Note di studio in ufficio: definizione, caratteristiche e tipi
Leggi questo articolo per conoscere Office. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Definizione di un ufficio 2. Caratteristiche di un ufficio 3. Tipi.
Definizione di ufficio:
La parola "ufficio", secondo i dizionari, ha un doppio significato:
(a) Ufficio: posto o posizione di responsabilità. Una persona può detenere un ufficio di profitto, il che significa che è impiegato in un posto per il quale ottiene una remunerazione.
(b) Ufficio: un luogo in cui viene negoziato un particolare tipo di attività o viene fornito un servizio.
Nel primo senso un segretario ha un ufficio e nel secondo senso un segretario ha bisogno di un posto dove possa svolgere le sue funzioni. Siamo interessati all'ufficio nel suo secondo senso. Non è sufficiente definire un ufficio come "un luogo in cui viene effettuato un particolare tipo di attività o viene fornito un servizio".
In senso reale, ufficio significa un luogo in cui le attività di un'organizzazione sono coordinate. È una sede amministrativa e un centro di comunicazione.
Secondo Hall, "l'ufficio descrive qualsiasi luogo destinato al lavoro di natura clericale, con qualsiasi nome si possa chiamare". È opinione comune che un ufficio sia un luogo in cui si svolge il lavoro di ufficio. Ogni tipo di organizzazione, che sia commerciale o non commerciale, ha bisogno di un lavoro di ufficio e quindi ha bisogno di un ufficio.
In Inghilterra, la legge sugli uffici, i negozi e le ferrovie del 1963 definisce l'ufficio come "un edificio o parte di un edificio il cui uso esclusivo o principale è un ufficio o un ufficio". Denyer descrive gli scopi dell'ufficio come "scopi di amministrazione, lavoro di ufficio, gestione di denaro e funzionamento telefonico e telegrafico.
Viene data una definizione estesa del lavoro di ufficio per coprire la contabilità, i documenti di cernita, il deposito, la dattilografia, la duplicazione, il calcolo delle macchine, il disegno e la preparazione editoriale delle cose da pubblicare ". La descrizione è esauriente e porta a termine diverse attività che vengono svolte in un ufficio.
Caratteristiche di un ufficio:
Dalla definizione si intende che:
(a) L'ufficio è un luogo,
(b) Diverse attività sono svolte lì e
(c) Le attività sono di due tipi, amministrative e clericali.
È ovvio che ci saranno alcune persone che faranno le attività e il segretario è il capo di loro.
Un ufficio è descritto come un'organizzazione e ha tutte le caratteristiche di un'organizzazione. L'ufficio potrebbe essere un affare o un affare non commerciale. Potrebbe essere di dimensioni grandi o piccole.
Tipi di un ufficio:
Le caratteristiche comuni di tutti i tipi di ufficio sono:
(1) Posizione:
Un ufficio deve avere una posizione definita e adatta. Ci sono vari fattori da considerare prima di selezionare la posizione del sito di un ufficio.
(2) Spazio o alloggio:
Un ufficio ha bisogno di spazio o alloggio che deve essere utilizzato per svolgere le attività. L'alloggio ha una stretta connessione con il lay-out.
(3) Lay-Out:
Significa una pianificazione per l'utilizzo ottimale dello spazio in modo che il flusso di lavoro possa essere mantenuto e vi sia la massima produzione di lavoro.
(4) Condizioni di lavoro:
Le condizioni di lavoro devono essere adatte per un lavoro efficiente. Le condizioni di lavoro indicano illuminazione, ventilazione, risanamento, ecc.
(5) Attrezzature:
Sono necessari vari tipi di attrezzature per il lavoro d'ufficio. Includono mobili, macchine, elettrodomestici, articoli di cancelleria, ecc. Sono necessari diversi tipi di attrezzature per diversi tipi di lavoro.
(6) Metodi:
Ogni tipo di attività ha una propria procedura o un metodo corretto di fare. Il flusso di lavoro sarà ostacolato se non si seguirà il metodo corretto. Questo è più vero quando viene fatta la contabilità o si usa una macchina, ecc.
(7) Personale:
Un ufficio deve avere personale, personale o personale ben selezionato, efficiente e preparato che svolgerà le attività. Un ufficio con tutte le sue buone caratteristiche sarà inefficace se c'è bisogno di personale adeguato, sia esperto che non qualificato.
(8) Dipartimento:
Esistono diversi tipi di attività da svolgere in un ufficio. Tutte le attività non possono essere svolte dalle stesse persone. Le attività devono essere raggruppate in reparti funzionalmente. Il numero di reparti dipende dalle dimensioni e dalla natura del lavoro dell'ufficio.
(9) Organizzazione:
Un ufficio stesso deve essere organizzato con personale adeguato che abbia relazioni formali tra di loro e con un supervisore o un capo competente. Il lavoro d'ufficio e d'ufficio deve essere studiato da tutti i diversi aspetti come sopra indicato. Molto dipende dal segretario dell'organizzazione che è il capo ufficio esecutivo.
