9 Caratteristiche di un efficace sistema di controllo - Spiegato!
I controlli a tutti i livelli si concentrano su input, processi e output. È molto importante avere controlli efficaci in ciascuna di queste tre fasi.
I sistemi di controllo efficaci tendono ad avere alcune caratteristiche comuni. L'importanza di queste caratteristiche varia a seconda della situazione, ma in generale i sistemi di controllo efficaci hanno le seguenti caratteristiche.
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1. Precisione:
Controlli efficaci generano dati e informazioni accurate. Informazioni accurate sono essenziali per decisioni gestionali efficaci. Controlli imprecisi potrebbero deviare gli sforzi di gestione e le energie su problemi che non esistono o che hanno una bassa priorità e non mancheranno di avvertire i gestori di problemi gravi che richiedono attenzione.
2. Tempestività:
Ci sono molti problemi che richiedono attenzione immediata. Se le informazioni su tali problemi non raggiungono la direzione in modo tempestivo, tali informazioni potrebbero diventare inutili e potrebbero verificarsi danni. Di conseguenza, i controlli devono garantire che le informazioni raggiungano i responsabili delle decisioni quando ne hanno bisogno in modo che una risposta significativa possa seguire.
3. Flessibilità:
L'ambiente economico e aziendale è di natura altamente dinamica. I cambiamenti tecnologici avvengono molto velocemente. Un rigido sistema di controllo non sarebbe adatto per un ambiente che cambia. Questi cambiamenti evidenziano la necessità di flessibilità nella pianificazione e nel controllo.
La pianificazione strategica deve consentire adeguamenti per minacce e opportunità inattese. Allo stesso modo, i manager devono apportare modifiche nel controllo dei metodi, delle tecniche e dei sistemi quando diventano necessari. Un sistema di controllo efficace è uno che può essere aggiornato rapidamente in caso di necessità.
4. Accettabilità:
I controlli dovrebbero essere tali che tutte le persone che ne sono colpite siano in grado di comprenderli pienamente e accettarli. Un sistema di controllo che è difficile da capire può causare inutili errori e frustrazione e può essere risentito dai lavoratori.
Di conseguenza, i dipendenti devono essere d'accordo sul fatto che tali controlli sono necessari e appropriati e non avranno alcun effetto negativo sui loro sforzi per raggiungere i loro obiettivi personali e organizzativi.
5. Integrazione:
Quando i controlli sono coerenti con i valori aziendali e la cultura, lavorano in armonia con le politiche organizzative e quindi sono più facili da applicare. Questi controlli diventano parte integrante dell'ambiente organizzativo e diventano quindi efficaci.
6. Fattibilità economica:
Il costo di un sistema di controllo deve essere bilanciato con i suoi benefici. Il sistema deve essere economicamente fattibile e ragionevole da utilizzare. Ad esempio, un sistema di alta sicurezza per salvaguardare i segreti nucleari può essere giustificato, ma lo stesso sistema per salvaguardare le forniture di ufficio in un negozio non sarebbe economicamente giustificato. Di conseguenza, i benefici ricevuti devono superare i costi di implementazione di un sistema di controllo.
7. Posizionamento strategico:
Controlli efficaci dovrebbero essere collocati ed enfatizzati in tali punti critici e strategici di controllo dove i fallimenti non possono essere tollerati e dove i costi in termini di tempo e denaro dei guasti sono maggiori.
L'obiettivo è applicare i controlli all'aspetto essenziale di un'azienda in cui una deviazione dagli standard attesi causerà il danno maggiore. Queste aree di controllo comprendono produzione, vendite, finanza e assistenza clienti.
8. Azione correttiva:
Un sistema di controllo efficace non solo controlla e identifica la deviazione, ma è anche programmato per suggerire soluzioni per correggere tale deviazione. Ad esempio, un computer che tiene un registro degli inventari può essere programmato per stabilire linee guida "se-allora". Ad esempio, se l'inventario di un particolare oggetto scende al di sotto del cinque per cento dell'inventario massimo disponibile, il computer segnalerà il rifornimento di tali articoli.
9. Enfasi sull'eccezione
Un buon sistema di controllo dovrebbe funzionare sul principio delle eccezioni, in modo che solo le deviazioni importanti siano portate all'attenzione del management, in altre parole, la direzione non deve preoccuparsi delle attività che si svolgono senza intoppi. Ciò garantirà che l'attenzione manageriale sia diretta verso l'errore e non verso la conformità. Ciò eliminerebbe la supervisione non necessaria e antieconomica, la segnalazione marginalmente vantaggiosa e uno spreco di tempo gestionale.
