqualvolta sorgano difficoltà.

Sebbene, a causa della forte domanda di LIPI Typewriter sul mercato, non siamo normalmente in grado di eseguire un ordine prima di un mese dalla data di ricezione dello stesso, faremo del nostro meglio per spedire l'articolo in una data precedente .

Siamo fiduciosi che la macchina da scrivere LIPI appositamente progettata possa farti guadagnare soddisfazione.

Distinti saluti,

Marketing Manager

Encl: un catalogo

Lettera d'affari n. 3. Reclami, reclami e rettifiche:

Gli ordini devono essere eseguiti con tutta la cura possibile in modo che non ci siano difetti nella quantità o qualità della merce fornita, nella fattura o nelle fatture, nel modo di trasporto, nell'imballaggio, ecc. Ogni qualvolta vi sia un errore uno dei modi sopra indicati l'acquirente presenta reclami e può presentare richieste di risarcimento. A volte il risarcimento deve essere pagato o la questione può essere risolta attraverso aggiustamenti.

Un acquirente dopo aver ricevuto la merce può scrivere una lettera di reclamo facendo alcune richieste o altrimenti per i seguenti motivi:

(a) Le merci non sono all'altezza della qualità.

(b) La quantità varia dall'ordine effettuato o dalla descrizione nella fattura o nella fattura.

(c) Le merci sono danneggiate o confezionate difettosamente.

(d) Il prezzo non corrisponde alla quotazione.

(e) C'è stato un ritardo nella spedizione delle merci.

(f) La modalità di trasporto è diversa da quella concordata, causando danni alle merci, ritardo nell'arrivo, ecc.

La stesura di una lettera di reclamo è delicata sebbene l'acquirente abbia ragioni sufficienti per non essere infastidito. La lettera di reclamo deve essere cortese ma ferma. Le accuse formulate devono essere giustificabili e fattuali. Deve essere tempestivo e in tempi ragionevoli. Al fornitore viene data l'opportunità di rettificare il difetto o apportare modifiche. Se il reclamo presentato è risultato essere falso, allora il lamentoso lo riconoscerà in uno spirito sportivo.

Una lettera di rettifica viene inviata dal fornitore che suggerisce la rettifica dell'errore e quindi risolve la controversia. Alla ricezione di un reclamo, il fornitore deve effettuare un'indagine approfondita per scoprire la causa del guasto e verificarlo. Di conseguenza, da un lato scriverà al compratore chiedendo degli aggiustamenti e dall'altro procederà internamente affinché quel tipo di guasto non si ripeta. Egli assicurerà al compratore che tale tipo di errore non potrà essere ripetuto in futuro.

Se il reclamo viene ritenuto non veritiero, l'acquirente deve cortesemente informare l'acquirente, senza darlo a dispiacere affinché il cliente non vada perso. La massima generale seguita dagli uomini d'affari è che "il cliente ha sempre ragione". Un fornitore deve, tuttavia, essere discreto e in nessun caso deve accettare l'ingiustizia grave commessa da un cliente che presenta un reclamo. Una lettera di rettifica può essere un po 'lunga in modo che il fornitore possa spiegare la sua posizione per intero. Deve essere cortese e pieno di tatto.

Campione 3:

Lettere di reclamo, reclamo e rettifica

Esempio 3:

I signori Garments Stores di Calcutta, un commerciante di indumenti riceve una partita di maglioni di lana pronti da Punjab Wollen Products di Amritsar troppo tardi per la stagione invernale.

Negozi di abbigliamento

Grant Street, Calcutta

(Commercianti in tutti i tipi di indumenti pronti all'uso)

Telefono: 44 9098

17 gennaio 1989

Prodotti Punjab di lana dei signori

Strada principale, Amritsar

Cari signori,

Oggetto: il tuo invio n. 30971:

Questo per comunicarti immediatamente che abbiamo appena ricevuto il tuo numero di consegna 30971 contenente 250 pezzi di maglioni di lana di diverse dimensioni contro il nostro ordine n. 238 del 7.9.88.

La stagione invernale a Calcutta è attiva dallo scorso dicembre. Il mercato dei prodotti di lana a Calcutta raggiunge i primi di dicembre e guadagna terreno prima del Natale. In questo contesto non abbiamo nulla a che fare con i tuoi beni ricevuti fino a tardi nella seconda settimana di gennaio.

Abbiamo effettuato il nostro ordine già dal 7.9.88 in modo da avere tempo sufficiente per spedire la merce in tempo utile. È molto strano che tu abbia impiegato quattro mesi per eseguire l'ordine.

Ci dispiace dichiarare che siamo costretti a non accettare la spedizione. Si richiede di organizzare il ritiro della merce.

Distinti saluti,

Negozi di abbigliamento

Titolare

Collezione Business Letter # 4 .:

Negli affari, le facilitazioni di credito devono essere concesse da un imprenditore all'altro. Ogni azienda ha alcuni debitori (principalmente compratori), alla fine dei periodi finanziari. Gli uomini d'affari concedono credito ad altri prendendosi cura di loro accertando la posizione finanziaria di un debitore dalla banca o dai colleghi commercianti.

La referenza bancaria o l'assunzione di una lettera di credito da parte della banca è un affare molto comune. Nonostante tutte queste precauzioni, a volte i pagamenti non vengono ricevuti dalle parti. Una lettera di ritiro significa un promemoria inviato a un debitore che lo richiede di pagare.

Esistono diversi tipi di debitori:

(a) Alcuni debitori pagheranno solo dopo aver ricevuto un sollecito.

(b) Alcuni debitori sono disposti a pagare ma a causa delle difficoltà non sono in grado di pagare.

(c) Ci sono debitori che deliberatamente evitano o ritardano i pagamenti. Il tono e lo stile delle lettere saranno diversi tipi di debitori. Una lettera di ritiro non deve ferire il debitore né abbassare il suo prestigio. Allo stesso tempo deve essere efficace. A volte è necessario scrivere un numero o una serie di lettere.

Il tono di tali lettere diventa gradualmente più difficile e alla fine finisce con una minaccia per un'azione legale. La prima lettera deve essere un lieve promemoria. Anche il secondo sarà mite con un riferimento alla prima lettera e potrebbe essere accompagnato da una fattura doppia. La terza lettera deve essere rigida e ferma menzionando l'inconveniente causato dal mancato pagamento. La quarta lettera deve contenere una richiesta di pagamento entro una data specifica. L'ultima lettera è una minaccia per azioni legali.

Va notato che lo stile di scrivere una lettera di sollecito casuale e la prima lettera di una serie è la stessa.

Campione 4:

Lettere di raccolta

Esempio 4:

Supponiamo che Technico Engineering Co. Ltd (Lettera di Campione 2, Lettera di Campione 6-Esempio 2 e Lettera di Campione 7- Esempio 1) non effettui il pagamento dopo aver ricevuto la fornitura di LIPI Typewriter da Office Equipment Co. Ltd, .

Prima lettera:

La rubrica (eccetto il numero di riferimento e la data), l'indirizzo interno e la chiusura complementare devono essere uguali a quelli della lettera di campioni 7.

Ref. 200 / D / T-3

2 giugno 1988

Caro Signore,

Ri: La nostra proposta di legge n. 759 del 17.5.88:

Attiriamo la vostra attenzione sulla nostra proposta di legge sopra menzionata per la fornitura di una macchina da scrivere LIPI. Nel tuo cortese ordine di 4.5.88 ci hai chiesto di inviare l'articolo tramite Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi. Ci aspettavamo la Bozza della Banca immediatamente dopo che l'articolo ti avesse raggiunto. Purtroppo non abbiamo ancora ricevuto il pagamento. Forse il nostro Bill è sfuggito alla tua attenzione.

Saremo lieti se rispedite gentilmente l'assegno circolare quanto prima.

Seconda lettera:

Ref. 200 / D / T-4

19 giugno 1988

Caro Signore,

Re : Our Bill 759 del 17.5.88:

Attiriamo la vostra attenzione sulla nostra lettera n. 200 / D / T-3 del 2.6.88 che vi chiede di effettuare il pagamento in anticipo.

Siamo spiacenti di constatare che nessun pagamento è stato ricevuto da noi finora né la suddetta lettera è stata riconosciuta. Tuttavia, inviamo con la presente un duplicato della fattura per il vostro riferimento che richiede di accelerare il pagamento.

Fine: una copia del disegno di legge n. 759 del 17.5.88

Terza lettera:

Registrato con A / D

Ref. 200 / D / T-5

26 giugno 1988

Caro Signore,

Ri: La nostra proposta di legge n. 759 del 17.5.88

Ci dispiace segnalare che le nostre lettere del 2.6.88 e 19.fi.88 che attirano la vostra attenzione per pagare la nostra legge n. 759 del 17.5.88 non vengono riconosciute.

Devi ammettere che l'importo è in ritardo e non è possibile per noi aspettare ancora. Non abbiamo chiesto alcun anticipo poiché ci hai richiesto di inviare l'articolo tramite la tua banca. Non è nostro principio consentire un credito così lungo ai nostri clienti.

Pertanto, viene richiesto di inviare la bozza di banca tramite posta di ritorno.

Quarta lettera:

Registrato con A / D

Ref. 200 / D / T-6

5 luglio 1988

Caro Signore,

Ri: La nostra proposta di legge n. 759 del 17.5.88:

È altamente deplorevole che, nonostante i nostri ripetuti richiami al 2.6.88, 19.6.88 e 26.6.88, non vi siate preoccupati di saldare il conto e di non aver nemmeno riconosciuto le lettere come normale cortesia commerciale.

Nella circostanza, siamo obbligati a consigliarti che se non riceviamo il pagamento da te entro tre giorni dal ricevimento di questa lettera, non avremo altra alternativa che consegnare la questione al nostro Dipartimento legale.

Confidiamo, ti renderai conto della situazione e fai il necessario per evitare spiacevoli inconvenienti.

Lettera finale:

Registrato con A / D

Ref. 200 / D / T-7

10 luglio 1988

Caro Signore,

Ri: La nostra proposta di legge n. 759 di. 17.5.88:

Vi informiamo che non abbiamo ricevuto alcuna risposta alla nostra lettera n. 200 / D / T-7 del 5.7.88 nonché a tutte le lettere precedenti che vi chiedevano di effettuare il pagamento per la nostra fattura n. 759 di 17.5.88, oggi abbiamo consegnato la questione al nostro dipartimento legale per l'azione necessaria.

Presto sentirete presto il Dipartimento.

Lettera di lavoro # 5. Lettere di agenzia:

Gli uomini d'affari devono nominare agenti per svolgere attività per loro conto e rappresentarli a terzi. Questo è il più comune in materia di distribuzione di merci. Per la distribuzione dei beni, i contatti devono essere stabiliti con i potenziali acquirenti. L'introduzione generale viene fatta attraverso la pubblicità, ma per i contatti personali vengono nominati i rappresentanti di vendita che si muovono sul mercato.

Anche allora potrebbe non essere fattibile incontrare tutti i possibili acquirenti. Pertanto gli uomini d'affari nominano agenti in diverse aree o località. A volte viene nominato un Agente Unico per prendere in carico l'intera distribuzione e l'Agente Unico nomina gli agenti. Un agente ha molte funzioni: creare contatti, procurarsi ordini, eseguire vendite, incassare pagamenti, garantire la vendita di crediti, ecc. Un agente viene nominato con un accordo scritto.

Molto spesso la negoziazione avviene attraverso lo scambio di lettere e tali lettere sono chiamate lettere di agenzia. Inizialmente un produttore o un grossista può scrivere a un'agenzia di feste o una parte può scrivere al produttore o a un'agenzia di ricerca di grossisti. Esistono diversi tipi di agenti.

A grandi linee, dal punto di vista della posizione legale, ci sono due tipi di agenti:

(a) Un agente della Commissione che opera in modo indipendente, assumendosi il rischio e la commissione di guadagno.

(b) Un agente mercantile che agisce per conto del preponente, non assumendosi il rischio ma guadagnando commissioni.

Nel mondo degli affari le parole distribuzione, concessionaria, ecc. Sono anche usate nello stesso senso dell'agenzia. Pertanto lo stile della lettera sarà lo stesso in ciascun caso.

Campione 5:

Agenzia per la ricerca di lettere:

Esempio 5:

Supponiamo che i signori Nataraja Trading Syndicate (Lettera campione 4) inviino termini e condizioni elaborati alla Office Equipment Co. Ltd che cerca un'agenzia per Tamilnadu.

Nataraja Trading Syndicate:

Ennore, Madras

Telefono: 215748

Ref. No. TE / OEC / 1-88

19 aprile 1988

L'amministratore delegato

Office Equipment Co. Ltd

Barbourne Road, Calcutta

Caro Signore,

Re: Agenzia in Tamilnadu per la tua macchina da scrivere LIPI:

Possiamo presentarci come rivenditori di apparecchiature per ufficio, incluse le macchine, con un'esperienza di circa venti anni in questa linea. Abbiamo una rete di organizzazione nello stato di Tamilnadu, con una forza vendita esperta. Manteniamo uno showroom ben arredato e un banco vendite nel luogo più popoloso della città.

Abbiamo guardato con interesse le pubblicità del tuo prodotto, ma non troviamo alcuna misura efficace adottata per la sua commercializzazione in questo stato. Confidiamo che ci sia un enorme margine per lo stesso.

Saremo lieti di aprire negoziati con voi per creare un centro di vendita con noi per il vostro prodotto.

Si può fare riferimento alla State Bank of India, alla sede centrale, a Madras, per le nostre credenziali.

Siamo pronti a rendere al meglio i nostri servizi per sviluppare un mercato per la vostra macchina da scrivere LIPI in Tamilnadu se ci affidate questa responsabilità. Saremo lieti di ricevere i vostri termini e condizioni per l'agenzia.

Distinti saluti

Per Nataraja Trading Syndicate

Compagno

Business Letter # 6. Informazioni sullo stato:

Oggi un grande volume di scambi è condotto a credito. E c'è sempre un elemento di rischio nel concedere credito a un nuovo cliente. I commercianti saggi non consentono il credito a titolo definitivo. Invece, prima fanno alcune indagini attente circa lo stato finanziario e l'affidabilità creditizia di un nuovo cliente prima di concedergli qualsiasi credito.

Le richieste di informazioni vengono fatte in modo confidenziale. Le informazioni possono provenire dagli amici in affari del potenziale cliente o dal suo banchiere. Esistono agenzie di informazioni creditizie nei paesi sviluppati per rendere tale servizio.

In una lettera di richiesta di status si devono notare i seguenti punti:

(1) Motivo per fare tale inchiesta.

(2) Il tipo di informazione desiderata.

(3) Garanzia di mantenere le informazioni segrete.

(4) Garanzia di ricambiare tale favore quando richiesto.

(5) Il nome della parte su cui le informazioni non sono desiderate essere menzionate nel corpo della lettera ordinariamente. È scritto su un foglio separato che può essere distrutto in qualsiasi momento in modo che non venga mantenuto alcun record e che vi sia assoluta segretezza.

Una risposta a tale lettera di richiesta può essere favorevole o sfavorevole. In altre parole, la parte a cui è stata inviata l'inchiesta può parlare a favore o in disgrazia del partito (chiedere credito).

In una lettera di risposta devono essere annotati i seguenti punti:

(1) La risposta deve essere breve e pertinente.

(2) Le informazioni fornite devono essere strettamente basate sulla conoscenza personale.

(3) Se la risposta è sfavorevole, dovrebbe essere espressa con tatto e cautela.

(4) La responsabilità, tuttavia, è presa dal donatore di informazioni quando la risposta è favorevole. La risposta favorevole non è una garanzia.

Campione 6:

Lettere che chiedono informazioni sullo stato e risposte a:

Esempio 6:

La sig.ra Janata Electronics Co. di Kanpur ha richiesto una fornitura di credito di 6 televisori LOOK-HEAR che ammontano a Rs. 24 000-00 della Eastern India Electronics Ltd di Calcutta, produttore dei set. Il produttore scrive una lettera ai signori Sharma Sound Products di Kanpur chiedendo lo stato finanziario della sig.ra Janata Electronics Co.

Eastern India Electronics Ltd

109 Camac Street, Calcutta 71

(Produttori di apparecchiature elettroniche)

Telefono: 641257

Ref. No, S-EN / UP53

26 marzo 1988

Prodotti sonori Sharma

Meston Road

Kanpur

Caro Signore,

Ri: Richiesta di stato di un'impresa:

L'azienda menzionata nella scheda allegata, ha effettuato un ordine con noi per 6 televisori "LOOK-HEAR" e ha chiesto un credito di 3 mesi. Poiché l'azienda non è nota a noi, saremo molto grati se tu, uno dei nostri clienti più stimati, forniremo gentilmente le informazioni necessarie sul suo stato finanziario e sulla reputazione commerciale. Vogliamo sapere in particolare se è possibile consentire all'impresa di ottenere un credito pari a Rs, 24.000, 00.

Qualsiasi informazione proveniente da voi sarà trattata come strettamente riservata e saremo molto lieti di ricambiare il vostro gesto quando si presenteranno occasioni.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra gentile collaborazione.

Distinti saluti,

Per Eastern India Electronics Ltd

N. Sarkar

Direttore delle vendite

Scivolare

Sig.ra Janata Electronics Co.

Meston Road

Kanpur

Business Letter # 7. Raccomandazione e credito:

Lo scopo di una lettera di raccomandazione è aiutare una persona conosciuta a ottenere un beneficio.

(1) Può essere scritto per raccomandare un candidato per un lavoro al suo potenziale datore di lavoro. In questo tipo di lettera lo scrittore cita il nome del richiedente, fornisce un breve resoconto del suo background e delle sue qualifiche e certifica il suo carattere e le sue abilità. Lo scrittore dovrebbe dichiarare fatti e nient'altro che fatti. La lingua dovrebbe essere semplice e lo stile di scrittura dovrebbe essere cortese.

(2) Una lettera di raccomandazione può essere scritta per consigliare un amico di lavoro ad altri amici d'affari che fanno lo stesso tipo di attività. Lo scopo di questo tipo di lettera di raccomandazione è di presentare un amico di lavoro a un altro uomo d'affari al fine di assisterlo nella creazione di nuove relazioni commerciali o nell'ottenere credito nel mercato.

In questo tipo di lettera di raccomandazione lo scrittore dovrebbe menzionare il nome completo della persona raccomandata, lo scopo della raccomandazione e lo stato finanziario e la buona volontà della persona. Lo scrittore farà una richiesta in modo che il destinatario possa dare tutto l'aiuto possibile alla persona raccomandata. La lettera dovrebbe essere semplice e non dovrebbe contenere altro che la verità.

Allo stesso tempo, lo scrittore dovrebbe chiarire che non può assumersi alcuna responsabilità personale per la persona raccomandata. In caso di una lettera di credito (vedi sotto) c'è una tale responsabilità personale. La lettera dovrebbe chiudere con grazie per tutti i servizi che possono essere resi.

In caso di una lettera di credito, lo scrittore presenta una persona al destinatario e gli chiede inoltre di pagare una certa somma di denaro o di consegnare alcuni beni alla persona presentata. Una lettera di credito è uno strumento essenziale nel commercio estero grazie al quale il banchiere di un importatore introduce l'importatore in un esportatore in modo che quest'ultimo possa spedire le merci all'importatore in modo sicuro e il pagamento sia garantito. Una lettera di credito di un banchiere utilizzato nel commercio estero ha una forma specificata.

Una lettera di credito ordinaria contiene il nome e l'indirizzo e altre informazioni sulla persona che viene presentata, il nome e l'indirizzo del destinatario a cui deve essere presentata per il pagamento, l'importo o il limite dell'importo di denaro da pagato, la firma del modello della persona che viene presentata (questa deve essere confrontata con la firma che deve essere fatta da lui al momento del pagamento), il periodo di validità del credito e le altre istruzioni relative ai pagamenti, se presenti.

Le lettere di credito sono generalmente classificate in:

(una pubblicità:

Questi sono emessi da uomini d'affari a favore dei loro rappresentanti di vendita o altri agenti che sono autorizzati a riscuotere pagamenti o emessi dai banchieri a favore dei loro clienti per lo più nel commercio estero. Le lettere di credito commerciali possono essere di nuovo di diverso tipo: revocabili (revocabili entro il termine stabilito di credito), irrevocabili (da revocare a caldo), revolving (tale lettera di credito diventa di nuovo valida dopo che il periodo stabilito è scaduto) eccetera.

(b) Non commerciale:

Questi sono emessi dalle banche ai loro clienti o viaggiatori che possono incassare in altri luoghi dalle filiali di quelle banche lì. Questi sono buoni come i controlli dei viaggiatori. Le persone possono fare tour e spendere soldi senza portare denaro in realtà.

Le lettere di raccomandazione e le lettere di credito possono essere classificate in due:

(un semplice:

Tale lettera è indirizzata a una sola parte.

(b) Circolare:

Tale lettera è destinata a un certo numero di parti.

Di seguito sono riportati esemplari di diverse forme di lettere di raccomandazione e di credito.

Campione 7:

Lettere di raccomandazione:

Esempio 7:

Supponiamo che una persona desideri un lavoro in qualsiasi azienda. Ha qualifiche accademiche ma ha bisogno di una raccomandazione da parte di una persona affidabile e rispettabile sulla base della quale un datore di lavoro si fida di lui e gli fornisce un impiego. Tale lettera di raccomandazione può essere scritta da una persona o da un'impresa o da una società (a) destinata a un particolare datore di lavoro o (b) intesa per qualsiasi datore di lavoro. Un ex datore di lavoro può scrivere una lettera in favore del suo ex dipendente.

(a) Lettera di raccomandazione destinata a un particolare datore di lavoro.

Plasticon (India)

200 Brabourne Road, Calcutta 1

(Produttori di articoli di plastica)

Telefono: 26 1235

Indirizzo telegrafico: plastica

Ref. No. Misc / 23/89

5 gennaio 1989

Sig.na Chemoflax Co.

178 Nariman Avenue

Bombay 400005

Cari signori,

Sri Pravin Popat è stato un nostro dipendente nel reparto vendite dal 1972. Possiede un buon B. Sc. laurea con lode in chimica. La sua conoscenza in Chimica lo ha aiutato molto a cogliere i problemi della produzione di articoli in plastica.

Durante il suo servizio qui, ha assolto i suoi doveri con lealtà e merito. Mi dispiace lasciarlo mentre è costretto, sotto la pressione della sua famiglia, a lasciare Calcutta e stabilirsi nel suo stesso Stato. Qualsiasi organizzazione sarà orgogliosa di avere una persona di fiducia e laboriosa come Sri Popat. Lo raccomando per qualsiasi incarico di fiducia e responsabilità.

Apprezzerò molto se Sri Popat è assorbito dalla tua preoccupazione.

Distinti saluti

Per Plasticon (India)

R. Merhotra

Titolare

Lettera commerciale n. 8. Banche e assicurazioni:

Le banche rendono vari servizi agli uomini d'affari e al pubblico. La funzione principale di una banca come commerciante di denaro è quella di ricevere depositi sia per la domanda che per il tempo, e per fornire un alloggio finanziario, consentendo uno sbocco esagerato, fornendo strutture per il credito in contanti, concedendo prestiti e sconti.

Le altre funzioni di una banca sono l'emissione di lettere di credito, la conservazione di oggetti di valore, l'acquisto e la vendita di titoli per conto di un cliente, la consulenza su questioni commerciali (merchant banking) e sugli investimenti, per effettuare o riscuotere pagamenti per conto della cliente, ecc. La corrispondenza tra una banca e i suoi clienti avviene molto spesso su una di queste funzioni.

Poiché il rapporto tra una banca e i suoi clienti è di tipo fiduciale, cioè basato sulla fiducia, la corrispondenza è generalmente riservata. Va notato che durante la scrittura di una lettera alla banca, il cliente deve firmare utilizzando la propria firma del modello registrata nella banca quando la lettera riguarda questioni monetarie o il conto bancario.

L'assicurazione come attività commerciale ha una grande importanza nel mondo degli affari. Un uomo d'affari deve prendere vari tipi di rischi che possono causare perdite monetarie. Ma prendendo le polizze assicurative un uomo d'affari può proteggersi dalle perdite derivanti dai diversi tipi di rischi. Le perdite possono derivare da incidenti marittimi, incendi o simili, furti, furti, guerre, sommosse, calamità naturali, ecc.

Una polizza assicurativa può essere presa dopo la negoziazione, i reclami devono essere fatti dopo che si è verificata una perdita e vari tipi di informazioni devono passare tra l'assicuratore cioè la compagnia assicurativa e l'assicurato cioè il beneficiario della politica. Tutto ciò richiede una corrispondenza regolare. Un contratto di assicurazione si basa su diversi principi sui quali il principio di buona fede è significativo. Pertanto, le lettere relative all'assicurazione sono di tipo confidenziale e devono essere accuratamente redatte.

Campione 8:

Lettere bancarie:

Esempio 8:

Toolman Co. (P) Ltd, una società produttrice di macchine utensili, scrive al proprio banchiere chiedendo un alloggio finanziario. La società è pronta a offrire titoli adeguati.

Il testo della lettera sarà il seguente:

Toolman Co. (P) Ltd

138 Shakespear Sarani, Calcutta 71

(Produttori di macchine utensili e apparecchi)

Telefono: 26 9158

Ref. No. Fin / MB / 43

2 gennaio 1989

Il responsabile

Merchant Bank Ltd

Ramo di Chowringhee

Everest House

Chowringhee Road

Calcutta

Caro Signore,

Oggetto: alloggio finanziario per Rs. 25.000 ^. 00:

In qualità di cliente di cinque anni, siamo lieti di informarvi che il Consiglio di amministrazione della Società ha deciso di espandere la sua produzione per soddisfare la crescente domanda dei suoi prodotti. A tale scopo vi è l'urgente necessità di installare una macchina Cabstan che costerà Rs. 50.000, 00 circa.

I fondi disponibili della Società, come sapete, non consentono il pagamento completo per la macchina. In tali circostanze, ti invitiamo a concedere un prestito di R $ 25.000, 00 per sei mesi secondo i termini e le condizioni usuali. La macchina al momento dell'acquisto rimarrà ipotecata.

Siamo fiduciosi che tale importo ti sarà restituito dopo sei mesi, quando verranno realizzate alcune fatture non pagate dai nostri clienti.

Ti saremo grati se invii gentilmente i tuoi termini e condizioni in tempo utile.

Distinti saluti,

Per Toolman Co. (P) Ltd

Consigliere delegato

Business Letter # 9. Questioni di società:

La maggior parte delle grandi società nomina segretari e al momento è un obbligo legale per una società che ha un capitale versato di Rs. 25 lakh o più per nominare un segretario qualificato. Il segretario della compagnia come segretario è l'amministratore delegato dell'ufficio e un ufficiale di collegamento. Come tale deve badare alla corrispondenza generale e alle pubbliche relazioni. Poiché una società deve sottoporsi a varie formalità legali, è necessario mantenere un contatto costante con il Registro delle società.

Inoltre, è già stato discusso che un segretario aziendale ha dei doveri nei confronti degli amministratori, dei membri della Co, dei membri dello staff, dei clienti, del cancelliere e infine del pubblico in generale. Il contatto è principalmente mantenuto attraverso la corrispondenza.

In molte aziende il segretario si occupa della corrispondenza commerciale generale e, in quanto tale, potrebbe dover dettare, firmare o esaminare diversi tipi di lettere commerciali. Le forme e i testi di tali lettere sono gli stessi che sono stati mostrati in questo capitolo in precedenza. Un segretario della compagnia deve preparare relazioni su questioni amministrative o organizzative e presentarle al Consiglio di amministrazione. Il campione di report, come mostrato in precedenza, sarà applicabile ai report) preparato dal segretario della società.

Le questioni aziendali comprendono anche la stesura di comunicazioni, risoluzioni e verbali. Questi si trovano nel capitolo Meeting. Ci sono alcuni tipi specifici di lettere tipo che un segretario della compagnia deve preparare per motivi legali. Di seguito sono riportati esempi di alcune di tali lettere tipo, seguite da lettere di tipo generale di corrispondenza.

Campione 9:

Lettere formali:

Esempio 9:

Lettera di assegnazione scritta a coloro che condividono i candidati le cui domande di partecipazione sono state accettate dal Consiglio di amministrazione.

West Bengal Carbons Ltd

Regd. Ufficio: 24 Lord Sinha Road, Calcutta 71

Produttori di nerofumo

Telefono: 47 9098

30 gennaio 1988

Ref. No. AL 103

Sri AK Majumdar

43 Lake Range

Calcutta

Caro Signore,

Ri: Assegnazione di azioni:

Mi è stato richiesto di informarti in risposta alla tua richiesta di partecipazione in data 5.12.87 che il Consiglio di Amministrazione della Società nella sua riunione del 27.1.88 ti ha assegnato 50 azioni azionarie di Rs. 100, 00 ciascuno nella Società. Devo chiederti che sarai abbastanza buono da pagare il 28 febbraio 1988, o prima del 28 febbraio, alla United Bank of India (Chowringhee Branch), Chowringhee Road, Calcutta 71, il banchiere della Compagnia, una somma di Rs . 2.500, 00 essendo il denaro di assegnazione di Rs. 50, 00 per azione.

Al ricevimento del denaro sopra menzionato ti sarà inviato un Certificato di partecipazione. Nel frattempo, firmi gentilmente la parte di dichiarazione della ricevuta allegata in basso e invii l'intero modulo di ricevuta al banchiere insieme al denaro. La Ricevuta ti verrà rispedita per essere scambiata con il Certificato di partecipazione.

Per Ordine del Consiglio

N. Ganguly

segretario

Ricevuta

Data:

Ricevuto da Sri AK Majumdar di 43 Lake Range, Calcutta 26, una somma di Rs, 2.500, 00 (solo due rupie duemilacinquecento) è l'importo da pagare per l'assegnazione di 50 azioni azionarie di Rs. 100, 00 ciascuno in West Bengal Carbons Ltd.

Rs. 2, 500 00

United Bank of India

(Filiale di Chowringhee)

Agente

Questa parte deve essere conservata dal banchiere.

No. AL103

Data :

A

La segretaria

West Bengal Carbons Ltd

Con la presente vi consegno la somma di Rs. 2.500 00 (solo due rupie duemilacinquecento) in contanti / assegno n. ........................... .. su .................................. datato………………. essendo l'importo da pagare per l'assegnazione di 50 azioni azionarie di Rs. 100-00 per azione.

Rs. 2, 500-00

Firma delle allotte

Indirizzo…………………..

Lettera d'affari n. 10. Rappresentanza al governo:

Un uomo d'affari deve entrare in contatto con il governo attraverso i suoi vari dipartimenti nello svolgimento delle sue attività commerciali. Deve rivolgersi al governo per ottenere diversi permessi, certificati, licenze, ecc., Oltre a presentare reclami o richiedere risarcimenti o rimborsi. La rappresentanza al governo diventa anche necessaria per fare proteste o per presentare pareri in merito a varie politiche o ordini del governo relativi a tasse e doveri, rapporti di lavoro, importazione o esportazione, registrazione, documentazione, ecc.

Generalmente le rispettive associazioni di categoria, le diverse camere di commercio e altri organismi commerciali e professionali rappresentativi si assumono la responsabilità di tali rappresentazioni su questioni di interesse comune. Inoltre, un uomo d'affari deve spostarsi individualmente per il suo interesse personale.

In quest'ultimo caso deve fare la corrispondenza con il governo. In questi giorni di economia pianificata e varie modalità di controllo e regolamentazione degli affari da parte del governo, tale corrispondenza è diventata una caratteristica comune nell'amministrazione aziendale. Per la rappresentazione al governo generalmente ci sono forme prescritte ottenibili dai dipartimenti competenti del governo. Ma molto spesso le lettere sono scritte in forme usuali.

La rappresentanza al governo dovrà essere indirizzata ai rispettivi ufficiali con la loro designazione e non con il loro nome. Le lettere devono essere firmate dai massimi dirigenti o dal titolare o dai partner poiché tali lettere hanno grandi valori legali. Nel caso di una società tali lettere sono solitamente firmate dal segretario, se del caso, o da un direttore o dall'amministratore delegato, se presente.

La rappresentanza al governo su questioni commerciali può essere effettuata per conto di una ditta individuale o società di partnership o da una società o da qualsiasi altra forma di organizzazione. Negli esempi riportati di seguito, non sono stati forniti "titolo" e "chiusura gratuita". Questi possono essere accertati dagli esempi precedenti. Il testo di ciascun tipo di lettera è stato dato solo.

Campione 10:

Lettera per qualche favore

Esempio 10:

West Bengal Chemical Works Ltd scrive a Joint Chief Controller di Importazioni ed Esportazioni, Calcutta, per aumentare la sua quota di sego australiano da 100 a 150 tonnellate a causa dell'aumento del consumo del materiale.

West Bengal Chemical Works Ltd

103 Jackson Lane, Calcutta 1

Telefono: 39 1248

3 febbraio 1949

Ref. No. JCCIE-1-89

Il Joint Chief Controller of Imports and Exports

Calcutta 1

Caro Signore,

Re: quota maggiore per il sego australiano:

Desideriamo attirare la vostra attenzione immediata sulla crescente domanda di sapone speciale per il marchio "Klean" che abbiamo urgente bisogno di una maggiore quantità di sego australiano. Per molto tempo ci è stata assegnata una quota di 100 tonnellate che difficilmente può soddisfare il requisito attuale. Poiché la domanda di sapone è aumentata di oltre il 50%, siamo in grande difficoltà per far fronte alla domanda.

È ormai un dato di fatto che, anche se l'importazione di sego è sotto stretto controllo ed è destinata esclusivamente ai consumatori effettivi, è disponibile sul mercato da fonti non autorizzate a un prezzo esorbitante.

In questo contesto ci appelliamo a voi, Signore, per considerare la nostra applicazione e fare il meedful. Siamo in grado di soddisfarti oltre ogni dubbio sulle nostre reali esigenze.

Distinti saluti

Per West Bengal Chemical Works Ltd.

T. Burman

Consigliere delegato

Business Letter # 11. Altro:

Un uomo d'affari deve scrivere vari altri tipi di lettere in diverse occasioni. Non necessariamente sono direttamente correlati alla sua attività. Ma sono molto comuni nella vita lavorativa. Ad esempio, lettere scritte ai redattori dei giornali per ventilare alcune lamentele o opinioni su alcuni argomenti nell'interesse sia dell'uomo d'affari che della comunità imprenditoriale nel suo insieme. Di nuovo, un uomo d'affari può scrivere una lettera all'Associazione a cui appartiene.

Campione 11:

Lettere scritte agli editori:

Esempio 11:

Fibroglass (P) Ltd scrive una lettera all'editore dello statista che ha ventilato il suo risentimento contro i tagli di potere irregolari da parte del governo.

Fibroglass (P) Ltd

Budge Budge Road, Calcutta

Telefono: 72 1598

29 marzo 1988

Ref. No. NPS / 1/88

L'editore

The Statesman

Calcutta

Signore,

Ultimamente la situazione dell'alimentazione elettrica nelle aree industriali è diventata precaria. Non solo l'offerta totale di potere è arrivata a un livello incredibilmente basso, c'è un caos assoluto riguardo ai metodi adottati.

Il potere è tagliato indiscriminatamente senza alcun preavviso, per non parlare di un programma definito. Di conseguenza dobbiamo subire enormi perdite non a causa della mancanza di produzione, ma anche a causa della perdita di materiali.

Abbiamo un delicato processo di produzione con vetro fuso ad alta temperatura. Se improvvisamente si spegne la materia prima, la materia prima fusa viene ridotta a un nodulo che non può più essere riutilizzato. Chi sopporterà questa perdita? Il governo lo compenserà?

Non riusciamo a capire perché un programma definito non possa essere preparato dalle autorità sulla distribuzione del potere in termini di area? Il governo avrebbe dovuto visualizzare la situazione prima invece di seguire una politica di vigilanza e di controllo.

Per quanto riguarda,

Distinti saluti,

Per Fibroglasss (P) Ltd

MN Joshi

Consigliere delegato