6 Principi principali di acquisto
Questo articolo mette in luce i sei principi principali dell'acquisto nella gestione dei materiali. I principi sono: 1. Qualità giusta 2. Quantità giusta 3. Prezzo giusto 4. Fonte destra 5. Giusto tempo 6. Giusto posto.
Principio d' acquisto n. 1. Qualità giusta:
La qualità è stata definita come la capacità di fare una certa cosa o il potere di soddisfare un particolare bisogno.
In altre parole qualità significa il valore utile di una cosa specifica per uno scopo specifico da soddisfare.
Il punto di partenza per determinare la qualità dei materiali necessari in un'organizzazione è l'uso finale, vale a dire, ciò che si intende fare o realizzare.
Dovremo quindi stabilire una specifica e questa è la qualità. Una specifica di qualità completa e completa è una parte essenziale di un contratto di acquisto.
La qualità di un materiale ha una relazione diretta con il suo uso finale. In altre parole, una qualità inappropriata significherebbe che il prodotto finale è troppo buono o troppo cattivo per uno scopo particolare. Entrambi questi hanno un effetto diretto sui costi e sulla competitività del prodotto finale. In un caso, alcuni costi aggiuntivi devono rendere la qualità più del necessario e, in altri casi, la qualità del prodotto sostenuto ne risentirebbe.
Possiamo esprimere la qualità in vari modi: dimensioni, pesi e misure, proprietà chimiche, proprietà fisiche, resistenza, potenza, limite e tolleranza, durezza, finitura, colore, capacità, durabilità, caratteristiche prestazionali, aspetto, design, ecc.
Il requisito di qualità dovrebbe essere determinato per primo e quindi specificato correttamente. L'ambiguità nella definizione della qualità è uno dei maggiori problemi di acquisto. Ciò può essere evitato garantendo che il fornitore comprenda esattamente ciò che è richiesto dall'acquirente. Se il fornitore non comprende correttamente i requisiti di qualità, verranno forniti determinati tipi di materiali errati.
Questo, a sua volta, può portare a vari problemi come le interruzioni della produzione, il rifiuto del / i prodotto / i finito / i da parte del personale addetto al controllo qualità e l'emergere di un elevato quantitativo (percentuale) di scarti, alla fine del processo di produzione. Tutto ciò va sprecato.
La giusta qualità significa che la qualità dovrebbe essere giusta, né troppo alta né troppo bassa. Un processo di produzione vorrebbe sempre avere la migliore qualità disponibile al fine di garantire che il prodotto finale sia della migliore qualità disponibile in caso di parti di ricambio e componenti. È necessario assicurarsi che la macchina non vada fuori controllo a causa della scarsa qualità di tali materiali.
È importante che l'acquirente conosca lo scopo esatto per cui sono richiesti i materiali e deve cercare di convincere le persone produttrici ad accettare i materiali che servirebbero allo scopo. Allo stesso tempo, non deve correre rischi eccessivi nell'acquisto di materiali inferiori che potrebbero essere più costosi nel lungo periodo.
In caso di dubbio, deve discutere la questione con la persona di produzione e raccogliere informazioni su di lui per quanto riguarda l'utilizzo. L'acquirente dovrebbe anche avere conoscenza dei materiali di varie marche come anche le qualità disponibili sul mercato.
Principio d' acquisto n. 2. Quantità giusta:
L'acquirente deve acquistare i materiali nella giusta quantità per assicurarsi che non vi siano interruzioni di produzione o accumulo di scorte extra. Normalmente, l'ala di controllo dell'inventario del reparto acquisti (negozi), fissa la quantità dell'ordine economico (EOQ), cioè la quantità che dovrebbe essere acquistata in un momento per ottenere il massimo beneficio al minimo costo totale.
Questo requisito è menzionato nell'ordine di acquisto ed è necessario verificare che i materiali vengano consegnati.
Principio d' acquisto n. 3. Prezzo giusto:
Non è facile determinare il giusto prezzo del materiale. Tuttavia, attraverso analisi dei costi e dei valori si può indovinare cosa dovrebbe costare un articolo. In seguito, l'abilità di negoziazione dell'acquirente, i suoi rapporti con il fornitore e la natura della concorrenza nel mercato determineranno insieme il prezzo di acquisto effettivo.
Questa funzione è di primaria importanza perché è qui che l'acquirente può essere davvero di grande aiuto per l'azienda. Ma per svolgere correttamente questa funzione, l'acquirente deve avere un'idea precisa dei prezzi di mercato, in particolare dei prezzi correnti delle materie prime, delle loro probabili tendenze future e delle condizioni ambientali che influenzano i prezzi. L'acquirente non dovrebbe essere costretto dal venditore ad accettare alcun prezzo quotato dal fornitore. Ci sono vari modi per determinare il giusto prezzo.
Al fornitore potrebbe essere chiesto di dare una scomposizione dei prezzi che mostrano il costo delle materie prime, spese generali, profitti, ecc. E l'acquirente dovrebbe verificare i vari elementi di costo confrontandoli con i dati disponibili. Può anche prendere l'aiuto del dipartimento di produzione. In alcune situazioni, anche l'offerta di un numero elevato di fornitori può contribuire a ottenere il prezzo corretto.
Tuttavia, l'acquirente deve usare il proprio giudizio perché spesso i fornitori formano un cartello o un'associazione (un anello) e citano prezzi elevati. Questo rappresenterebbe davvero un problema molto serio. L'acquirente può interrompere l'anello o chiamare tutti gli offerenti per ridurre i prezzi su base razionale. Per l'acquisto di articoli di ingegneria si dovrebbe avere le conoscenze tecniche di base per trattare con i fornitori.
Si dovrebbe avere un'idea del giusto prezzo dei materiali e dei prezzi correnti dovrebbero essere confrontati con i prezzi passati per scoprire quanto i prezzi sono aumentati in un certo periodo di tempo.
Principio d' acquisto n. 4. Sorgente corretta:
La giusta fonte significa la fonte che è affidabile sotto tutti gli aspetti come la qualità, la consegna, il servizio post-vendita, ecc. È ovvio che quando tutte le altre cose sono state fatte correttamente (cioè, selezione di giusta qualità, quantità e prezzi), la la fonte di approvvigionamento da cui i materiali sono stati ottenuti dovrebbe essere automaticamente corretta.
Tuttavia, ci sono casi in cui si verifica un'anomalia ed è quindi necessario ottenere i materiali dalla giusta fonte.
Un fornitore giusto deve soddisfare le seguenti condizioni di base:
(a) Deve essere completamente attrezzato per produrre e fornire gli articoli ordinati.
(b) Deve esaminare l'interesse della società e assistere l'acquirente ogniqualvolta vi sia un margine di riduzione dei costi attraverso la fornitura di materiali alternativi adatti allo scopo.
(c) Deve inoltre assistere l'acquirente nelle ricerche di mercato.
(D) Deve essere educato.
(e) Deve essere in grado di aiutare l'acquirente a migliorare i negoziati di consegna quando necessario.
(f) Deve essere un uomo integro.
Per la selezione della fonte o per sviluppare la giusta fonte di approvvigionamento, le informazioni iniziali sul nome e l'indirizzo dei fornitori possono essere ottenute con l'aiuto di quanto segue:
(1) Catalogo dei fornitori
(2) Richiesta e directory commerciali
(3) riviste specializzate
(4) Pagine gialle di elenchi telefonici
(5) File fornitori
(6) Guide dei compratori
(7) commerciali
(8) Fiere commerciali - fiere industriali
(9) Personale della compagnia
(10) Il compratore-venditore si incontra
(11) Dipartimenti di acquisto di organizzazioni simili.
Esistono vari modi per accertare i fornitori giusti. I moduli di registrazione dei fornitori vengono forniti al fornitore dal reparto acquisti. Tali moduli dovrebbero fornire tutte le informazioni necessarie come richiesto dal compratore.
Al ricevimento del modulo completo, un rappresentante del compratore deve chiamare presso i locali del venditore e presentare la sua relazione (contenente tutte le sue conclusioni).
Dovrebbe accertare i seguenti fattori durante la sua visita e ispezione presso lo stabilimento del fornitore:
(i) Know-how tecnico del fornitore per gli articoli di produzione.
(ii) Capacità finanziaria del fornitore di intraprendere il lavoro.
(iii) Assetto organizzativo e manodopera del fornitore.
(iv) Registrazione delle prestazioni passate del fornitore nella consegna dei materiali al momento giusto e nella giusta qualità e quantità.
(v) Capacità di consegnare i materiali tempestivamente e nella quantità richiesta.
(vi) Unità di produzione propria.
(vii) Sistema di controllo della qualità dell'azienda.
(viii) Capacità del personale e di linea dell'impresa.
(ix) Livello di servizio.
(x) Storia dei rapporti di lavoro nell'impresa.
Se questo rapporto soddisfa le esigenze di quella particolare azienda, il venditore può essere registrato nell'elenco dei fornitori approvati e ricevere un ordine di prova. Le prestazioni del venditore dovrebbero essere giudicate solo dopo un'esecuzione soddisfacente e tempestiva degli ordini.
Un fornitore giusto oggi potrebbe diventare un fornitore sbagliato l'anno prossimo. Come salvaguardia contro questa possibilità, il reparto acquisti dovrebbe anche tenere un registro delle prestazioni di diversi fornitori. Esistono alcuni metodi tipici per valutare le prestazioni di un fornitore. Inoltre, potrebbero essere utilizzate varie norme o criteri per confrontare un fornitore con un altro.
Principio d' acquisto n. 5. Ora esatta:
Proprio come uno deve acquistare i materiali nella giusta quantità, deve anche ottenerli esattamente quando richiesto. I tempi di consegna sono di nuovo fissati dall'indentore o dal dipartimento di controllo delle scorte. È compito primario del reparto acquisti seguire gli ordini e garantire che il flusso dei materiali rimanga invariato.
Dovrebbe anche essere visto che i materiali vengono consegnati esattamente in tempo. Questa funzione è molto importante in India poiché i fornitori spesso non mantengono il programma di consegna.
Principio di acquisto # 6. Giusto luogo (di consegna):
La funzione del reparto acquisti non è finita fino a quando i materiali non vengono consegnati nel posto giusto. Pertanto, anche questa diventa una funzione primaria del reparto acquisti. Supponiamo che il reparto acquisti si trovi nell'area di Taratala di Calcutta e che il materiale sia prenotato alla stazione ferroviaria di Howrah. Deve essere assicurato che i materiali siano sgomberati da Howrah e consegnati al fondo.
