Preparazione dell'elenco standard: codice e routine di acquisto (con campione)

Qui forniamo dettagli sulla cooperazione tra il responsabile acquisti e gli altri in preparazione dell'elenco standard!

Poiché il responsabile degli acquisti deve acquistare oggetti da utilizzare da parte di altri, deve esserci una piena cooperazione tra il reparto acquisti e gli altri reparti, in particolare il reparto di produzione. Questa cooperazione si concretizza nella preparazione di liste standard in cui sono elencati tutti i requisiti della fabbrica e degli altri reparti.

Il metodo per preparare la lista è prima di tutto elencare le principali materie prime e poi occupare ciascun reparto, girare a turno ed elencare i materiali da utilizzare lì e i vari negozi necessari per continuare a lavorare in quel dipartimento. Un esame della macchina per macchina darà buoni risultati. È inoltre necessario compilare un elenco dei pezzi di ricambio necessari per ciascuna macchina.

Il responsabile dei lavori indicherà anche il consumo di ciascun articolo per unità di tempo o per una determinata scala di output. Se e quando il rapporto di consumo cambia, è necessario informare il responsabile acquisti della modifica in modo che possa apportare le modifiche necessarie nel programma acquisti.

Codice:

Dopo aver stilato la lista standard, è opportuno dare un numero di codice o un simbolo a ciascun articolo. Il codice o il simbolo può essere costituito interamente da numeri o lettere dell'alfabeto in parte e numeri in parte. Il codice numerico è necessario quando si utilizzano macchine con schede perforate. In ogni caso, la fissazione del codice o del simbolo può far risparmiare parecchio lavoro. Ad esempio, il simbolo per le aste per saldatura di acciaio dolce 1/16 può essere WM 64.

Lo studente può vedere la differenza nello sforzo di scrivere queste due cose. Durante la stesura di un codice numerico, la cosa corretta da fare è elencare i vari reparti e assegnare le prime due cifre per indicare il numero del dipartimento. 05, ad esempio, può indicare il dipartimento dei trasporti. Allo stesso modo 00 può essere usato per quei materiali e negozi che sono usati in tutti i reparti, per esempio, olio di cherosene, rifiuti di cotone, ecc. E poi per ogni dipartimento viene stilato l'elenco dei materiali.

La prima cifra dovrebbe indicare se il materiale formerà parte del prodotto o se verrà usato solo per far funzionare le macchine o se si tratti di un pezzo di ricambio. Posso essere designato per i materiali che fanno parte del prodotto, 2 per i materiali per la gestione delle macchine e 3 per i pezzi di ricambio.

Le prossime due o tre cifre possono essere assegnate ai vari materiali. Pertanto, può trattarsi di un codice a sei cifre: i primi due indicano il dipartimento in cui è richiesto il materiale, il terzo indica la natura del materiale e l'ultimo indica il nome del materiale. Ad esempio, se il codice è 042034, può significare il materiale n. 34 (ad esempio, olio lubrificante) utilizzato nel reparto n. 4 per mantenere in funzione le macchine.

Il codice può, naturalmente, essere disegnato in modo tale da descrivere solo il materiale ma non lo scopo per il quale viene utilizzato. Il codice sarà quindi composto da un numero per denotare il suo nome, un altro per indicare la sua dimensione o altri dettagli come la tonalità, se necessario. Ad esempio il numero assegnato a barre di saldatura di acciaio dolce può essere 43 e quello a barre di saldatura di alluminio 44. La dimensione può essere indicata da 1 per ogni 1/20 cm. Quindi il codice per barre di saldatura in alluminio 3/10 cm. sarà 4406 e per le bacchette per saldatura in acciaio dolce 1/10 cm sarà 4302.

Esempio:

Una fabbrica utilizza barre rettangolari in acciaio e ghisa che differiscono in altezza e larghezza di 1/10 cm tra _1/2 e 1 ½ cm di larghezza e tra 1/10 cm e 8/10 cm di altezza.

Due esempi di un codice sono:

Acciaio 1 cm x 2/5 cm: 211004

Ghisa 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Quale sarà il codice per barre d'acciaio 1 ½ cm 7/10 cm e per una sbarra di ferro 4/5 cm x 3/10 cm?

È chiaro che le barre d'acciaio sono indicate con 21 e ghisa per 22, quella larghezza ha 1 per 1/10 di cm e l'altezza è indicata anche dalla stessa cifra. Pertanto, il codice per barre d'acciaio 1 Vi cm x 7/10 cm sarà 21 15 07 e per barre in ghisa 4/5 3/10 cm. sarà il 22 08 03.

Se un articolo è stato inserito nell'elenco standard, è compito del Gestore acquisti provvedere alla ricostituzione delle scorte quando le vecchie scorte sono esaurite. Ma se la scala di output è stata aumentata, è compito del responsabile della produzione informare tempestivamente il responsabile degli acquisti in modo che possano essere accumulate scorte aggiuntive in tempo per vedere che il lavoro non ne risente.

Se qualsiasi articolo aggiuntivo è richiesto dal Direttore di produzione o da chiunque altro, è suo dovere inviare una richiesta di acquisto speciale al Gestore degli acquisti. Dovrebbe essere governato correttamente. Di seguito è riportato un campione di una richiesta di acquisto.

Routine di acquisto:

Nel caso di materiali che sono stati inseriti nell'elenco standard, la procedura per garantire la fornitura continua di materiali è la seguente:

Quantità minima e livello di ordine:

Per ogni articolo viene determinata una quantità minima in base al tempo richiesto per ottenere l'articolo dal fornitore e il consumo medio per unità di tempo. Ad esempio, se il consumo di un articolo è di 50 unità a settimana e l'esperienza è che occorrono sei settimane per ottenere effettivamente l'articolo dopo aver effettuato un ordine, è ragionevole sapere che un nuovo ordine deve uscire quando lo stock effettivo è più di 300 unità, ovvero 50 x 6.

Se non è così e viene effettuato un ordine, diciamo, solo quando lo stock è di 200 unità, la fornitura attuale verrà esaurita prima dell'arrivo delle nuove scorte e il lavoro ne risentirà Poiché non è sicuro dipendere dal consueto periodo di consegna, deve essere aggiunto un margine di sicurezza.

Pertanto, nell'esempio sopra riportato, la quantità minima di scorte quando viene piazzato un nuovo ordine sarà, per esempio, 300 unità più 100 unità per scorte di sicurezza o 400 unità in tutto. Questo limite è inserito nel registro dei negozi (che è un insieme di conti sia per quanto riguarda la quantità e la quantità di ciascun articolo di negozi). È compito dell'archivista del negozio informarsi di informare il Gestore degli acquisti ogni volta che la quantità effettiva si avvicina alla quantità minima.

Questo viene fatto nel modulo, che viene fornito di seguito:

Quando raggiunge il Responsabile degli acquisti, diventa suo dovere avviare la procedura di acquisto illustrata un po 'più tardi. Alcune aziende usano il termine "Leva d'ordine al posto della quantità minima, ma alcune aziende usano entrambi i termini. In tal caso, il livello di ordinamento indica ciò che è stato scritto sopra per quanto riguarda la quantità minima. Per quantità minima si intende quindi un limite inferiore al quale i problemi relativi al materiale interessato possono essere fermati per lavori ordinari, in modo tale che solo i lavori importanti siano occupati e completati.

L'autorizzazione per il rilascio di tali materiali può anche provenire dal sovrintendente e non dal caposquadra, come solitamente accade. Alcune aziende hanno ancora un altro livello, che è noto come "livello di pericolo". Questo significa un limite al quale il Gestore degli acquisti deve prendere provvedimenti speciali, ad esempio, inviare un uomo personalmente per portare i materiali e i negozi richiesti.

Quantità massima:

Una delle funzioni del Gestore degli acquisti è vedere che non vi è un eccessivo investimento in azioni. A tale scopo, deve fissare un limite massimo per gli stock di vari articoli. Questo limite massimo verrà superato solo in casi speciali. Ad esempio, se un articolo scarseggia, il limite massimo può essere tranquillamente ignorato, se un lotto è disponibile a prezzi ragionevoli.

Ma, nel complesso, si deve evitare l'overstocking a causa dei seguenti motivi:

(a) Consiste nell'investimento di fondi molto grandi in modo che ci possa essere perdita di interesse.

(b) Le scorte extra large richiederanno più spazio per godown in modo che l'affitto extra debba essere pagato.

(d) Poiché una parte degli stock giacerà per un lungo periodo, potrebbe esserci un deterioramento della qualità.

(e) Esiste il rischio di obsolescenza.

Ciò significa che il prodotto può essere abbandonato o il metodo per modificare il prodotto. I vecchi materiali non saranno più richiesti come se ci fossero grandi scorte che potrebbero causare pesanti perdite.

I fattori per determinare il limite o la quantità massima sono i seguenti:

(i) Finanze che possono essere risparmiate per il mantenimento delle scorte.

(ii) Godown spazio o capacità di archiviazione disponibile.

(iii) Stima delle stime della quantità richiesta per il consumo nel prossimo futuro. Ciò comporta una stima delle vendite e della produzione dell'articolo finito interessato e una considerazione di eventuali modifiche dei materiali necessari per la produzione dell'articolo.

(iv) probabile movimento dei prezzi; se è certo che i prezzi aumenteranno considerevolmente nel prossimo periodo, verrà mantenuto uno stock relativamente ampio. Nella circostanza inversa, le scorte sono mantenute il più basse possibile.

(v) Possibili cambiamenti nelle condizioni di fornitura dei materiali. Se si prevede che sarà più difficile ottenere forniture in futuro, si accumuleranno grandi scorte.

Alcune aziende seguono la formula di porre il limite massimo al doppio della quantità minima. Ma questo non è corretto; la quantità massima deve essere determinata considerando un fattore dei fattori sopra riportati. L'obiettivo di base è evitare perdite dovute a obsolescenza e spese extra in merito alla natura degli interessi sul capitale immobilizzato nelle scorte. Per evitare l'obsolescenza, è essenziale conoscere i piani di produzione aziendali (piuttosto che quelli che vengono considerati); questi dovrebbero riguardare non solo gli articoli da produrre ma anche i processi di produzione da impiegare, anche le varie quantità dell'articolo e le quantità di ciascuna qualità che sarà prodotta dovrebbero essere determinate. I materiali dovrebbero essere immagazzinati che saranno richiesti per il programma di produzione definito; per i piani che non sono certi, gli acquisti dovrebbero essere fatti con molta cautela.

Oltre a questa considerazione di base, i limiti massimi saranno generalmente fissati in consultazione con il direttore finanziario che generalmente decide quali fondi possono essere risparmiati a fini di inventario. Probabilmente il movimento dei prezzi e le condizioni di offerta previste avranno sicuramente una grande influenza su questa questione.