Sistema di reporting coinvolto in tutti i livelli di gestione
Facciamo uno studio approfondito del sistema di segnalazione a tutti i livelli di gestione.
Il sistema di segnalazione coinvolge tutti i livelli di gestione. I report generalmente provengono da livelli junior della gestione e passano al livello più alto di gestione, ad esempio il BOD. Come già discusso, la segnalazione è sempre al rialzo. L'origine della segnalazione è sempre un livello inferiore di gestione. Inizia dalle commissioni di sezione di vari dipartimenti e passa attraverso la catena scalare nell'organizzazione e in definitiva viene ricevuto dal Consiglio di amministrazione in una forma definitiva.
Il responsabile di sezione di ogni sezione riferisce regolarmente i progressi della sua sezione al suo supervisore. Nel diagramma riportato nella pagina seguente, i manager funzionali hanno i vicedirettori che controllano le sezioni dipartimentali. I report combinati di diverse sezioni raggiungono i responsabili dipartimentali, chiamati manager funzionali.
Diversi manager funzionali sottopongono i progressi dei loro dipartimenti all'Amministratore delegato. I brevi riepiloghi dei rapporti dipartimentali sono presentati al Consiglio di amministrazione per ricevere le politiche e fare una strategia per il futuro. Un efficace sistema di reporting consentirà al top management di rimanere in costante contatto con i progressi dei diversi dipartimenti. L'esempio seguente di una sezione di produzione consentirà di comprendere il funzionamento di un sistema di reporting in una grande organizzazione.
In ogni sezione di produzione viene mantenuta una scheda di lavoro pezzo o foglio di tempo per ciascun lavoratore in modo da tenere traccia del lavoro svolto da ogni lavoratore.
Di seguito è riportato il formato di un foglio orario in cui il caposquadra effettua una relazione sul lavoro svolto da ciascun lavoratore ogni settimana.
Il responsabile della sezione riceverà il bollettino settimanale per tutti i lavoratori che lavorano nella sua sezione. Il responsabile della sezione compilerà tutte le schede e invierà la sua relazione al suo superiore, ovvero vice direttore del suo dipartimento.
Il vicedirettore di quel dipartimento sarà in verità questo rapporto e invierà al responsabile del personale e un'altra copia del rapporto al responsabile del trattamento per la manutenzione dei conti. Il gestore del personale si riferirà allo stesso modo per la sezione dei rulli di pagamento che a sua volta preparerà il rotolo di paga o il foglio dei salari come sotto.
Ogni sezione di produzione invia report di efficienza e report delle prestazioni giornalieri ai membri del settore che contengono il confronto delle ore standard con le ore di lavoro effettive e le prestazioni effettive con prestazioni standard con lo scopo di rimuovere le cause di inefficienza.
La relazione sul tempo di perdita o di inattività che contiene l'analisi delle registrazioni del tempo di lavoro per trovare il tempo di inattività al fine di determinare le cause del tempo di inattività e il relativo effetto dei costi può essere inviata giornalmente o settimanalmente al responsabile di fabbrica.
Il rapporto sul turnover del lavoro che contiene la variazione percentuale della forza lavoro allo scopo di determinare le cause del turnover del lavoro e di adottare misure correttive può essere inviato mensilmente o trimestralmente al Consiglio di amministrazione. Allo stesso modo, il rapporto straordinario che contiene l'analisi delle retribuzioni degli straordinari con lo scopo di giustificare gli straordinari può essere inviato al Consiglio di amministrazione. Una relazione speciale sugli aumenti salariali che rivelano l'effetto degli aumenti salariali sul costo di produzione e sui profitti al fine di fornire alla direzione una base per la contrattazione collettiva può essere inviata al Consiglio di amministrazione.
